Quando se trata da saúde humana, sabemos que diagnosticar precocemente qualquer doença ou distúrbio é a melhor maneira de obter a cura. E no que diz respeito à saúde de uma empresa, a lógica também não é muito diferente dessa. Neste post, vamos falar sobre um instrumento essencial para que um negócio possa se desenvolver bem: o diagnóstico empresarial.
Veja sobre o que trataremos neste post:
O que é diagnóstico empresarial?
O diagnóstico empresarial engloba todo o processo de análise interna e externa que tem como objetivo compreender em detalhes qual é a situação na qual aquele negócio se encontra. É uma ferramenta essencial porque permite que o empreendedor tenha uma visão global da sua empresa, em todos os seus departamentos.
Por meio desse diagnóstico, é possível identificar as possíveis falhas que estão impedindo a empresa de alcançar seus objetivos e que, até então, permaneciam ocultas. Além disso, esse tipo de relatório também serve como base para que o empreendedor tome decisões mais conscientes no que diz respeito a novos investimentos ou a implementação de um plano de expansão, por exemplo.
Em resumo, toda empresa precisa de um bom diagnóstico para compreender a si mesma, reconhecer seus pontos fracos e potencialidades.
Benefícios do diagnóstico empresarial
Não se pode negar que elaborar um diagnóstico bem completo nem sempre é uma tarefa fácil! Afinal, é preciso dedicar tempo e atenção para obter todas as informações. Por isso, o empreendedor deve focar nos benefícios dessa estratégia:
- Ajuda a identificar as falhas nos processos e mostrar quais estão sendo as suas consequências para o desempenho da empresa.
- Aponta os caminhos para reduzir e otimizar os custos operacionais, equilibrando o orçamento da empresa.
- Proporciona uma visão ampla e, ao mesmo tempo, detalhada do negócio. Essa é uma perspectiva que nem todo empreendedor tem visto que muitos vão apenas seguindo o fluxo e “apagando incêndios”, sem nunca buscar compreender o que, de fato, acontece.
- Mostra possíveis oportunidades que a empresa pode explorar para potencializar o seu crescimento.
- Permite que determinados problemas que a organização está enfrentando sejam solucionados com maior agilidade e assertividade, uma vez que a sua origem vai ficar mais clara.
- Ajuda a empresa a entender – ou relembrar – quais são os seus pontos fortes e que podem estar sendo deixados de lado.
- Quando feito de forma periódica e sistemática, o diagnóstico empresarial também se torna uma ferramenta para mensurar o quanto a empresa está evoluindo ou regredindo em determinados aspectos ao longo do tempo.
Com um bom diagnóstico, a empresa deixa de adotar medidas por tentativa e erro e passa a ter um direcionamento mais preciso para todas as suas ações.
Quais áreas devem ser diagnosticadas?
A ideia do diagnóstico é fornecer um panorama mais geral, mas nem sempre é possível elaborá-lo com informações de todos os setores da empresa. Nesse caso, é interessante escolher aqueles que são mais estratégicos e/ou que estão “obscuros”, ou seja, aquelas áreas nas quais o empreendedor nunca parou para pensar criticamente.
Em linhas gerais, as áreas mais importantes que devem marcar presença no diagnóstico empresarial são as seguintes:
Objetivos da empresa
Sabe aqueles objetivos que foram definidos no planejamento estratégico? É importante retomá-los ao construir o diagnóstico para verificar se eles ainda fazem sentido ou se precisam ser ajustados. Também servem para que o empreendedor analise se o trabalho dos setores está sendo realizado de acordo com essas metas e se as estratégias adotadas ainda são condizentes.
Saúde financeira
Uma empresa que não é financeiramente saudável, em algum momento pode enfrentar problemas tão graves que cheguem a obrigar o empresário a fechar as portas. E muitas vezes, pequenas falhas nesse sentido não são percebidas até se tornarem uma grande bola de neve. Por isso, lembre-se de incluir indicadores financeiros no seu diagnóstico para verificar como o empreendimento está se saindo nesse campo.
