Uma boa gestão financeira da empresa, obrigatoriamente, passa pela tomada de consciência do empreendedor em relação aos seus custos e despesas. Ele deve saber exatamente quais são esses gastos e a quais categorias pertencem para geri-los de forma eficiente. Parece algo bastante básico, mas acredite: muitos empresários não têm uma real noção dos custos e despesas do seu negócio! Neste artigo, você saberá a importância de conhecê-los e classificá-los.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Custo x despesas
Apesar de os dois termos serem usados como sinônimos, existem sutis diferenças entre eles e é por aí que devemos começar! Ambos representam gastos, mas que são classificados de formas distintas:
- Custos: são os gastos relacionados à finalidade da empresa, ou seja, que ela precisa pagar para ser possível produzir o seu produto ou prestar o seu serviço. Assim, os custos envolvem matérias-primas, insumos, mão de obra.
- Despesas: por outro lado, são gastos também essenciais para manter as operações da empresa, mas que não estão diretamente ligados ao processo de produzir o produto ou elaborar o serviço. Como exemplo, podemos citar o aluguel do espaço, pró-labore, materiais de escritório, impostos e outros.
Importante ressaltar que aquilo que é custo para uma empresa pode ser despesa para outra e vice-versa. Por exemplo: o pacote de internet vai ser uma despesa para uma fábrica de embalagens, mas um custo para uma empresa que presta serviços de marketing digital.
É essencial que a empresa conheça todos os seus custos e despesas para entender o quanto ela tem de gasto. Isso vai ajudar a mensurar o quanto precisa produzir e vender para cobrir esses gastos, definir a margem de lucro e construir um planejamento financeiro inteligente.
Além disso, quando o empreendimento estiver com problemas financeiros, conhecer profundamente os custos e despesas é a única forma de reduzir ou cortar o que for possível sem comprometer o fluxo de trabalho.
Por que classificar os gastos da empresa?
Tanto os custos como as despesas não podem ser apenas conhecidos, eles também devem ser classificados. Quando o empreendedor consegue separar os seus diferentes gastos em categorias, consegue entender quais são as áreas mais “pesadas” no orçamento, buscando soluções específicas.
Por exemplo: se ele observa que está tendo um custo fixo muito alto de mão de obra, pode estudar formas de reduzir ou de otimizar essa mão de obra para ela trazer mais retorno financeiro.
Custos fixos e variáveis
O primeiro filtro de classificação dos custos normalmente é esse: separar os fixos dos custos variáveis.
Os custos fixos são aqueles que apresentam a menor variação de um mês para outro. Não quer dizer, necessariamente, que o valor sempre será exatamente igual, mas sim que terá uma certa estabilidade e que não depende da produção mensal da empresa. Por isso, eles são mais previsíveis.
O principal tipo de custo fixo de uma empresa é a folha de pagamento, ou seja, o valor gasto com pagamento de salário para pessoas que atuam diretamente na produção do produto ou serviço.
Já os custos variáveis, por outro lado, não são tão previsíveis porque têm uma margem de variação maior, comumente associada ao desempenho e ao volume de produção da empresa.
As matérias-primas, por exemplo, costumam se encaixar como custo variável, porque vão depender do quanto a empresa vai produzir naquele mês. Além disso, as horas-extras, embora façam parte da folha de pagamento, também podem ser inseridas como variáveis, já que não são estabelecias fixamente.
Ainda que os custos variáveis tenham esse caráter mais instável, se a empresa mantiver um registro deles, aos poucos vai perceber como se comportam ao longo do ano, por exemplo. Essa é uma forma de chegar ao máximo de previsão possível dentro dessa característica variável.
Despesas fixas e variáveis
A diferença entre despesas fixas e variáveis segue o mesmo padrão dos custos. Ou seja: as despesas fixas são as mais estáveis e previsíveis, enquanto as despesas variáveis podem mudar bastante de um mês para o outro.
Entre as despesas fixas, normalmente estão o valor do aluguel, pacote de internet e telefone que a empresa tenha assinado, pagamento de serviços terceirizados de facilities e outras. As despesas variáveis dependem da sua utilização, como faturas de luz e água, materiais de escritório e assim por diante.
Tanto os custos quanto as despesas precisam ser classificados entre fixos e variáveis para que o empreendedor saiba como economizar ou otimizar cada um deles. Por exemplo: os custos e despesas fixos estão normalmente vinculados a contratos mais prolongados que a empresa tem com terceiros. Então, ela pode tentar negociar melhores condições com base nesse histórico de parceria.
Depois de classificar e organizar esses gastos em uma planilha, o empreendedor vai visualizar em que estão indo os recursos do seu negócio e de que maneira ele pode intervir para direcioná-los mais estrategicamente. Consequentemente, vai haver uma otimização do orçamento, que pode abrir as portas para expandir o empreendimento, aumentar a margem de lucro ou fazer os investimentos necessários.
Classificação de gastos pelo setor da empresa
Depois dessa classificação mais geral entre gastos fixos e variáveis, o próximo passo é categorizá-los de acordo com cada setor da empresa. O que também é muito importante para entender quais são os departamentos que estão demandando um investimento maior e até analisar se, dentro das suas atribuições, essas áreas estão dando uma resposta satisfatória.
