A maioria dos empreendedores tenta evitar as funções ditas burocráticas, entretanto, algumas obrigações são fatores condicionantes para que a empresa esteja dentro da legalidade.
Entre elas está a escrituração contábil e da importância de estar sempre em dia com essas obrigações. Você sabe o que é, como deve fazer e quais os seus benefícios? Descubra agora!
Veja sobre o que trataremos neste post:
Escrituração contábil: o que é e quais os seus benefícios?
Aprovada pela Resolução nº 1.330/2011 do Conselho Federal de Contabilidade, a ITG 2000 é a base que fundamenta a Escrituração Contábil no Brasil.
Escrituração Contábil é o histórico contábil e financeiro de uma empresa, ou seja, é o registro de todas as operações e movimentações contábeis da empresa, desde o início das suas atividades. Portanto, registra detalhadamente, os fatos ocorridos na empresa durante toda a sua existência.
Esse registro pode ser feito de forma manual, porém, atualmente, é mais comum que aconteça digitalmente. O que não pode faltar são todos os dados colocados de forma detalhada e que são necessários para a elaboração do balanço patrimonial da empresa.
É uma atividade que deve fazer parte do planejamento fiscal de qualquer organização, independentemente do seu porte ou segmento de atuação. Mais do que cumprir a formalidade, a escrituração contábil deve ser realizada por conta dos seus benefícios, especialmente no que diz respeito à possibilidade de controlar o patrimônio da organização com maior precisão.
Por falar no assunto, os principais benefícios da escrituração contábil são:
- Fazer a empresa operar dentro da legalidade, ao cumprir essa obrigação fiscal.
- Oferecer ao empreendedor dados precisos sobre a situação econômica do seu negócio.
- Viabilizar um controle financeiro preciso.
- Evitar que possíveis movimentações da empresa sejam consideradas fraudulentas, uma vez que todas estarão devidamente registradas.
- Ajudar o empresário a conseguir acesso mais fácil às linhas de crédito empresarial, quando for necessário.
Princípios da escrituração contábil
Existem alguns princípios que regem a escrituração contábil e são inegociáveis. São eles:
- Lógica temporal: os registros contábeis da empresa sempre seguem uma ordem cronológica, do início das suas operações até o tempo presente.
- Fidelidade: cada evento contábil deve ser registrado com a máxima precisão, para isso, precisa se basear em documentos para corresponder à realidade. É isso que vai garantir a proteção legal da empresa: os livros contábeis têm eficácia probatória quando são baseados em dados que podem ser provados.
- Sigilo: em geral, o conteúdo integral dos livros fiscais é protegido por sigilo. Apenas o juiz pode exigir que sejam exibidos, em situações como sucessão, comunhão, sociedade ou similares.
- Liberdade: a empresa pode decidir de que maneira fará a sua escrituração (manual, eletrônica ou digital) e quais livros serão registrados, com exceção dos obrigatórios.
Legislação Vigente
A Resolução CFC nº 1330/2011 “estabelece critérios e procedimentos a serem adotados pela entidade para a escrituração contábil de seus fatos patrimoniais, por meio de qualquer processo, bem como a guarda e a manutenção da documentação e de arquivos contábeis e a responsabilidade do profissional da contabilidade”.
Além disso, a obrigatoriedade legal da escrituração contábil é determinada pelo Código Civil Brasileiro, em seu Capítulo IV – Da Escrituração. Nessa mesma fonte, consta que todas as empresas devem registrar as operações no Livro Diário, fazer o levantamento do Balanço Patrimonial e, também, da Demonstração do Resultado do Exercício.
Existem outros normativos que tratam sobre o assunto, entretanto, essas duas podem ser consideradas as bases da escrituração contábil no Brasil.
Formalidades da escrituração contábil
As formalidades são questões importantes que determinam a escrituração contábil e que precisam ser seguidas à risca de forma que expressem a devida legalidade. Lembrando que é preciso ser elaborado por um contador. As formalidades se dividem em:
Formalidades externas
Diz respeito em como a escrituração deve ser apresentada do ponto de vista visual, como por exemplo:
- Inserção do termo de abertura e do termo de encerramento com assinatura do contador responsável, devidamente habilitado e do representando legal.
