A produtividade é uma busca constante para a maior parte das pessoas, especialmente no contexto empresarial. Mas afinal, como fazer com que ela se torne parte da cultura do negócio? Como garantir que o time seja efetivamente produtivo e não apenas ocupando o tempo todo, já que são coisas bem distintas? Saiba tudo sobre o assunto a seguir.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Afinal, o que é produtividade?
Todo empreendedor deseja uma equipe mais produtiva, mas o que isso significa? A produtividade pode ser definida como a eficiência no uso do tempo. Ela é mensurada pela qualidade e quantidade de tarefas realizadas dentro de um determinado período, os recursos empregados para isso e os resultados obtidos.
Assim, ser produtivo não significa estar ocupado constantemente, mas saber utilizar o tempo e os recursos disponíveis de forma adequada para alcançar o resultado desejado.
Gestão da produtividade
Os gestores precisam implementar a gestão da produtividade em seus negócios. Ela engloba todas as estratégias e táticas que são utilizadas para que o time de colaboradores se torne mais produtivo em suas tarefas.
Influencia diretamente nos resultados da empresa, uma vez que economiza a utilização dos recursos, orienta os colaboradores sobre como otimizar o uso do seu tempo e os ajuda a alcançar um desempenho melhor em suas atividades.
Como desenvolver uma gestão da produtividade?
Para desenvolver esse tipo de gestão na sua empresa, confira algumas orientações:
- Reveja a forma como os seus colaboradores estão sendo cobrados. Muitas empresas abriram mão do controle de jornada e trabalham apenas por produtividade, ou seja, o funcionário tem um prazo para entregar suas tarefas, independentemente de quantas horas vai trabalhar nisso. Não necessariamente isso funciona para todos os negócios. A ideia é repensar o modelo atual para analisar se ele faz sentido.
- Estabeleça metas para os seus colaboradores, que sejam desafiadoras e atingíveis ao mesmo tempo. Se possível, analise a possibilidade de definir metas personalizadas de acordo com cada funcionário, respeitando a sua individualidade. Isso vai fazer com que elas sejam mais realistas, além de elevar a motivação da equipe.
- Mapeie todos os processos que são realizados na empresa e procure identificar etapas desnecessárias para eliminá-las do fluxo de trabalho.
- Adote sistemas para automatizar procedimentos operacionais, de modo que os colaboradores não precisem dedicar seu tempo e energia em atividades que podem facilmente ser realizadas de maneira automática.
- Garanta que seu time tenha a infraestrutura e as ferramentas necessárias e suficientes para executar suas funções.
- Padronize o fluxo de trabalho e suas etapas, porém, de uma forma que faça sentido para as pessoas envolvidas nele.
Como promover a gestão da produtividade?
Uma vez que a empresa já conhece os mecanismos para desenvolver a gestão da produtividade, é necessário promovê-la, fazendo com que toda a equipe se engaje nessa causa. Para isso, existem algumas outras estratégias que podem ser implementadas:
- Invista na motivação dos seus funcionários! Para saber como fazer isso, é preciso conhecê-los, saber o que realmente funciona. Algumas pessoas se motivam com feedback positivo, outras com alguma bonificação e assim por diante.
- Implemente uma cultura sistemática de feedback.
- Estabeleça métricas para acompanhar, se possível, individualmente, a evolução do desempenho da equipe a partir do desenvolvimento da gestão da produtividade. Isso vai mostrar para todos os colaboradores como essa metodologia realmente trouxe resultados e contribuir com o seu engajamento.
- Invista na melhoria do clima organizacional da empresa.
- Realize apenas reuniões que forem necessárias.
- Ofereça bons benefícios para incentivar o seu time.
Vantagens e benefícios da gestão da produtividade
Investir em uma gestão focada no fomento da produtividade traz benefícios que, muitas vezes, vão além do que os empreendedores conseguem imaginar. Por exemplo:
- Permite o uso de um número menor de recursos para alcançar os mesmos resultados ou mesmo de alcançar resultados ainda melhores.