Setor de vendas
Toda empresa existe para vender o seu produto e serviço, portanto, essa é uma área-chave para o diagnóstico. Como está sendo o desempenho da equipe de vendas? Ele tem melhorado ou piorado nos últimos meses? Os clientes estão ficando satisfeitos e voltando para comprar mais vezes? Quais são as principais queixas relatadas? A equipe segue uma política de atendimento pós-venda eficaz? Esses são apenas alguns dos questionamentos que devem ser levantados.
Produtividade da equipe
Como tem sido o desempenho dos colaboradores tanto em equipe quanto individualmente? A taxa de rotatividade está muito alta? O tempo ocioso está sendo mais elevado do que o tempo produtivo? Os processos de recrutamento e seleção estão realmente trazendo profissionais capacitados e que tenham fit cultural com a empresa?
Marketing
O diagnóstico empresarial é uma boa oportunidade para analisar se as estratégias de marketing estão surtindo os efeitos esperados ou se elas ainda precisam ser aprimoradas. Também permite que se observe se a comunicação da empresa está realmente projetando a imagem desejada.
Passo a passo para um diagnóstico empresarial completo
Se você nunca fez um diagnóstico da sua empresa e não sabe nem por onde começar, não se preocupe! Vamos mostrar todos os passos a serem seguidos. Ao final deles, você terá um relatório bastante completo em mãos:
Definição das áreas a serem diagnosticadas
Acima, sugerimos as principais áreas que precisam ser contempladas no seu diagnóstico. Mas a primeira etapa é selecionar quais serão os setores que você vai analisar para que sirvam como ponto de partida.
Coleta de informações
O segredo de um bom diagnóstico está na quantidade e, principalmente, na qualidade das informações sobre essas áreas da empresa. Isso significa que você deve buscar os dados que estejam registrados e que vão revelar de forma precisa qual é o panorama atual da empresa.
Para cada uma das áreas que você decidiu organizar, você deve coletar informações, como, por exemplo: quais são os objetivos estabelecidos para aquele setor, qual é o seu status atual, quais desafios estão sendo encarados, quais são os processos vigentes, quais resultados financeiros esse departamento está trazendo para a empresa, qual é o nível de satisfação dos colaboradores, quais são as principais reclamações dos clientes, entre outros.
Toda a informação que você conseguir obter de cada setor será bem-vinda! É melhor ter dados em excesso e descartar os que não forem relevantes na hora de montar o relatório do que não ter no que se basear.
Análise e interpretação das informações
Chegou a hora de organizar e interpretar esse montante de informações! Para isso, você deve primeiro sistematizá-las de uma forma que faça sentido. Pode ser colocando em gráficos, tabelas, texto ou outro tipo de representação. A partir daí, será possível estabelecer conexões entre esses dados, extraindo sentido deles.
Nessa etapa, os dados precisam deixar de ser um amontoado de números para ganhar um significado.
Identificação de falhas
Olhando para essas informações, procure apontar com toda a honestidade quais são as falhas em cada setor da empresa e quais processos precisam ser melhorados.
Proposta de melhoria
O diagnóstico empresarial vai terminar com um final feliz! Na etapa final, a ideia é propor medidas para cada uma das falhas que foram identificadas, a fim de melhorar todos esses aspectos. Também é importante definir indicadores que a empresa vai poder mensurar para avaliar se essas intervenções foram ou não bem-sucedidas.
E o que fazer com esse relatório incrível que você acabou de construir? Utilizá-lo como base para a tomada de decisões práticas:
- Reorganize os objetivos da empresa, aplique o método SMART a cada um deles, para que sejam atingíveis, mensuráveis, específicos, relevantes e tenham um tempo estipulado para serem atingidos.
- Organize as melhorias por ordem de urgência e prioridade.
- Defina qual profissional será responsável por qual tarefa a partir de agora.
- Converse com o time de cada setor para saber como os processos podem ser efetivamente melhorados.