- Encadernação dos livros.
- Numeração tipográfica das páginas.
- Identificação da empresa.
- Outros detalhes que confiram visual adequado ao documento.
Você pode perceber que são detalhes que estabelecem um padrão a ser seguido e que é tão importante quanto o conteúdo interno dos registros.
Formalidades internas
Já as formalidades internas estão relacionadas com a escrituração em si do documento e devem seguir alguns critérios, como:
- Detalhes com o uso da língua portuguesa e da moeda brasileira.
- Ordem cronológica em dia, mês e ano.
- Não pode conter rasuras ou espaços em branco.
- Em formato contábil.
As informações dos registros devem estar sempre baseadas em documentos ou, na impossibilidade deles, de elementos que comprovem, objetivamente, a veracidade dos eventos contábeis registrados.
Quem é obrigado a fazer escrituração contábil
O Micro Empreendedor Individual (MEI) e o produtor rural são os únicos isentos da escrituração contábil. Também, as Micro e Pequenas Empresas que estejam enquadradas no Simples Nacional, tem a opção de adotar uma contabilidade mais simplificada.
Além disso, para as empresas que adotam o Lucro Real como regime de tributação, a escrituração contábil também é obrigatória do ponto de vista tributário porque é a partir desses registros que serão apurados o Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Portanto, se você não for MEI ou produtor rural, com o auxílio de um profissional contábil, deverá fazer escrituração da sua empresa para que você possa usá-la a favor do seu negócio e não a tratar apenas como uma mera formalidade a ser cumprida.
Demonstrações contábeis
As demonstrações contábeis são justamente os documentos que comprovam as movimentações financeiras e contábeis da empresa em um determinado intervalo de tempo. Empreendimentos configurados em sociedade por ações devem apresentar esses demonstrativos para o seu público de interesse, como os acionistas. Pela lei, as demonstrações contábeis obrigatórias incluem:
Balanço Patrimonial
É o documento que mostra de maneira bem detalhada quais são as condições financeiras da empresa naquele momento. Por isso, ele deve conter quais são os bens que a empresa possui em sua titularidade, contas a pagar a fornecedores, dívidas pendentes de empréstimos e financiamentos, valores a receber de clientes, seu patrimônio líquido, entre outros dados.
A análise do Balanço Patrimonial possibilita que a empresa visualize com maior precisão quais são os recursos dos quais dispõe para investir, as principais fontes da sua receita, obter insights a respeito da saúde financeira da empresa, entre outras coisas.
Balanço do Resultado do Exercício (DRE)
Essa também é uma demonstração contábil obrigatória que registra as movimentações financeiras da empresa em um período de tempo e qual foi o resultado delas, que pode ser de lucro ou prejuízo.
Além da obrigatoriedade, é um documento fundamental por mensurar como foi o desempenho financeiro da empresa. E quando ele é comparado a outros DREs de períodos anteriores, o empreendedor também consegue ver se os negócios estão evoluindo ou não.
A partir do resultado apresentado pelo DRE, a empresa pode reavaliar seu comportamento financeiro. Caso ele aponte que houve prejuízo, por exemplo, esse é o ponto de partida para identificar o que pode estar por trás desse déficit e elaborar um plano de ação para atingir o ponto de equilíbrio e, posteriormente, alcançar a lucratividade desejada.
Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL)
Documento que tem o objetivo de demonstrar a dinâmica do patrimônio líquido da empresa, o quanto ele aumentou ou diminuiu dentro do período em questão.
Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC)
Registra as entradas e saídas de recurso no caixa da empresa. Esse dado normalmente já está inserido no Balanço Patrimonial, mas apenas com o apontamento do valor final. Nessa demonstração, o fluxo de caixa é apresentado com mais detalhes, mostrando as origens de cada receita e despesa.
