A gestão de compras é o processo que garante que a empresa tenha todos os suprimentos necessários para realizar as suas atividades, sejam elas diretamente relacionadas ao serviço ou produto final. Neste artigo, você vai descobrir quais medidas adotar para melhorar a gestão de compras na sua empresa, confira!
Veja sobre o que trataremos neste post:
Gestão de compras: o que é e qual a sua importância?
Adquirir os itens, insumos, matérias-primas e demais suprimentos que a empresa necessita é uma tarefa mais complexa e importante do que pode parecer. Envolve inúmeras responsabilidades, como selecionar os fornecedores, intermediar a relação com eles, garantir que o que for comprado chegue dentro do tempo correto para que nenhuma atividade seja interrompida, entre outras.
A gestão de compras é responsável tanto pelos itens de consumo, ou seja, aqueles que serão utilizados nas operações da empresa – como material de escritório, por exemplo – quanto os itens de comercialização, que são aqueles utilizados na produção do produto que chegará ao consumidor final.
O processo de compras, portanto, estabelece e executa estratégias que assegurem o melhor custo/benefício nessas operações comerciais, reduzindo custos e mantendo ou aprimorando a qualidade dos itens adquiridos.
Quando a empresa consegue implementar um processo de compras otimizado, os benefícios são inúmeros:
- Economia, tanto pela identificação de fornecedores mais estratégicos quanto pelo levantamento de itens que, porventura, têm sido comprados sem que haja necessidade e que possam sair do escopo.
- Estabelecimento de parcerias mais benéficas com os fornecedores, transformando-os em verdadeiros business partners.
- Melhora do controle de estoque, evitando a falta ou excesso de itens.
- Otimização dos recursos financeiros da empresa, viabilizando investimentos desejados.
- Redução do índice de erros nas etapas do processo.
Como fazer uma boa gestão de compras?
Quando falamos em gestão de compras, trata-se de aprimorar uma função que já existe dentro da empresa. Certamente, de um modo ou de outro, os suprimentos necessários estão sendo adquiridos, mas talvez isso não esteja acontecendo de forma inteligente. Implementar um processo de compras eficiente se trata disso.
Etapas do processo de compras
O primeiro passo é entender as etapas nas quais o gestor poderá organizar o processo de compras. Assim, a atividade é desmembrada em pequenos passos para assegurar que cada um deles seja percorrido com a atenção necessária. Essas etapas são:
- Identificação de todos os produtos (ou serviços) que a empresa precisa adquirir, preferencialmente separados por categorias, por exemplo: matérias-primas, insumos para produção, materiais de escritório, materiais de limpeza, dentre outros.
- Identificação dos fornecedores, partindo daqueles com os quais a empresa já trabalha e buscando outras alternativas.
- Avaliar os fornecedores levantados, o que os diferencia, quais as condições que cada um oferece. A partir disso, a empresa pode verificar se vale mais a pena manter os fornecedores com os quais já trabalha ou se estabelece parcerias com outros.
- No caso da manutenção de fornecedores já existentes, é necessário revisar os contratos vigentes e buscar renegociação, se necessário.
- Com os fornecedores já selecionados e os contratos alinhados, o próximo passo é emitir as requisições de compras, com a descrição completa do produto em questão, quantidade, preço e outros detalhes.
- Envio da fatura para que o setor financeiro possa realizar o pagamento.
- Receber as mercadorias e auditá-las para garantir que estejam em conformidade com o que foi programado.
- Registrar todas as faturas e contratos, juntando-os ao arquivo da empresa.
Dentro dessa organização do processo de compras, existe o ciclo de pedidos, que começa na fase de requisição de compras e vai até o momento de receber e auditar os suprimentos adquiridos. Ou seja, é a parte do processo diretamente relacionada à compra em si, depois que o planejamento já está bem desenhado.
Também é interessante observar que o fluxo do processo segue uma sequência lógica que responde aos seguintes questionamentos:
- O que comprar?
- Quanto comprar?
- Quando comprar?
- Onde comprar ou de quem comprar?
- Como comprar?
Centralização de compras
A centralização é uma das estratégias de gestão de compras que determina que todas as aquisições vão ser feitas no mesmo local. Ou seja, o departamento de compras vai se responsabilizar por coordenar o abastecimento de todos os suprimentos, independentemente para onde eles serão direcionados dentro da empresa.
Nessa prática, também cabe ao departamento de compras organizar as responsabilidades que os outros setores do empreendimento poderão ter no processo.
Seleção de fornecedores
Uma boa gestão de compras obrigatoriamente está relacionada à seleção eficiente dos fornecedores. Algumas práticas podem ajudar a avaliar as opções para escolher os melhores parceiros:
- Averigue sempre a qualidade dos produtos que o fornecedor está oferecendo. Se for o caso, observe se eles têm todas as certificações dos órgãos reguladores.
- Observe o quanto esse fornecedor se mostra disposto a negociar para chegar a um denominador comum, estabelecendo condições que sejam boas não apenas para ele mesmo, mas também para a empresa.
