A gestão de estoques é um pré-requisito para o sucesso de empresas do varejo. É esse trabalho que vai evitar a falta ou a sobra de itens, assegurar que esses itens cheguem às mãos do consumidor no momento certo, preparar a empresa para as movimentações sazonais que acontecem durante o ano, entre outras repercussões que impactam na sustentabilidade do negócio.
Confira um guia completo de gestão de estoques que todo empreendedor deve conhecer.
Veja sobre o que trataremos neste post:
O que são estoques e gestão de estoques?
Chamamos de estoques os conjuntos de itens, materiais e suprimentos que correspondem ao produto final da empresa, ou que são usados para produzir esse produto, ou até para suprir alguma necessidade do empreendimento. Inclusive, até mesmo os produtos inacabados fazem parte do estoque.
Já a gestão de estoques corresponde a todo o processo de planejar e implementar ações que controlem esses itens armazenados bem como toda a sua movimentação, levando em conta variáveis como espaço e tempo.
Ou seja, é por meio da gestão de estoques que o gestor pode garantir que não vai chegar uma quantidade de mercadorias maior do que aquela que o depósito comporta. Ou que o ponto de venda vai ser suprido de modo a não faltar o produto que o consumidor está buscando.
Como fazer o planejamento e controle de estoque?
No contexto da gestão de estoques, o planejamento e controle têm a função de gerar o máximo de lucro possível para a empresa, com o mínimo de investimento. O limite para isso é o nível de satisfação do cliente, ou seja, essa dinâmica de minimizar o custo e maximizar o lucro não pode ter um impacto negativo na experiência do consumidor.
Para que isso seja possível, existem algumas práticas que deverão ser aplicadas:
Estabelecer metas quanto ao tempo de entrega ao cliente
Basicamente, o cliente fica satisfeito quando tem acesso ao produto que deseja o mais rápido possível e com toda a qualidade. Por isso, é interessante que a empresa estabeleça metas no sentido de reduzir esse tempo de entrega em relação ao que pratica hoje.
Não existe um dado absoluto de qual é o tempo de entrega ideal, porque isso varia muito de acordo com o segmento. Porém, supondo que o tempo atual da sua empresa seja de dez dias: quanto é possível reduzir sem comprometer a qualidade?
Para alcançar esse tipo de meta, normalmente é preciso negociar com os fornecedores, substituir os fornecedores por outros que tenham uma agilidade maior, aumentar o número de colaboradores operando na área de estoque, adotar recursos tecnológicos para automatizar tarefas operacionais, entre outras medidas que podem ser tomadas pelo empreendedor.
Entender a rotatividade do estoque
O controle também está condicionado à rotatividade do estoque. Quanto maior for essa taxa, mais importante é para a empresa.
Porém, é preciso se ater aos detalhes: muitas empresas acabam fazendo a compra de mercadorias com os fornecedores em quantidades menores para elevar o giro de estoque. No entanto, essa é uma prática que pode elevar o valor unitário de cada item, o que vai contra a proposta de aumentar os lucros com o menor investimento.
Portanto, é preciso sempre aumentar a velocidade de rotatividade do estoque, mas buscando esse ponto de equilíbrio, sem perder de vista o objetivo principal do controle de estoque.
Identificar os níveis de flutuação dos estoques
Outro ponto essencial no planejamento e controle de estoques é identificar os níveis de flutuação com base nas variáveis que interferem nisso. Um dos fatores a ser considerado é a sazonalidade de determinadas mercadorias. Ou seja, elas são mais abundantes em determinadas épocas do ano do que em outras. A procura também tende a ser maior em certos períodos. Isso exige um planejamento bem consistente porque a empresa não pode perder o “timing” de fazer o pedido junto ao fornecedor.
Além da sazonalidade, o que também interfere na flutuação de estoque é a capacidade do próprio fornecedor de produzir o item em questão dentro de um determinado período. Quanto tempo ele leva para entregar a mercadoria depois do pedido feito? Com base nisso, com quanto tempo de antecedência a empresa precisa fechar esse pedido para evitar que a flutuação chegue a comprometer o consumidor final?
Esse entendimento é uma das chaves para a gestão de estoque ser bem-sucedida.
Definir a frequência ideal para abastecimento
A partir da análise de rotatividade e flutuação de estoque, você vai saber qual é a frequência ideal para abastecimento de cada item. Para isso, sempre deverá levar em conta as duas extremidades dessa cadeia: o tempo que o fornecedor leva para entregar o produto (seja por questões de sazonalidade ou da sua própria capacidade produtiva) e como o cliente consome essa mesma mercadoria.
Pode-se dizer que, ao encontrar a frequência ideal para abastecimento, o empreendedor resolveu boa parte dos seus problemas de estoque, como:
- O consumidor vai ter sempre o seu produto em mãos no tempo esperado.
- Os itens não vão se acumular no armazenamento perdendo o seu valor.
- Não vai haver desgaste com os fornecedores por não ter feito o pedido com a antecedência adequada.
Definir o volume financeiro a ser mantido a título de estoque global
Basicamente, essa definição trata-se de determinar qual o valor do capital de giro que vai ser disponibilizado para o setor de estoques, para manter o estoque global. Obviamente, o fator mais importante para estabelecer o volume financeiro é o quanto de dinheiro a empresa tem disponível para não desequilibrar o seu orçamento. Entretanto, nessa etapa, também devem ser levadas em conta as condições de financiamento que o fornecedor propõe.
Inclusive, é sempre bom lembrar que o fornecedor não deve ser escolhido apenas pelo valor do produto, mas também por outros fatores. Um deles é a condição de pagamento. Muitas vezes, o fornecedor X pode ter até um valor um pouco mais elevado, mas sua opção de financiamento é mais atrativa para a manutenção do estoque global.
