Fazer uma boa gestão do contas a pagar e contas a receber de forma estruturada para estabelecer processos funcionais e garantir a saúde financeira da sua empresa é fundamental. Saiba que é importante controlar tudo o que se deve pagar e tudo o que se tem para receber na sua empresa, pois, uma boa gestão financeira pressupõe melhores margens financeiras para o negócio.
Vamos entender neste artigo o porquê e vamos explicar tudo sobre esse assunto e abordar informações importantes para organizar seu departamento de contas a pagar e a receber de uma maneira lógica e prática.
Veja sobre o que trataremos neste post:
O que são Contas a Pagar, Contas a Receber e quais as diferenças entre os dois
As Contas a Receber englobam todos os tipos de pagamentos que terceiros devem realizar para sua empresa, compondo seu fluxo de caixa. Nela estão inclusos os valores de vendas realizadas para clientes finais ou, ainda, o pagamento da prestação de serviços que seu negócio realiza para outras empresas, se for o caso.
As Contas a Pagar abrangem todas as obrigações financeiras do seu negócio. Isso inclui pagamento que deve ser feito a fornecedores, todos os tipos de custos que você possui, o que inclui até o pagamento de funcionários.
A grande diferença entre os dois itens é que um representa os valores que entrarão na empresa (contas a receber) e os que sairão do seu caixa (contas a pagar). Para um bom equilíbrio financeiro, o ideal é que sua empresa sempre possua mais contas a receber do que a pagar.
Importância de Organizar essas Contas
Fazendo um gerenciamento correto das contas a pagar e a receber, é possível estruturar um departamento funcional, para estar em dia com suas obrigações financeiras. Isso garante um bom controle de todas as vendas realizadas e contas a serem pagas, permitindo o acompanhamento do fluxo de caixa, buscando também que seja sempre positivo no final do período acompanhado.
Com todos esses dados organizados, é possível acompanhar e realizar análises sobre o faturamento da empresa, planejar processos para redução de custos ou maneiras de aumentar os lucros.
Como Gerenciar essas Contas com Eficiência
Mesmo sendo um processo básico no departamento financeiro de qualquer empresa, um gerenciamento das contas a pagar e receber nem sempre é feito corretamente e com eficiência.
Listamos os principais pontos que você deve se atentar para gerenciar suas contas corretamente:
- Registrar as movimentações da empresa: Todos os tipos de gastos devem ser imputados em suas planilhas ou sistemas usados, por menores que sejam. Um controle correto inclui registrar qualquer valor que entra ou sai de seu caixa sem deixar nada de fora.
- Cobrar clientes inadimplentes: Atrasos de pagamento que você deveria receber impactam diretamente na saúde financeira da empresa, por isso é importante acompanhar de perto os clientes devedores e estruturar um sistema de cobrança que negocie dívidas e estabeleça prazos razoáveis que não atrapalhem seu fluxo de recebimentos. Faça isso de forma que uma pessoa treinada sobre esse processo saiba como lidar com esse fluxo de trabalho que precisa ser realizado.
- Estimular pagamentos antecipados: Uma boa tática para evitar falta de pagamentos e aumentar seu fluxo de entradas nas contas a receber, é estimular o pagamento à vista com benefícios que atraiam os clientes para essa opção, dentre outras modalidades que se encaixem em sua operação e segmento.
- Acompanhar de perto o Fluxo de Caixa: É essencial que suas informações de entrada e saída tenham um acompanhamento diário, com base na quantidade de suas operações. Muitas empresas geram o fluxo de caixa incorretamente, resultando em desorganização nos valores que a empresa possui disponíveis, ou ainda, em quanto ela está endividada. Isso pode ser desastroso se feito de forma errada.
- Utilizar centros de custo: É uma maneira prática e ajuda muito na hora de fazer análises sobre seus gastos. Use um número de centro de custo diferente para cada departamento de sua empresa (logística, comercial, administrativo etc.), assim é possível ter uma visão mais detalhada dos custos que cada área do negócio demanda do seu caixa, utilizando um simples filtro nos dados. Ajuda muito na tomada de decisões sobre cortes de despesas desnecessárias, dentre outras coisas.
Por que a gestão com tecnologia é tão fundamental?
Com o grande volume de dados e informações que podem haver em sua empresa, utilizar recursos tecnológicos chega a ser uma exigência para poder organizar informações tão importantes de forma prática, evitando erros e permitindo uma visão ampla e detalhada sobre todo o processo.
Ajuda a otimizar seu tempo de trabalho, garantindo que o responsável possa ter uma visão geral mais assertiva sobre as contas a pagar e receber. As informações se tornam mais confiáveis e quase livres de falhas humanas, se executadas por uma pessoa com conhecimento, o que é ideal para tomar decisões financeiras mais acertadas.
Hoje já encontramos inúmeras ferramentas para ajudar nesse processo. Pode ser feito através do uso de planilhas e de suas incontáveis funções nativas, assim como plataformas e softwares gratuitos ou pagos que já foram desenhados especificamente com a função para gestão de contas. Existem opções online ou off-line, com diferentes benefícios e funcionalidades. Cabe a você decidir qual a modalidade ideal para sua empresa nesse momento.