Cada empresa tem os seus próprios setores, portanto, essa classificação vai ser muito individual. Porém, você pode seguir a seguinte lógica de segmentação:
- Gastos de produção: insumos, mão de obra, matérias-primas.
- Gastos administrativos: salários administrativos, gastos com domínio e hospedagem do site da empresa, pacote de internet e telefonia, aluguel, condomínio, IPTU.
- Gastos comerciais: salário da equipe comercial, comissão em cima das vendas, investimento em marketing e outros materiais de publicidade.
- Gastos operacionais: contas de luz e água, material de limpeza, mantimentos, gastos com a infraestrutura, material de escritório.
- Gastos financeiros: juros, tributos, impostos, tarifas, taxas de máquina de cartão.
Além disso, também é importante levantar os gastos que a sua empresa tem com dívidas pendentes, como os empréstimos e financiamentos que possuem parcelas mensais de pagamento.
Como cortar despesas da empresa
Boa parte dos empreendedores está na constante busca de cortar despesas para equilibrar o orçamento. Mas esses cortes não podem ser feitos ao acaso, porque isso pode acabar reduzindo investimentos importantes para o bom funcionamento dos negócios. Considere os seguintes critérios:
- Olhe para toda a sua planilha de gastos devidamente classificados para tentar identificar se algum deles está realmente sendo supérfluo ou não.
- Analise na planilha quais são aqueles fornecedores com maior peso no orçamento. Entre em contato com eles e procure negociar descontos ou melhores condições de pagamento.
- Oriente o seu time sobre como todos podem contribuir para reduzir as despesas dentro do seu próprio setor.
- Busque alternativas para otimizar a produtividade dos seus colaboradores. Nesse caso, não há uma redução, mas um melhor aproveitamento do que a empresa gasta nessa área.
- Reavalie o seu planejamento tributário para garantir que a empresa está enquadrada na melhor opção de regime. Caso contrário, as despesas financeiras podem estar sendo mais elevadas, com uma carga de impostos maior do que o necessário.
Os custos e despesas interferem diretamente no orçamento da empresa, já que representam uma parte significativa das saídas de caixa. Muitos empreendimentos têm um bom faturamento, mas não conseguem avançar e concretizar seus objetivos porque os gastos são elevados demais.
Portanto, fazer essa gestão mais eficaz de custos e despesas vai muito além de uma atividade operacional que “desafogue” o orçamento: é uma questão estratégica, porque vai permitir que a empresa consolide seus planos de expansão.
Desperdícios e perdas
Outros conceitos importantes são os desperdícios e perdas que podem acontecer e que vão gerar algum tipo de gasto para a empresa.
São consideradas perdas as despesas extraordinárias que advêm de situações totalmente imprevistas e que não trazem nenhum tipo de benefício para a empresa. São exemplos de perdas as tragédias como incêndios e inundações.
Já os desperdícios têm uma menor gravidade, porém, se não forem observados de perto, são capazes de comprometer o orçamento de forma intensa e “invisível”. São considerados desperdícios toda forma de uso dos recursos da empresa que não traz qualquer retorno ao produto em si, ao processo ou ao cliente.
Os exemplos de desperdícios mais comuns incluem:
- Defeitos na linha de produção que fazem com que os produtos não possam ser vendidos.
- O transporte desnecessário de materiais, em que há um gasto de combustível sem retorno algum.
- A falta de gestão de estoques que faz uma grande quantidade de materiais ficar parada no armazenamento.
- O tempo ocioso de estrutura, equipamentos e colaboradores, normalmente refletindo deficiências na gestão de produtividade.
- Produção excessiva, que gera um excedente de produtos que não conseguem ser aproveitados.
Quanto às perdas, a empresa não tem muito o que fazer, a não ser ter uma reserva financeira para cobri-las. Já os desperdícios podem ser reduzidos com um bom trabalho de gestão.
Quer saber como gerenciar melhor os custos e despesas da sua empresa?
01 – Curso online e gratuito do Sebrae “Controle de gastos no comércio”. Nesse curso de 3 horas, você aprende a administrar os custos e as despesas do seu negócio e como tomar decisões para diminuí-los, aumentando o lucro. Os módulos do curso contemplam:
- Controle de gastos em estabelecimentos comerciais.
- Componentes do preço no comércio.
- Cálculos importantes para comércio: gastos fixos.
- Cálculos importantes para o comércio: gastos variáveis.
- Tomada de decisões.
02 – Planilhas do Sebrae Gratuitas de Gestão Financeira. Com as planilhas, você aprenderá a estrutura sua empresa para o alcance resultados ainda melhores.
03 – Vídeo do Blog Abri Minha Empresa sobre “Custos e despesas – Entenda a diferença entre eles para ter lucros constantes”. Se você está precisando começar a ter lucro com seu negócio, ou então aumentar sua lucratividade, entender a diferença entre custos e despesas é fundamental. É isso que você aprenderá nesse excelente vídeo de apenas 6 minutos!
