Fazer a escolha certa de um escritório de contabilidade que irá dar suporte e que vai prestar consultoria no que tange à área financeira da sua empresa é essencial para se começar um negócio com o pé direito.
Os escritórios de contabilidade cuidam da parte de abertura da empresa, da documentação, da relação com o governo, dos tributos, entre outros. Além disso, atualmente, com a expansão da tecnologia muitos escritórios de contabilidade oferecem seus serviços online e, também, podemos contar com esse tipo de serviço via home office.
Por isso, continue com a gente e saiba como avaliar qual o melhor modelo de contabilidade para sua empresa.
Veja sobre o que trataremos neste post:
O que é contabilidade?
A contabilidade é o ramo da ciência que estuda, controla e compreende as ações que acontecem no patrimônio da empresa.
Já o patrimônio é o conjunto dos bens, dos direitos e das obrigações da empresa. Ou seja, a contabilidade é responsável por executar as funções de registro e analisar tudo o que acontece na Administração e Economia.
A contabilidade é essencial para o processo administrativo da empresa, ela é indispensável na hora das tomadas de decisão empresarial.
É através das demonstrações dos resultados e de relatórios produzidos pela contabilidade, que o empresário consegue tomar decisões mais assertivas quanto à direção que o negócio vai tomar. Além disso, é obrigatório que todas as empresas possuam escrituração contábil, com exceção do MEI (Microempreendedor Individual).
A importância da contabilidade para as empresas
Além da obrigatoriedade de se ter escrituração contábil, não ter um serviço de contabilidade é como dar tiro no escuro, pois é esse profissional que obtém todas as informações necessárias para decidir o rumo de uma empresa com segurança.
Independente da área de atuação da sua empresa ou se ela é de pequeno ou de grande porte, ao começar um novo empreendimento, é necessário ter um olhar atento à saúde financeira do seu negócio para o seu sucesso.
É por isso, que o setor de contabilidade é um dos mais importantes dentro de uma organização. Todas as responsabilidades financeiras, sejam internas ou externas, são realizadas pelo escritório de contabilidade.
Com a administração da empresa sendo auxiliada pela contabilidade, torna-se possível tomar decisões em relação ao futuro da empresa mais seguras e certeiras.
E por falar em informações completas, você sabe o que é contabilidade gerencial? Entenda o que é a seguir:
O que é contabilidade gerencial?
Essa é uma área na qual os contadores usam os dados financeiros para fazerem relatórios que ajudam na hora da tomada de decisão da gestão empresarial. É uma atuação mais colaborativa.
O contador gerencial produz documentos e traz informações úteis para a gestão interna da empresa. Essas informações são mais completas e detalhadas sobre como está a saúde das finanças do negócio e, também, revela as visões e as possibilidades para a empresa.
Desse modo, o contador gerencial é diferente do modelo tradicional, que produz documentos que são dados aos órgãos públicos. O contador gerencial produz relatórios que são interessantes somente para a parte interna da empresa auxiliando a gestão.
Entretanto, devemos esclarecer que a contabilidade gerencial não é separada do restante da empresa. Ou seja, o mesmo contador que cumpre com as obrigações externas da empresa pode, também, realizar a contabilidade gerencial.
A contabilidade gerencial, na verdade, complementa o serviço do contador tradicional.
Agora, mudando um pouco de assunto: você sabia que hoje já é possível usar serviços de contabilidade no digital? Confira a seguir as principais diferenças entre contabilidade tradicional e a online e escolha qual o melhor para a sua empresa:
Contabilidade tradicional (física) X contabilidade online: qual escolher?
Com a evolução dos serviços contábeis, muitos escritórios migraram a sua metodologia de trabalho para o mundo online. Apesar de muitos escritórios resistirem a essas mudanças, optando pelo tradicionalismo, algumas contabilidades já nasceram nesse formato.
Você sabe qual a diferença entre um modelo e outro? Entenda a seguir, as diferenças e como escolher o melhor modelo para sua empresa.
- a) Na contabilidade tradicional (física), os trâmites a serem realizados pelos escritórios são menos automatizados.
- b) Também a produção dos funcionários é mais lenta e a função do contador nessa modalidade, é mais a de informar os assuntos fiscais e os saldos financeiros. Essas são uma das particularidades principais desse modelo de contabilidade tradicional.
- c) A contabilidade online tem se tornado cada vez mais popular no meio empresarial por sua praticidade e segurança. Utiliza meios tecnológicos como algumas ferramentas de gestão para ajudar nas metodologias e reduzir as burocracias.
- d) A contabilidade online é muito mais ágil para o empreendedor, bem como para o profissional contábil. Isso porque tudo é compartilhado online – o manuseio do fluxo de caixa, as notas fiscais e demais documentos fiscais.
- e) O valor cobrado pelo serviço online é mais baixo do que o serviço tradicional.
Agora que expomos as principais diferenças entre um método e outro, basta você observar qual deles se encaixa melhor com o perfil da sua empresa e tomar uma decisão mais acertada.
A contabilidade utiliza ferramentas essenciais para reunir todas essas informações, conheça a seguir algumas delas.
Principais ferramentas usadas pela contabilidade
As ferramentas a seguir podem ser usadas de maneira conjunta ou separadas e são indispensáveis para escritórios de contabilidade. Continue com a gente e saiba mais:
Sistema de gestão documental
Os sistemas de gestão documental organizam e manuseiam todos os documentos de forma automática. Isso ajuda bastante o contador a ser mais ágil, já que a contabilidade tem que lidar com muitos papéis como notas fiscais, relatórios, contratos, comprovantes, dentre outros.