- Mantém a equipe motivada ao perceber que o seu desempenho está sendo aprimorado. Com isso, o ciclo da produtividade vai se perpetuando.
- Viabiliza uma redução significativa nos custos de produção.
- Melhora as taxas de retenção de talentos: bons profissionais gostam de trabalhar em negócios que favorecem a produtividade.
- Traz mais um diferencial competitivo para a empresa, aprimorando o seu posicionamento de mercado.
- A padronização dos fluxos e processos de trabalho facilita a integração e adaptação de novos profissionais que venham a se juntar à equipe no futuro.
Gestão do tempo
A produtividade está diretamente relacionada a outro elemento: o tempo. Chamamos gestão do tempo ou gerenciamento do tempo o processo por meio do qual o trabalho é organizado de modo a otimizar ou reduzir o tempo que o colaborador gasta para realizar cada uma das suas tarefas. Basicamente, a ideia é melhorar o aproveitamento do tempo de expediente.
Uma boa gestão do tempo deixa clara a diferença entre ser produtivo e estar ocupado constantemente, como mencionamos no início do artigo. O profissional que obtém o mesmo resultado em menos tempo está sendo mais produtivo do que aquele que se mantém atarefado por mais tempo.
O tempo e a gestão da produtividade
Esses dois fatores estão diretamente associados: um bom gerenciamento do tempo faz o colaborador se tornar mais produtivo porque ele saberá como direcionar seus esforços de maneira mais inteligente, priorizando atividades urgentes, sabendo quanto tempo “perder” com aquelas que são secundárias e mantendo o foco no resultado que precisa alcançar.
Existem alguns métodos que podem ser adotados especificamente para a gestão do tempo:
- Pomodoro: consiste em programar cinco minutos de pausa depois de 25 minutos de trabalho totalmente focado. Depois de quatro ciclos desses, faz-se uma pausa mais longa, de meia hora. A ideia é fazer algo que relaxe nessas pausas. Também é importante finalizar uma tarefa antes de iniciar a próxima.
- Kanban: é uma metodologia mais visual, já que agrupa as tarefas em quadros e divide-as por listas. Conforme as atividades vão sendo finalizadas, elas avançam no processo, transferidas para os próximos quadros. Aplicativos de gestão de tarefas como o Trello são uma boa representação do método Kanban.
- GTD: orienta a realização de cinco etapas para gerenciar o tempo: listar todas as tarefas que precisam ser realizadas; analisar cada uma delas para identificar se você precisa e pode executar uma ação ou se não estão ao seu alcance nesse momento; organizar as tarefas de acordo com o projeto ou contexto do qual ela faz parte; executar as tarefas e; revisar periodicamente essa lista para fazer as atualizações.
A empresa pode implementar um método ou então mostrar para os colaboradores todas as opções que existem para que cada um escolha o que julgar melhor para si e para o seu trabalho.
Como medir a produtividade?
Você só vai saber se a produtividade está melhorando se puder medi-la. Para isso, utilizamos os indicadores de produtividade, por exemplo:
Indicadores de qualidade
Comparam o resultado final com o padrão previamente estabelecido, por exemplo: se a empresa tem como meta entregar 85% das mercadorias no prazo, o indicador será justamente esse. Porém, supondo que a meta seja cumprida com exatidão, não se pode ignorar o que aconteceu com os 15% que ficaram de fora.
Indicadores de capacidade
São mais focados em aspectos quantitativos, ou seja, o quanto a empresa conseguiu produzir dentro de um período de tempo.
Indicadores estratégicos
São os indicadores que vão mensurar se os objetivos que a empresa definiu estão sendo alcançados, como, por exemplo, um aumento no faturamento, a redução de custos, a melhoria da imagem da marca e assim por diante.
Indicadores de lucratividade
O nome já revela: acompanham a dinâmica da lucratividade da empresa, como foco especial no lucro líquido.
