Toda organização precisa agir de forma eficiente e eficaz para alcançar a efetividade. Ou seja, atingir os seus objetivos da melhor forma possível. Por isso, eficácia, eficiência e efetividade são três E’s importantes para o sucesso de qualquer negócio.
Mas você sabe o que significa eficácia, eficiência e efetividade? Qual a diferença entre cada um desses termos?
Na Administração é muito comum confundir esses conceitos e até mesmo tratá-los como sinônimos. De fato, eles estão relacionados, mas os seus significados são bem diferentes.
Neste artigo, você vai aprender a diferenciá-los e como usar estrategicamente para aumentar os resultados do seu negócio.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Conceitos de Eficácia, Eficiência e Efetividade
Eficácia
A eficácia está ligada ao resultado final. É sobre atingir o resultado ou objetivo que o planejamento inicial estipula para um projeto, processo ou atividade.
Dizer que algo ou alguém é eficaz, quer dizer que aquele cumpre o seu propósito final.
Em vários casos, ser apenas eficaz pode não ser o suficiente, pois, um objetivo pode ser alcançado de diferentes formas. Alguns desses meios podem ser mais benéficos e proveitosos para a empresa, outros não. Assim, é preciso que a empresa tenha os três E´s: eficácia, eficiência e efetividade
Por exemplo, imagine que a equipe de vendas de uma faculdade particular recebe a meta de conseguir matricular 500 novos alunos a cada semestre.
Se esta equipe for orientada para ser apenas eficaz, ela pode conseguir efetuar essas 500 matrículas de várias formas. Por exemplo, podem iludir os clientes com promessas que não cumprirão, com um nível de qualidade que, na realidade, a faculdade não atinge. Ou podem conceder um desconto que não se efetiva por todo o tempo prometido.
Dessa forma, os vendedores podem até chegar a encaminhar alunos para a matrícula sem os devidos documentos necessários, apenas para que a venda seja mais rápida e não percam o cliente.
Entretanto, saiba que uma promessa feita e não é cumprida, gera insatisfação. O consumidor se sente enganado. E se o problema da documentação não for resolvido, mais cedo ou mais tarde o aluno enfrentará problemas. Ele pode até perder os semestres que já cursou, pelos quais pagou e investiu seu tempo. Com isso, não são eficazes, eficientes e nem efetivos.
Ou seja, vender apenas por vender, para atingir uma meta de vendas, não é o melhor caminho. Os vendedores conseguirão captar os 500 clientes e, portanto, serão considerados eficazes. Mas, provavelmente, eles não conseguirão reter essas vendas por muito tempo.
Por este caminho, inicialmente, até pode haver lucro para a faculdade. Mas a longo prazo, a insatisfação gerada nos alunos implica na desistência e numa imagem negativa da instituição. A vendas mau realizadas poderiam até mesmo gerar processos contra a faculdade. E isso levaria a uma dificuldade cada vez maior para realizar as tais 500 vendas semestrais.
Portanto, tão importante quanto ser eficaz, é escolher o melhor caminho, sendo também eficiente.
Eficiência
A eficiência implica em realizar determinada atividade, processo ou projeto de forma correta, conforme descrito no planejamento, entretanto, da melhor forma possível.
A eficiência está ligada aos meios e aos métodos. Busca o aumento da produtividade. O fazer mais com menos ou em menor tempo, mantendo o nível de qualidade.
Em outras palavras, se uma organização busca ser mais eficiente, quer dizer que ela quer assegurar o padrão de qualidade, ao mesmo tempo que busca o melhor aproveitamento dos recursos e do tempo disponíveis.
Voltando ao caso da faculdade particular, a equipe de vendas precisa passar por um treinamento sobre as melhores técnicas de abordagem, comunicação, captação e fidelização de clientes, além de um reforço sobre a ética profissional, os princípios e os valores da instituição.
Para esta equipe, ser eficiente significaria conseguir efetuar as 500 matrículas com qualidade e em menor tempo. Com alunos dentro dos padrões exigidos (com a devida documentação), cientes dos reais descontos e mensalidades e, por fim, que saibam exatamente o tipo de serviço que estão contratando.
Dessa forma, as vendas tendem a ser mais assertivas e com menor índice de insatisfação. Ou seja, há mais chances desses alunos continuarem e finalizarem o curso de graduação, além de indicarem a instituição para outros clientes em potencial.
Mas lembre-se: ser eficiente nas busca dos melhores meios e métodos, só faz sentido se for para atingir os melhores resultados resultados. Por isso, sempre frisamos a importância de a empresa ter eficácia, eficiência e efetividade!
Efetividade
A efetividade consiste no impacto causado pela combinação da eficácia com a eficiência.
Assim, ser eficaz sem ser eficiente implica em obter um resultado que pode ser mais dispendioso ou levar mais tempo que do que o ideal.
Por outro lado, ser eficiente sem ser eficaz significa adotar meios mais econômicos e rápidos, mas desviando dos objetivos estipulados.
Ou seja, assim como ser apenas eficaz não é interessante, ser só eficiente também não garante o sucesso de um objetivo organizacional.