Demonstração do Valor Adicionado (DVA)
Demonstra como foi a criação de riqueza dentro do período em questão e de que forma ela foi distribuída, ou seja, disseminada entre os colaboradores, fornecedores, acionistas e outras entidades que participem das movimentações financeiras do empreendimento.
Demonstração dos Resultados Abrangentes (DRA)
Demonstra de forma atualizada o que compõe o capital da empresa e o que compõe o capital dos sócios. Além disso, também evidencia todas as mudanças capazes de afetar o patrimônio líquido da empresa, como receitas e despesas.
Livros Empresariais
A escrituração contábil é realizada em livros que, a depender dos tipos de controle necessários à empresa, são classificados em três grupos distintos.
Em seu livro Contabilidade geral e avançada esquematizado, Eugenio Montoto subdivide em quatro tipos os livros utilizados pelas empresas para realizar suas escriturações. São eles:
- Livros Ficais.
- Livros Societários.
- Livros Trabalhistas.
- Livros Contábeis.
Veremos a seguir, o conjunto de cada grupo desses livros.
Livros Fiscais
Servem para atender às necessidades de fiscalização em qualquer esfera: Federal, Estadual ou Municipal. Importante ressaltar que tudo o que for registrado nesses livros, também deverá ser escriturado nos livros contábeis, já que os livros fiscais possuem apenas finalidades específicas, ou seja, a de facilitar o processo de fiscalização por parte dos órgãos públicos.
Na esfera municipal, os principais livros exigidos são:
- Registro de Notas Fiscais de Prestação de Serviços.
- Registro de Contrato de Prestação de Serviços.
- Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências.
Na esfera estadual, os principais livros exigidos são:
- Registro de Apuração do ICMS.
- Registro de Inventários.
- Registro de Entrada de Mercadorias.
- Registro de Saída de Mercadorias.
- Registro de Controle da Produção de Estoque.
- Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência.
- Controle de Crédito do ICMS do Ativo Permanente — CIAP.
Por fim, na esfera federal, os principais livros exigidos são:
- Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).
- Registro de Inventário.
- Registro de Compras.
Livros Societários
São os livros exigidos pela Lei das Sociedades Anônimas descritos no art. 100 da Lei n. 6.404/76, ou seja, qualquer ato societário deve ser lavrado e registrado nesses livros. A exigência é válida tanto para empresas de capital aberto, quanto para empresas de capital fechado.
Os principais livros societários são:
- Livro de Registro de Ações Nominativas.
- Livro de Transferência de Ações Nominativas.
- Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas.
- Livro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas.
- Livro de Atas das Assembleias Gerais.
- Livro de Presença de Acionistas.
- Livro de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, se houver.
- Livro de Atas das Reuniões da Diretoria.
- Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.
Livros Trabalhistas
São aqueles exigidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e são os seguintes:
- Livro de Registro de Empregados.
- Livro de Inspeção do Trabalho.
Livros Contábeis
Os livros contábeis constituem a base para o registro dos fatos contábeis, ou seja, são a “plataforma” da escrituração. É neles que as operações contábeis da empresa ficam registradas, de acordo com todos os princípios e formalidades que são exigidos para a escrituração.
Assim, esse grupo de livros tem a característica principal de registrar todos os fatos administrativos que provocam variações no patrimônio da empresa.
Os principais livros contábeis são:
Livro Diário
Livro onde são registrados todos os fatos administrativos em sequência cronológica de acontecimentos, de forma a retratar o histórico da empresa. Ou seja, permite compreender a sequência de acontecimentos ocorridos na empresa.
É obrigatório por lei para todas as empresas (exceto MEI e produto rural) e deve conter:
- O termo de abertura.
- O Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).
- O Balanço Patrimonial.
- A Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL).
- O Demonstração do Resultado Abrangente (DRA).
- A Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC).
- Notas explicativas que esclareçam quais foram os critérios utilizados para avaliar o patrimônio.
- O termo de encerramento.
Lançamentos que não ultrapassem 30 dias poderão ser lançados de forma resumida no Livro Diário, desde que existam livros auxiliares de registro de todos os fatos.