Ferramentas e documentos para auxiliar no diagnóstico empresarial
Para obter todos esses dados, você pode recorrer a alguns recursos:
- Análise SWOT: um método analítico que consiste em identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do negócio.
- Fluxo de caixa: vai demonstrar de forma clara como estão as movimentações financeiras da sua empresa.
- Benchmarking: é focado em analisar quais estratégias estão sendo adotadas pela concorrência. Essa ferramenta funciona muito bem na última etapa do diagnóstico, para ajudar a empresa a entender quais melhorias pode instaurar.
- Brainstorming: quando estiver levantando informações de cada setor, procure se reunir com os profissionais que atuam nele e que poderão contribuir com uma perspectiva diferente.
- NPS: o Net Promoter Score é uma ótima ferramenta para mensurar os níveis de satisfação dos clientes, um dado importante a ser acrescentado no diagnóstico.
Precisa de uma consultoria?
Essa é uma dúvida muito comum: o diagnóstico empresarial precisa necessariamente ser feito por uma consultoria externa? Não necessariamente. O próprio empreendedor ou gestor pode seguir esses passos. No entanto, uma consultoria já é especializada nesse tipo de atividade e pode trazer uma visão diferente, que talvez quem está do lado de dentro não teria. Cabe ao empreendedor decidir se vale a pena ou não.
Você viu que o diagnóstico empresarial é uma importante ferramenta para identificar pontos positivos e negativos nos processos de uma empresa e, com isso, buscar melhorar ou aprimorar tais processos. Por meio do diagnóstico, o empreendedor enxerga melhor a situação atual da empresa como um todo e, assim, pode traçar metas e objetivos.
No entanto, se o empreendedor elaborar o diagnóstico de forma errada, poderá tomar decisões equivocadas no negócio e é importante que todos os dados e informações coletados para a elaboração do diagnóstico empresarial retratem a atual situação da empresa.
E se você não se sente preparado para realizar esse diagnóstico, poderá contratar empresas de consultoria para isso. Entretanto, procure antes o Sebrae e veja o que ele tem para lhe oferecer nesse sentido. Existem muitas ferramentas gratuitas ofertadas pelo Sebrae que poderão te ajudar na construção do seu diagnóstico.
Veja a seguir o que selecionamos para você se aprofundar ainda mais no assunto e realizar o seu diagnóstico empresarial com muito mais expertise.
01 – Ferramenta online do Sebrae “Raio X Sebrae”. Esta é uma oportunidade única de medir o desempenho de sua empresa em cinco áreas: finanças, planejamento, marketing, inovação e gestão de pessoas. Você terá três opções para escolher o seu diagnóstico: se quer algo pontual, simplificado ou um diagnóstico completo da sua empresa. E por que não fazer todos? Para acessar a ferramenta, você precisa fazer seu cadastro no Sebrae. Mas não se preocupe porque o Sebrae cuida muito bem dos seus dados pessoais!
02 – Ferramenta em Excel do Sebrae “Formulário de Autodiagnóstico”. Você baixa a planilha e realiza um autodiagnóstico na sua empresa e potencializa o seu negócio. Utilize essa ferramenta para analisar a eficiência dos processos de gestão de pessoas, da liderança e clima organizacional da sua empresa. Da mesma forma, também precisar fazer um cadastro para acessar a ferramenta.
03 – Diagnóstico empresarial gratuito do Sebrae/SC que busca estimular a retomada da economia por meio de ações estruturadas de suporte aos pequenos negócios. Aproveite esta ferramenta e descubra como anda o seu setor de negócio na sua região.
O Sebrae fará um diagnóstico através da aplicação de uma metodologia situacional, onde buscará entender o estágio de maturidade e as necessidades atuais da sua empresa. Com as respostas em mãos, o Sebrae elaborará um plano de ação que apresentará as ações mais adequadas para o seu caso, com sugestões para a sua empresa ganhar competitividade.
E então, o que está esperando? Faça já o seu cadastro e veja como anda a situação da sua empresa por meio desse excelente serviço prestado pelo Sebrae!