Então é preciso ter efetividade. Ou seja, alcançar o resultado esperado da melhor forma, com qualidade, economia de tempo e de recursos.
Como ter eficácia, eficiência e efetividade na sua empresa?
Toda empresa deseja um quadro de funcionários e equipes que trabalhem com eficácia, eficiência e efetividade. Algumas pessoas, naturalmente, buscam agir dessa forma. Mas outras precisam ser estimuladas.
De qualquer modo, a empresa deve criar uma cultura organizacional propícia à efetividade. É importante ter um clima organizacional adequado, práticas, costumes, incentivos, recursos e condições apropriadas para as equipes e colaboradores exercerem o seu trabalho com maiores chances de alcançar a efetividade.
No seu ambiente de trabalho:
- Incentive a proatividade – a busca pela melhoria dos resultados, o preparo, o estudo, a resolução e a previsão de problemas.
- Busque a sinergia: quando os colaboradores se conhecem e confiam uns nos outros, cooperam para atingir um propósito em comum.
- Estimule a melhoria contínua: as tarefas e atividades devem ser aperfeiçoadas a cada dia. É preciso atualizar, treinar e desenvolver os seus funcionários com frequência.
- Estabeleça um senso de responsabilidade: delegue funções, distribua as atividades ao passo que atribui responsabilidade e autoridade aos funcionários para exercê-las.
- Promova o alinhamento de ideias: sessões para troca de informações, conhecimento e compartilhamento de ideias entre os colaboradores e equipes para um alinhamento do esforço numa mesma direção.
- Seja ou tenha bons líderes: além das características acima, bons líderes devem ser dotados de empatia, inteligência emocional, criatividade e autoconhecimento.
Como medir a eficácia, eficiência e efetividade na sua empresa?
A única forma de saber como está o nível de cada um dos três E’s da Administração no seu negócio, é inspecionando. Para isso, você pode contar com o auxílio dos indicadores de desempenho.
Os indicadores são índices que podem ser calculados e medidos. São utilizados para monitorar as atividades organizacionais.
Existem muitas vantagens em adotar o monitoramento por índices. Em geral, os indicadores:
- Ajudam a evitar e eliminar erros.
- Permitem uma melhor distribuição e uso dos recursos.
- Possibilitam o estabelecimento de melhorias contínuas nos processos.
- Geram informações que auxiliam na tomada de decisão mais segura.
- Contribuem para o desenvolvimento e acompanhamento do planejamento estratégico.
- Permitem uma avaliação e visão mais crítica do negócio.
Indicadores de Eficácia
Como você já deve imaginar, os indicadores de eficácia focam nos resultados. Esse indicador está diretamente ligado ao cliente. Pois é ele quem vai experimentar, adquirir ou contratar o produto ou serviço final.
Assim, esse tipo de índice está ligado ao nível de satisfação do cliente, ao atendimento, à pontualidade, confiabilidade, dentre outros fatores.
Você pode adotar indicadores de eficácia como:
- Durabilidade do produto.
- Rapidez na conclusão de um chamado.
- Confiabilidade do produto, serviço ou equipe.
- Desempenho do produto ou serviço ou equipe.
- Porcentagem de reclamação de clientes.
Indicadores de Eficiência
Como a eficiência foca nos meios, métodos e processos, ela afeta de forma indireta os clientes.
Essa métrica permite ao gestor identificar desperdícios de recursos, mão-de-obra e tempo. Aspectos que interferem na sua produtividade.
Exemplos de indicadores de eficiência:
- Horas de trabalho por produto produzido.
- Quantidade de horas paradas de uma máquina ou equipe.
- Performance, ou seja, a relação entre a produção real e a produção planejada.
- Quantidade de dinheiro gasto para a execução de determinada atividade.
- Quantidade de material investido por produção.
Tenha em mente que a melhor forma de obter esse controle e calcular tais itens é por meio de um software de gestão de produção ou de um sistema integrado de gestão empresarial.
Um software te possibilita uma gestão mais cautelosa e precisa da compra de material, controle de custos, descartes, dentre outras atividades.
Indicadores de Efetividade
Como a efetividade é a junção da eficácia com a eficiência, esse indicador apresenta os impactos ou consequências de um produto ou serviço. Assim, esse índice mensura se os objetivos estabelecidos foram alcançados. Por exemplo:
- Redução de custos.
- Aumento da satisfação do consumidor final.
- Aumento da lucratividade.
Como você percebeu, juntos, a eficácia, a eficiência e a efetividade (os três E’s da Administração) são capazes de gerar grandes resultados otimizados para a sua empresa.
Agora que você sabe o que significa a eficácia, eficiência e efetividade, busque implementá-las no seu ambiente de trabalho utilizando as dicas acima.
Escolha indicadores, estabeleça metas e acompanhe as métricas para identificar possíveis falhas e pontos a melhorar.
Assista ao vídeo abaixo disponível no Canal do Sebrae Santa Catarina e entenda um pouco mais sobre a gestão por indicadores.
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