Livro Razão
Esse livro é obrigatório para as empresas que têm o Lucro Real como enquadramento tributário. É um documento que registra as informações cronológicas das operações que constam no Livro Diário, ou seja, demonstra a movimentação analítica das contas.
Considerado o mais importante dos livros contábeis, é por meio dele que a empresa controla os saldos de cada uma das contas patrimoniais ou de resultado e é por meio dele, também, que são extraídos os saldos ao final do exercício. Por fim, com esses saldos será elaborado o balancete de verificação que dará origem ao balanço patrimonial e ao demonstrativo de resultado do exercício (DRE).
Em resumo, esse livro possibilita controlar o movimento de todas as contas da empresa de forma separada. Exemplo: bancos, fornecedores, contas a pagar, contas a receber. Com isso, cada registro efetuado no livro diário proporciona, no mínimo, a movimentação em duas contas do livro razão.
Livros Auxiliares do Razão
Existem outros livros, auxiliares do Razão, utilizados pelas empresas. Veja a seguir quais são:
Livro Caixa
É um livro auxiliar do Razão, sendo obrigatório para as empresas optantes pelo lucro presumido. Nesse livro, deve conter os registros de entradas e saídas no caixa da empresa, incluindo o resultado dessas movimentações.
Esse livro é utilizado para o lançamento de todas as movimentações que envolvam a entrada e a saída de dinheiro da empresa e, por isso, é um livro fundamental para a gestão das empresas, uma vez que permite verificar todas as movimentações financeiras do caixa da empresa.
Livro Auxiliar Contas Correntes
De escrituração facultativa, esse livro serve para auxiliar os registros do Livro Razão em relação aos controles dos direitos e das obrigações para terceiros se, por acaso, essas informações não estiverem contidas no Livro Razão.
Livro de Registro de Duplicatas
É um livro auxiliar, sistemático e obrigatório pela Lei n. 5.474/68 para todas as pessoas jurídicas que realizem vendas com prazo superior a trinta dias.
Esse livro poderá ser substituído por qualquer sistema mecanizado, desde que os requisitos previstos sejam devidamente observados.
Livro Registro de Serviços Prestados
É elaborado por empresas cujas atividades estejam submetidas à apuração do Imposto Sobre Serviço (ISS), para registrar os seus documentos contábeis.
Livro de Registro de Inventário
Também é um livro obrigatório para todas as empresas e registra o seu inventário, ou seja, as mercadorias disponíveis quando o Balanço Patrimonial é levantado, bem como suas respectivas quantidades e valores.
Com o advento da contabilidade eletrônica, os livros contábeis não precisam ser necessariamente impressos. Eles podem ser digitais e autenticados por meio do Sistema Público de Escrituração Digital.
E se a empresa não fizer a escrituração contábil?
Caso a empresa não faça a sua escrituração contábil mesmo sendo obrigada, ou a faça de forma errada, está sujeita e diversas penalidades, desde multas até sanções mais sérias, incluindo a impossibilidade de continuar suas atividades. Vai depender das particularidades de cada situação.
É fundamental que as empresas estejam em dia com suas obrigações junto ao Fisco. Isso traz tranquilidade ao empreendedor, evita sanções e ainda abre caminhos para uma série de oportunidades, desde a participação em licitações até a obtenção de crédito empresarial com maior facilidade. Por isso, busque um contador e cumpra essas obrigações.
Deseja auxílio para realizar a escrituração contábil do seu negócio? Entre em contato com empresas especializadas e solicite esse suporte.
1 – Assista ao vídeo Tudo que você precisa saber de Escrituração Contábil. Vídeo de apenas 10 minutos, bastante didático, com alguns exemplos.
Assim, ficou evidenciada a importância da escrituração contábil para as empresas, que se utiliza de diversos livros com finalidades específicas para que possam ser narrados todos os acontecimentos.
Portanto, podemos resumir que a grande finalidade da escrituração é a de registrar toda a história da empresa para que qualquer pessoa, a qualquer tempo, possa entender o processo evolutivo da empresa e, por isso, constitui-se um dos mais importantes controles necessários para uma gestão de excelência.