- Os fatores de preço e condições de pagamento também devem ser considerados. Afinal, um dos objetivos do setor de compras é justamente garantir o melhor custo/benefício para o negócio.
- Certifique-se de que os valores que esse fornecedor pratica estão alinhados aos da empresa. Isso é crucial para que ele se torne um parceiro de negócios realmente engajado.
- A pontualidade é um dos pontos mais importantes, mas ela só vai poder ser avaliada na prática após a primeira entrega. Antes disso, a única coisa que a empresa pode fazer é estabelecer os prazos em contrato, bem como quais serão as consequências em casos de atraso.
- Verifique se o fornecedor em questão tem condições de atender à demanda da sua empresa, produzindo o volume necessário para suprir as suas necessidades.
Depois dessa avaliação inicial, nada como observar na prática como funciona a parceria. Questões como pontualidade e atendimento pós-venda, por exemplo, só poderão ser analisadas quando o fornecedor já estiver atuando em prol da empresa.
Como otimizar o processo de compras?
Para alcançar a máxima otimização do processo de compras da empresa, existem algumas boas práticas que podem ser implementadas:
Planejamento
Realize sempre um planejamento antecipado das compras. Observando o próprio histórico da empresa, será possível identificar quais itens devem ser solicitados em quais épocas do mês para manter o fluxo de suprimentos funcionando dentro do esperado. Uma boa gestão jamais deixa para comprar uma mercadoria quando ela já está em falta, por exemplo. É preciso se antecipar!
Diagnóstico
Faça um diagnóstico completo de como tem sido realizado o processo de compras atualmente, com o máximo possível de detalhes. Isso vai ajudar a identificar possíveis furos e falhas que estejam sendo cometidos e, assim, buscar uma solução mais eficaz.
Proximidade com o fornecedor
Seja próximo dos seus fornecedores, não entre em contato apenas para emitir a solicitação de compra. Se você quiser que eles sejam parceiros do seu negócio, é importante construir um vínculo.
Arranjo físico (layout)
A organização do arranjo físico diz respeito a como esses suprimentos que estão sendo adquiridos vão ser armazenados nas áreas de estoque. Ou seja: há espaço suficiente para tudo que está sendo comprado? Se não houver, por que não? O que deve ser feito? Os itens serão armazenados dentro das condições adequadas de acordo com as suas características e particularidades? Todas essas são atribuições do departamento de compras.
Integração com outros setores
Embora o departamento de compras seja responsável por centralizar e coordenar todo o processo, ele deve saber integrar outros setores. O RH, por exemplo, deve participar das decisões de compra que afetem os colaboradores, como EPIs, insumos para o restaurante da empresa, móveis para os ambientes de trabalho.
Essa integração traz a expertise de cada segmento da empresa para a gestão de compras, tornando-a mais efetiva e assertiva.
Adote um sistema de gestão
Para que os profissionais responsáveis por controlar o processo de compras possam focar totalmente em decisões e atividades estratégicas, é imprescindível que a empresa adote um sistema de gestão que automatize outras funções. Esse tipo de tecnologia consegue agrupar todas as informações, emitindo notificações quando chega o momento de recomprar um determinado item, organizando os dados sobre os fornecedores, armazenando as faturas para o controle financeiro, entre outras funcionalidades.
A tecnologia é uma grande aliada para um processo de compras mais eficiente.
Cuidados ao comprar
Para finalizar, saiba quais são os principais cuidados que devem ser tomados nas compras corporativas:
- Preste muita atenção às quantidades. Se ela for maior que o necessário, pode gerar um excedente que a empresa não consiga organizar no seu arranjo físico. Se for menor, pode comprometer a realização de alguma atividade importante.
- Estabeleça indicadores de desempenho que você possa mensurar para se certificar de que os processos estão sendo eficientes ou se precisam ser revistos.
- Fique atento à sazonalidade, ou seja, a itens que entram no rol de compras em determinadas épocas do ano. Por não serem de aquisição frequente, correm o risco de cair no esquecimento.
Uma boa gestão de compras vai fazer a sua empresa economizar e ainda mais se tornar eficiente, eficaz e competitiva!
A gestão de compras é responsável por administrar toda a cadeia de suprimentos e está integrada às áreas de produção, manutenção e logística. Assim, tem muita influência desde a operação da empresa até o relacionamento com os clientes.
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01 – Vídeo do Sebrae “Gestão de Compras e Estoques”, onde você conhecerá a Gestão de Compras e Estoque e aprenderá a importância destes itens que auxiliam no planejamento e administração do negócio, possibilitando aumentar a produtividade e reduzir os custos.
02 – Consultoria Sebrae sobre Gestão de Compras. Possui preços acessíveis, pode ser customizada de acordo com a sua necessidade e está presente em todos os estados do Brasil. Para saber mais, entre em contato com o 0800 570 0800.
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- Refletindo sobre as necessidades de compras da minha empresa.
- Considerações sobre o processo de compras.
- Vamos às compras.
- Buscando as respostas que preciso.