Abaixo, listamos algumas ferramentas de gestão online que ajudarão na organização de suas contas.
Plataformas e planilhas que ajudam sua empresa
- Organizze: Esse software permite a organização do controle de gastos em versão gratuita ou paga. O usuário pode preencher as entradas e saídas de forma prática, analisando juntamente no mesmo sistema suas informações de contas bancárias e até carteiras de investimento. A assinatura é anual para quem deseja usar todas as funções disponíveis.
- Google Planilhas: Serviço gratuito com as mesmas funções que você encontra no Microsoft Excel e permite fazer um controle financeiro com fluxos de registro, gráficos e outras operações personalizadas. Igualmente ao Excel, exige do usuário certo conhecimento técnico para uso avançado. Por ser online e funcionar também como um App para dispositivos móveis, permite uma gestão prática até em casos em que várias pessoas precisam acessar os dados atualizados em tempo real. Possui função de atribuir poder de leitura e edição a diferentes usuários.
- IDEC: Outra opção interessante para organizar gastos em formato de planilha. Ela foi criada pelo Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec) e permite que o usuário faça uma gestão de fluxos de entrada e saída, assim como acompanhamento de orçamentos. É customizável e tem uso intuitivo, gerando relatórios práticos para ter uma visão geral de seu controle financeiro.
- Celero: Software pago para pequenas e médias empresas com um sistema de gestão completo, oferecendo uma interface visualmente fácil de operar. Possui módulos de automação para processos operacionais e rotinas financeiras, o que ajuda a tornar seu tempo mais produtivo. Possui um bom sistema de organização e filtros, assim como oferece segurança na gestão de seus dados.
- Conta Azul: Esse programa oferece três opções de conta, conforme o tamanho do seu negócio: micro, pequeno ou médio. Ele também é uma boa opção para profissionais autônomos. Possui opções simplificadas para a gestão e controle de fluxo de caixa e de pagamentos, e ainda oferece uma opção que pode ser prática para muitos: faz emissão de notas fiscais.
- EGestor: Um diferencial dessa opção é seu funcionamento online e armazenamento de dados na nuvem de forma segura. Todos os processos podem ser realizados através da internet, o que é interessante para pessoas que não desejam instalar programas no computador. As funções são bem completas como as outras plataformas citadas, também oferecendo a opção de emitir notas fiscais e gerir inúmeros relatórios financeiros.
Analise qual a opção mais viável considerando o tamanho da empresa e suas principais necessidades.
Como a gestão de contas ajuda sua empresa
Após entender sobre contas a receber e a pagar, saber a importância de gerir corretamente suas contas e organizar a área financeira do seu negócio, listamos cinco diferenciais que sua empresa terá ao investir e planejar os processos de recebimento e pagamento de débitos:
- Ajuda na redução de custos operacionais: Escolher uma boa plataforma ou programa para organizar todos os gastos da empresa acaba sendo um investimento que traz economias em médio prazo, já que ajuda a poupar com colaboradores extra que executavam processos manuais, desorganizados e demorados, ou até em coisas simples como gastos com papel e tinta para imprimir centenas de documentos.
- Aumenta a produtividade do negócio: Com a possibilidade de acesso por vários departamentos, é uma ótima opção para disponibilizar e integrar dados com toda a empresa de forma rápida e segura, evitando erros de informação entre diferentes áreas, além de possibilitar a introdução de dados de forma simultânea e com controle limitado, conforme o ideal para cada usuário.
- Mais segurança contra falhas e proteção de dados: Guardar centenas de informações em planilhas soltas, papeis impressos ou um pendrive, pode gerar problemas como falhas humanas na inserção de informações ou permitir acesso indevido de pessoas mal-intencionadas. Gerindo seus dados em um programa, app ou plataforma online, seu negócio fica muito mais seguro e garante acesso controlado a todos os processos. Muitas até oferecem a opção de mostrar um histórico com todas as operações realizadas pelos usuários.
A partir de agora é com você! Com tantas informações valiosas em mãos, analise como está a situação de sua área de contas, como são feitas as operações, como está o conhecimento técnico dos colaboradores da área, e então, escolha a opção de ferramenta de gestão de contas mais adequada para o momento de seu negócio. Como você viu, os benefícios são incontáveis para você e para o faturamento de seu negócio.
Se você preza por uma eficiente gestão financeira na sua empresa, então é importante implantar alguns controles gerenciais de forma que seja possível controlar os resultados. Você pode usar planilhas ou adquirir algum sistema de gestão. Veja a seguir o que selecionamentos para você!
01 – Planilhas do Sebrae Gratuitas de Gestão Financeira. Com as planilhas, você aprenderá a estrutura sua empresa para o alcance resultados ainda melhores.
02 – Planilhas do Sebrae de contas a pagar e contas a receber. Todas as empresas, independentemente do seu porte ou volume das operações, têm fluxos de recursos que entram e saem do negócio decorrentes de suas operações. Acesse as planilhas e torne seu controle financeiro mais completo.