Ferramentas para o controle de estoque
Existem ferramentas de análise que ajudam a manter o estoque sob controle porque trazem dados e insights úteis sobre a sua movimentação. Com base nisso, o empreendedor pode ir readequando a sua estratégia de gestão de estoque, para que se aproxime cada vez mais do objetivo principal.
Inventário de estoques
O inventário de estoques consiste em uma relação completa com todas as mercadorias armazenadas em estoque. Porém, vai além de simplesmente listá-las: classifica os produtos, registra toda a movimentação de entradas e saídas, pode apontar a deterioração de itens (seja por vencimento do prazo de validade, quebra e outros problemas), entre outros detalhes. A ideia é que o inventário ofereça uma visão ampla e, ao mesmo tempo, detalhada sobre o estoque, para que o gestor tenha dados palpáveis nos quais se basear.
Para que o inventário de estoques cumpra seu papel, ele deve ser realizado com certa frequência, que será determinada por cada gestor. A recomendação é inventariar uma vez por mês. Isso garante um tempo adequado para que as movimentações aconteçam de forma natural, porém, não é um intervalo grande demais para que os problemas se tornem uma bola de neve.
Curva ABC
A curva ABC é um método de análise do estoque que consiste em verificar como é a participação de cada item na receita da empresa. A teoria diz que, em média, 20% a 30% dos materiais que estão estocados correspondem a 80% do capital investido. Ou seja, uma pequena quantidade de mercadorias detém a maior parte do valor financeiro da empresa.
Ao classificar os itens do estoque dentro dessa perspectiva, o empreendedor consegue identificar quais são os produtos prioritários de acordo com o seu valor. Assim, é possível traçar estratégias específicas para melhorar a sua taxa de rotatividade.
Comparativo de vendas X estoque existente
Comparar quantos produtos da categoria X foram vendidos em um determinado período com o total disponível em estoque vai trazer clareza em relação a algumas questões importantes:
- Os estoques seguem a previsão de venda do período ou são abastecidos sem pensar nesse critério?
- Se está sobrando uma grande quantidade de itens, a falha está no setor de vendas ou no setor de compras da empresa?
- A área de vendas está devidamente integrada com a gestão de estoque?
Lote econômico
A aplicação do conceito de lote econômico significa identificar qual a quantidade certa de itens que devem ser adquiridos para repor o estoque, de modo que o custo de aquisição e de estocagem seja o mínimo. Mais uma forma de colocar em prática a ideia de obter o maior lucro com o menor investimento.
Processamento de pedidos
Essa é a etapa da gestão de estoques responsável por receber o pedido, processar, verificar disponibilidade em estoque, separar e expedir.
Nessa área, a tecnologia é uma grande aliada: existem softwares disponíveis no mercado que fazem essa preparação e transmissão automática de dados, além de serem interligados ao controle de estoque para dar baixa instantaneamente. Isso reduz o índice de erros e otimiza o tempo de realização da tarefa.
Nível de serviços ao cliente (SLA)
Por fim, o SLA é mais uma ferramenta indispensável, uma vez que é um contrato no qual se estabelece de forma clara quais são os direitos e os deveres de cada parte envolvida na transação. O SLA firmado entre a empresa e o fornecedor é uma forma de garantir que as entregas sejam cumpridas, dentro de prazos determinados, evitando a ruptura de estoque.
A gestão de estoques é uma importante função estratégica que, além de controlar procedimentos internos, também atua no nível de satisfação do consumidor e, consequentemente, no posicionamento da empresa.
O estoque pode ser a causa e a solução dos problemas de seu negócio. Muitos empreendedores nem imaginam isso. Outros sabem, mas não tem ideia do que fazer para começar a organizar. Por isso, procurar ajudar é muito importante nessas horas!
Veja abaixo o que separamos para você:
01 – Vídeo 01 do Sebrae “Gestão de Compras e Estoques”, onde você conhecerá a Gestão de Compras e Estoque e aprenderá a importância destes itens que auxiliam no planejamento e administração do negócio, possibilitando aumentar a produtividade e reduzir os custos.
02 – Vídeo 02 do Sebrae “Administração – Controle de Estoque”, onde você aprenderá como não perder vendas por não administrar corretamente o estoque dos seus produtos.
03 – Vídeo 03 do Sebrae “A Como fazer o CONTROLE DE ESTOQUE da minha empresa”.
04– Vídeo 04 do Blog Abrir Minha Empresa “CONTROLE DE ESTOQUE (GESTÃO DE ESTOQUE) | 7 Dicas BEM Práticas para Gerenciá-lo do Jeito Certo!”
05 – Ebook Sebrae “Gestão de Estoques”.
06 – Ebook Sebrae “Gestão de Estoques para o Varejo”.
07 – Curso Sebrae gratuito e online “Mantendo o estoque em dia”
Nesse curso de 3 horas, você vai entender como um bom gerenciamento de estoque pode aumentar o lucro da sua empresa ao fornecer o exato controle do fluxo dos seus produtos e aprenderá como manter o seu estoque organizado e otimizado. O curso possui os seguintes módulos:
- Estoque – O que é? Por que é preciso controlá-lo?
- Organização física do estoque.
- Codificação do estoque.
- Giro de estoque.
- Técnicas de controle de estoque.
- Sistema ABC.
- Inventário de estoque.
Percebeu que o Sebrae é um excelente parceiro nessas horas e, além dos cursos, possui consultorias específicas para cada caso com valor de investimento que cabe no bolso da sua empresa? Portanto, não perca mais tempo e procure o Sebrae mais próximo! A I Propose também pode te ajudar muito nessas questões. Visite nossa página inicial e veja de que forma poderemos te ajudar!
