Engana-se quem pensa que uma empresa deve dominar apenas a arte de vender: tão importante quanto isso é saber como comprar bem. É com essa finalidade que existe a gestão de compras, para otimizar todos os processos e atividades inerentes a tudo que deve ser adquirido pelo empreendimento. Quer saber como realizar uma gestão eficiente? Descubra a partir de agora!
Veja sobre o que trataremos neste post:
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é uma atividade que engloba todas as estratégias planejadas e executadas para uma empresa comprar bem. Ela alcança desde os insumos e matérias-primas necessários para a fabricação do produto até os materiais gerais que são importantes para o bom funcionamento da empresa, como itens de escritório, limpeza, alimentos e assim por diante.
O intuito não é apenas comprar o que a empresa necessita: a equipe de gestão de compras tem responsabilidades bem definidas:
- Garantir o abastecimento de todos os itens e materiais necessários ao fluxo de trabalho e bom andamento da empresa.
- Assegurar a aquisição de itens com uma qualidade satisfatória e em quantidade suficiente.
- Seguir o timing da demanda, ou seja, planejar as compras para que o seu recebimento aconteça no momento certo, se modo a não faltar um determinado suprimento.
Importância de uma boa gestão de compras
Essa atividade é essencial porque cria um sistema padronizado para as compras da empresa. Quando não há uma boa gestão e as compras acontecem de modo “aleatório”, alguns problemas são eminentes, como a baixa qualidade da mercadoria, gastos que excedem as possibilidades orçamentárias da empresa, falta de parceria estratégica com fornecedores, entre outros.
Os principais objetivos da gestão de compras são os seguintes:
- Otimizar ao máximo os recursos da empresa, obtendo produtos de qualidade pelo melhor custo/benefício.
- Construir uma relação sólida com os fornecedores, transformando-os em business partners da empresa.
- Elaborar e acompanhar relatórios de modo a melhorar continuamente o processo de compras.
- Selecionar os melhores fornecedores e colocar em prática uma estratégia de negociação eficiente com eles.
Quando as compras são conduzidas de forma totalmente controlada por meio de uma atividade de gestão, a empresa tem um domínio muito maior sobre o seu orçamento, o que contribui significativamente com a sustentabilidade financeira dos negócios. Inclusive, a previsibilidade de compras também precisa estar alinhada com a previsibilidade de caixa, por isso, os setores precisam atuar de forma muito próxima e em sinergia.
Gestão de compras x logística
Para além dos benefícios operacionais da gestão de compras (como a redução de custos, por exemplo), essa atividade tem importantes impactos estratégicos, como a otimização da logística.
Ao contrário do que se pode pensar, a logística não diz respeito apenas ao estoque e distribuição de produtos, mas também à organização daquilo que chega até a empresa, como o fluxo e organização de mercadorias que chegam. Assim, compras bem planejadas vão contribuir com o aperfeiçoamento desse setor.
Gestão de compras x estoque
É importante que a gestão de compras seja alinhada ao estoque, especialmente quando se trata de insumos e matérias-primas para a fabricação do produto. Por meio de softwares de integração, por exemplo, é possível que o setor de compras acompanhe em tempo real as entradas e saídas de estoque, para balizar a requisição de mercadorias necessárias na linha de produção.
Gestão de compras na prática
De um ponto de vista mais prático, a gestão de compras acontece por meio de uma sequência de etapas:
- Identificação das mercadorias e serviços que precisam ser adquiridos. Em empresas com várias unidades, normalmente o setor de compras é centralizado e precisa se atentar para todas as demandas da empresa.
- Identificação dos possíveis fornecedores e avaliação criteriosa de cada um deles para selecionar a melhor opção.
- Contratação do fornecedor, não sem antes analisar as cláusulas do contrato e, se necessário, renegociar.
- Emissão da requisição do produto ou serviço em questão.
- Pagamento da fatura/nota emitida pelo fornecedor.
- Recebimento da mercadoria que deverá ser auditada para garantir que está em conformidade com o que foi solicitado.
- Registro da fatura e contrato nos arquivos da empresa para que esse custo possa ser rastreado pelo setor de contabilidade.
Como otimizar a gestão de compras e estoque?
Eis o segredo que todo empreendedor quer descobrir! Começando pela gestão de compras, a sua otimização exige a adoção de boas práticas, como as seguintes:
- A qualidade da mercadoria oferecida.
- Se o fornecedor possui todas as certificações necessárias de acordo com o seu segmento.
- Quais são os prazos de entrega com os quais ele se compromete e se estão de acordo com as demandas da empresa.
- Quais são os valores e as condições de pagamento.
- O quanto os princípios estão alinhados aos princípios da empresa.
- Se possível, é interessante entrar em contato com outras empresas que compram desse mesmo fornecedor para saber como é na prática.
Uma vez selecionados os fornecedores, também é necessário gerenciá-los, de modo que se tornem parceiros de negócios. Para tornar esse processo mais eficiente, também existem algumas orientações:
- Analise os fornecedores com os quais a empresa trabalhava antes de considerar os critérios acima e pense em finalizar parcerias que não estejam de acordo com aqueles critérios.
- Priorize o pagamento do valor correto e na data combinada, honrando a parte da empresa no acordo. Caso haja alguma eventualidade que inviabilize esse comprometimento, converse com o fornecedor para explicar e buscar uma solução em conjunto.
- Sempre formalize todas as negociações em contrato, por mais que você já conheça aquele fornecedor há muito tempo. Transparência sempre é bem-vinda para todos.
Benchmarking
O setor de compras também deve acompanhar o comportamento de compra de empresas recorrentes dentro do possível, para identificar possíveis tendências que possam fazer sentido para a empresa.