E é bem verdade que, conforme o seu negócio se amplia, crescerá também o número de documentos, o que impossibilita organizar tudo isso de forma manual. Por isso, a ferramenta de sistema de gestão documental é indispensável.
Certificado digital
Essa ferramenta está em alta no meio empresarial e prestadores de serviço de diferentes ramificações. Isso porque essa ferramenta traz maior segurança em um ambiente online.
O certificado digital é usado para fazer a identificação das pessoas, ele utiliza a criptografia de dados que faz com que as informações passadas fiquem impossíveis de serem lidas para terceiros que, porventura, tentem violá-las.
Somente pessoas autorizadas conseguirão ter acesso à legibilidade do documento. Essa é uma ferramenta usada com diversos fins, em razão de sua segurança.
Armazenamento em nuvem
A nuvem é uma ferramenta que é utilizada online que provém de servidores e sistemas de empresas terceirizadas e, para fazer seu uso, basta ter acesso à internet. Nela, você consegue guardar todos os seus documentos, bem como realizar operações.
É uma ferramenta muito comum na rotina dos escritórios. Por exemplo, os e-mails, Google Drive, One Drive são parte da nuvem.
Com o uso dessa tecnologia, a sua empresa tem economia com computadores, servidores, discos rígidos, dentre outros. Além disso, você pode acessar seus documentos no momento ou local que quiser, bastando ter conexão com a internet.
Gestão de tempo
Dentro de uma empresa o tempo é dinheiro. Deixar de gerenciar o tempo pode gerar gastos desnecessários e prejuízos para o seu negócio.
Sendo assim, as empresas vêm desenvolvendo estratégias que visam ganhar mais tempo e, também, aumentar a sua produtividade. Para isso, existem as ferramentas de gestão de tempo.
Escrituração contábil
Conhecida também como SPED, a Escrituração Contábil Digital (ECD) é um sistema moderno do governo para o envio de documentos contábeis.
Essa ferramenta acelera o cumprimento dos compromissos contábeis, já que tudo é feito automaticamente. Isso permite que o profissional contábil tenha mais tempo para outras atividades como planejamentos e relatórios gerenciais. Porém, para isso, é necessário que se tenha um sistema de gestão contábil próprio.
Plataforma de cobrança
40,5% da população adulta está com seu nome negativado, segundo os dados do Serasa Experian. Ou seja, é muito comum entre um cliente e outro, nos depararmos com um que não arque com suas responsabilidades.
Ter de lidar com clientes inadimplentes não é uma tarefa fácil. Por isso, temos ferramentas como a plataforma de cobrança que agilizam esse processo tornando-o mais leve, já que o seu sistema de cobrança é automático.
Com essa ferramenta, você não precisa ter que lidar pessoalmente com esse tipo de situação, sem contar que também reduz os gastos administrativos, pois não terá que pagar alguém para fazer cobranças, por exemplo.
Gestão de folha de pagamentos
A folha de pagamento, é um documento de difícil elaboração, pois envolve diversos fatores como tributos, horas extras, faltas, descontos, dentre outros. Por isso, ao investir nessa ferramenta, o contador ganhará muito mais agilidade em suas ações.
Descubra a seguir como escolher um bom escritório de contabilidade para trabalhar com você! Confira:
Dicas essenciais para escolher um bom escritório contábil
Antes de escolher um escritório contábil definitivamente, considere a avaliação dos itens a seguir:
- Escolha por indicação. Veja quais os escritórios os outros empresários estão trabalhando, converse com eles e faça perguntas sobre os escritórios que você tem em mente.
- Se possível, faça uma visita aos escritórios de contabilidade, procure saber como eles funcionam, como é a sua estrutura, dentre outras coisas. Caso seja online, visite o site, leia sobre experiências de outros clientes.
- Outra dica importante é visitar sites de reclamações e redes sociais para ver a reputação do escritório.
- Veja se o escritório é regularizado e autorizado pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
- Pergunte como são feitos os relatórios e peça para analisar aqueles que são enviados aos clientes deles.
O que nós propomos para você
Os serviços de contabilidade são importantes para as empresas e, inclusive, são parte no processo que auxilia a alavancagem no mercado competitivo. Temos certeza de que este artigo tornou muito mais fácil o seu processo quando for escolher o melhor escritório para sua empresa.
Contudo, se você quer aprofundar mais no assunto, considere entrar em contato com uma empresa especializada no assunto para uma consultoria que vai ajudar você ainda mais nesse processo. Além disso, veja o que selecionamos para você:
Curso 01
Curso online e gratuito do Sebrae “Contador Parceiro: construindo o sucesso”. Nessa trilha de 48 horas. Trata-se de um projeto construído em parceria entre o Sebrae e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e tem como objetivo capacitar os profissionais da contabilidade para atuar em gestão, empreendedorismo e inovação visando a criação de uma rede de suporte e consultoria para os pequenos negócios.
O conteúdo da trilha é composto pelos seguintes módulos:
- Posicionar-se frente às tendências de mercado.
- Traçar estratégias vencedoras de relacionamento digital.
- Implantar técnicas de liderança.
- Atuar em equipe.
- Como ser parceiro dos pequenos negócios.
- Implantar técnicas e ferramentas de gestão.
- Realizar análise de viabilidade de negócios.
- Aplicar a LGPD.
Curso 02
Curso online e gratuito do Sebrae “Prática em elaboração e análise das demonstrações contábeis”. Nesse curso de 16 horas, você vai aprender a elaborar e interpretar as demonstrações contábeis sob os aspectos patrimonial, financeiro e econômico das empresas.