Indicadores de competitividade
Comparam como a empresa está se saindo em relação aos seus concorrentes.
Indicadores de turnover
Mensuram a taxa de rotatividade dos colaboradores. Muitas vezes, quando esse número é alto, a causa está relacionada à ausência ou ineficácia da gestão da produtividade.
Gargalos de produtividade
Os gargalos de produtividade são aqueles pontos em que o fluxo não ocorre de acordo com o esperado, prejudicando todas as etapas que vêm depois deles. Para identificá-los, o melhor caminho é fazer o mapeamento de todo o processo para saber não apenas quais são os pontos de gargalo, mas qual a sua origem.
Depois disso, é importante aplicar propostas que possam quebrar esses gargalos e restaurar o fluxo como esperado. Para tanto, o primeiro passo realmente é identificar qual o gargalo e onde está o erro. Ele pode vir da mão de obra, do sistema que está sendo utilizado ou até da sequência que está sendo seguida nas etapas (às vezes, faz mais sentido trocar a ordem das tarefas).
As propostas de melhorias devem ser definidas em conjunto com os profissionais que estão passando por esse gargalo e, uma vez implementadas, precisam de um período para serem monitoradas. Depois, vai ser possível observar se o gargalo foi realmente resolvido ou não.
Quer saber mais sobre como melhorar a produtividade dentro do seu negócio e alcançar resultados ainda melhores? Continue aprendendo mais com a IPropose, um canal exclusivo para empreendedores que querem todas as informações em apenas um lugar!
A produtividade é importante para qualquer tipo de empresa, quer seja do comércio, de serviços ou da indústria. Trabalhar melhor, em menos tempo e entregar muito mais resultados é o sonho de qualquer empreendedor.
Veja a seguir o que preparamos para você aumentar seus conhecimento e começar agora mesmo a tornar a sua empresa mais produtiva.
01 – Oficina do Sebrae online e gratuita “Ferramentas de Gestão avançadas para o aumento da produtividade”. Essa oficina de 6 horas tem por objetivo elevar o conhecimento dos participantes nos princípios da filosofia Lean e da Gestão por Processos, bem como instrumentalizá-los com ferramentas de gestão avançadas, habilitando-os para implantar em suas empresas de forma a aumentar a produtividade tanto de seus processos produtivos como os administrativos.
02 – Vídeo do Canal do Sebrae Talks “Como conciliar a gestão do tempo e produtividade”. O vídeo vai te ajudar a entender como gerir melhor seu tempo e organizar suas metas, planos e tarefas. Saiba que quando se tem prioridades, metas e planos bem definidos, é possível organizar as atividades e encontrar tempo para tudo.
03 – Relatório de Inteligência do Sebrae “Gestão de produtividade nas empresas”. Quer saber como é possível tornar sua empresa mais produtiva? Então confira as seguintes questões no Relatório:
- O que é produtividade.
- Impactos da gestão de produtividade nas empresas.
- Conquistando equipes produtivas.
- Uso de indicadores.
- Como implementar melhores práticas produtivas.
- Ações recomendadas.
04 – Vídeo do Canal Ilustradamente “Como ter mais foco | A Técnica Pomodoro”. Assista ao vídeo e entenda de forma animada, que o método Pomodoro se resume em separar 25 minutos para fazer uma determinada tarefa. Assista o vídeo e comece aplicar hoje mesmo na sua vida e nos seus negócios.
05 – Vídeo do Canal do Sebrae São Paulo “Produtividade X Qualidade”. Nesse vídeo você aprende a otimizar os seus processos sem perder qualidade do seu trabalho.
06 – Vídeo do Canal Blog Abri Minha Empresa “Gestão do Tempo (11 Dicas Bem Simples Para Aumentar Sua Produtividade)”. Você vai ver nesse vídeo que a gestão de tempo é uma questão que muitas pessoas acabam não conseguindo trabalhar bem e, assim acaba afetando a produtividade no geral.