Compras baseadas em dados
As decisões de compras devem ser baseadas em informações palpáveis: dados financeiros da empresa, relatórios de previsibilidade de insumos e matérias-primas, histórico de meses anteriores… tudo aquilo que contribuir com um processo de compra mais consciente e inteligente será sempre muito bem-vindo.
Revisão da estratégia
Periodicamente, revise a estratégia de compras que você está adotando. A dinâmica da empresa muda e é natural que as suas demandas e até mesmo a sua própria realidade também sofra alterações. O setor de compras sempre precisa estar atento e alinhado a isso.
Adote soluções tecnológicas
A tecnologia é uma das grandes aliadas da gestão de compras. Ela pode auxiliar de muitas maneiras:
- Por meio de sistemas de gestão integrada, em que o responsável pelas compras possa acompanhar as demandas de todos os setores da empresa.
- Sistemas que permitam a integração entre a área de compras e o estoque.
- Bancos de dados que reúnam informações sobre os fornecedores, possibilitando uma análise e comparação mais precisa.
- Sistemas que automatizem o lançamento e registro de notas.
Gestão estratégica de estoque
Já que a gestão de compras se interliga ao estoque, também é importante seguir algumas dicas de gestão estratégica desse setor:
- Utilize a tecnologia para controlar o estoque e comunicá-lo aos outros setores da empresa.
- Defina um método para determinar a organização do estoque, como, por exemplo: “primeiro que entra/primeiro que sai”.
- Adote um sistema que registre instantaneamente as entradas e saídas de estoque.
Desafios e erros no setor de compras
Por se tratar de um setor complexo e com muitos processos, a área de compras é bastante desafiadora. Entre os desafios que ela enfrenta, podemos destacar:
- Conciliar as compras com a gestão de estoques, uma vez que nem todo profissional tem noção da importância dessa integração.
- Selecionar bons fornecedores e conseguir negociar com eles, fazendo contrapropostas, quando necessário.
- Definir as quantidades adequadas, especialmente para itens que estão sendo comprados pela primeira vez.
- Conseguir equilibrar a relação custo/benefício.
Além disso, também existem erros que são comuns no segmento:
- Falhas de planejamento resultando em falta/excesso de itens ou a chegada deles fora do timing.
- Falta de planejamento financeiro.
- Manutenção de fornecedores que já mostraram que não são bons parceiros.
- Negligência da importância de formalizar as negociações.
- Falta de dedicação na pesquisa do melhor fornecedor e produto.
Metas para o setor de compras
Por fim, a “cereja do bolo” para que a gestão de compras seja eficiente é estabelecer as metas corretas para a equipe. Essa definição vai depender muito de cada caso, mas listamos algumas sugestões:
- Elevar a qualidade dos itens que estão sendo comprados.
- Reduzir os gastos mensais do setor.
- Conseguir aumentar os prazos de pagamento junto aos fornecedores.
Para cada meta, também é preciso definir quais indicadores serão acompanhados para se certificar de que ela foi atingida. Ou, caso não tenha sido, entender o porquê e redesenhar a estratégia que está sendo aplicada.
O setor de compras é essencial para a empresa do ponto de vista estratégico e operacional, por isso, precisa ser bem estruturado e contar com os recursos necessários para um trabalho eficiente.
Quer saber como melhorar a sua gestão de compras? Entre em contato com empresas especializadas!
Comprar bem é fundamental para qualquer empresa, uma vez que a compra nas organizações está relacionada a tudo o que se consome, não apenas em relação ao que se precisa para produção dos produtos ou serviços que serão vendidos. Portanto, saber comprar bem é fundamental para qualquer empresa, se quiser continuar sendo competitiva. E saiba que a escolha de quem será o responsável por essa área tão estratégica é uma decisão muito importante e que precisa ser acompanhada de perto pelo empreendedor.
Veja a seguir o que preparamos para você se aprofundar ainda mais no assunto:
01 – Consultoria do Sebrae em “Gestão de Compras”. Se sua empresa tem dificuldade em fazer compras nas quantidades que não venham deixar os estoques parados ou que falte produtos aos clientes, então, está na hora de contratar essa consultoria. Saiba a disponibilidade da consultoria no Sebrae da sua região. Entre em contato pelo 0800 570 0800 e saiba como contratar.
02 – Vídeo do Canal do Sebrae Minas “Gestão de Compras e Estoques”. Entenda nesse vídeo qual é a importância dessa ferramenta, que auxilia no planejamento e administração do negócio, possibilitando aumentar a produtividade e reduzir custos.
03 – Curso Sebrae online e gratuito “Como comprar bem e de bons fornecedores”. Nesse curso, você vai ter acesso a estratégias valiosas para comprar bem, adquirir insumos de qualidade e obter preços e prazos favoráveis aos pagamentos, aumentando a lucratividade dos seus negócios. O curso possui os seguintes módulos:
- Refletindo sobre as necessidades de compras da minha empresa.
- Considerações sobre o processo de compras.
- Vamos às compras.
- Buscando as respostas que preciso.
04 – Curso online e gratuito do Sebrae “Mantendo o estoque em dia”. Nesse curso, você vai entender como um bom gerenciamento de estoque pode aumentar o lucro da sua empresa ao fornecer o exato controle do fluxo dos seus produtos e, assim, aprenderá como manter o seu estoque organizado e otimizado. O curso consta com os seguintes módulos:
- Estoque – O que é? Por que é preciso controlá-lo?
- Organização física do estoque.
- Codificação do estoque.
- Giro de estoque.
- Técnicas de controle de estoque.
- Sistema ABC.
- Inventário de estoque.
05 – Vídeo do Canal Univesp “Logística e Gestão de Materiais – Gestão de compras”. No vídeo, você vai entender sobre gestão, pré compra, compra e pós compra.
