Atualmente, são muitas as empresas que possuem veículos próprios ou um serviço terceirizado responsável pelas suas entregas e coletas. Chamadas frotas, elas precisam ser monitoradas e corretamente administradas por um serviço de gestão de frotas e transportes.
Para facilitar e tornar eficiente o processo logístico de uma empresa, a gestão de frotas é extremamente importante. Mas você sabe o que é a frota em si? Vamos lhe explicar.
Veja sobre o que trataremos neste post:
A frota é um agrupamento de um meio de transporte comandados por um gestor, não precisando ser exclusivamente feita de caminhões. Uma empresa com uma pequena quantidade de veículos de frota já pode adotar os serviços de uma gestão de frotas e transportes.
Existem alguns tipos de frotas que são utilizadas pelas empresas, sendo as principais:
Frota comercial: com o objetivo de atender os setores da empresa, com o transporte de colaboradores e entrega de materiais e produtos. Geralmente estas frotas são compostas por ônibus e vans.
Frota de entregas: sendo uma das mais comuns, as frotas de entrega realizam entregas pelas cidades para eventuais clientes.
Frota de caminhão: para produtos de maior porte ou grande quantidade e, também, longas distâncias, as frotas de caminhão também realizam entregas.
Qual a importância da gestão de frotas e transportes?
Para que uma empresa possua total controle e capacidade de gerenciar as frotas internas, é necessária a gestão de frotas.
Esta área se responsabiliza pela parte estratégica e operacional de modo a garantir eficiência das frotas. A gestão pode ser dividida em três partes:
- Gestão de ativos: a gestão da própria frota, no caso os seus veículos. São analisadas as condições dos veículos e são feitas manutenções preventivas para evitar imprevistos e problemas com a frota.
- Gestão de insumos: gestão de combustível e outros insumos necessários para o funcionamento da frota. Este controle se faz necessário, pois, sem o controle correto de custos isto pode impactar na geração de lucros.
- Gestão do comportamento: gestão focada nos colaboradores responsáveis por manusear os veículos, os motoristas. O comportamento dos colaboradores na estrada precisa ser monitorado para evitar acidentes e garantir, também, um descanso adequado.
Outras funções
A gestão de frotas também possui a função de analisar qual o melhor tipo de veículo para a frota da sua empresa, com base nos serviços e tipos de entrega e transporte que ela precisa realizar.
Sua atuação nas empresas é muito importante, auxiliando a manter todos os processos em relação à frota em total controle e funcionamento. Uma boa gestão consegue prevenir multas e acidentes, economizar tempo, aumentar a produtividade e trazer maior eficiência aos motoristas.
Tecnologia na gestão de frotas
A tecnologia é grande aliada nesta gestão. Os gestores de frota possuem o auxílio de plataformas que ajudam na coleta de dados para realizar uma melhor tomada de decisão. O uso de plataformas, ao invés de planilhas, agiliza e facilita o controle dos dados e informações.
O uso de plataformas permite o acesso das informações em tempo real, permitindo com que o gestor saiba os desvios de rota que podem ocorrer, problemas com a carga e o desempenho geral dos motoristas.
Este monitoramento agiliza em decisões que podem prevenir imprevistos e garantir melhor segurança dos condutores, da carga e dos transportes.
Redução de gastos
Uma boa gestão de frotas é muito importante para controlar os gastos da frota, seja com combustível, manutenção ou quaisquer outros gastos. Com um gestor de frotas aplicando medidas para reduzir os custos com frotas, é possível investir em outros setores com a economia realizada.
O resultado final e a satisfação do cliente também são impactados positivamente pela gestão de frotas, com todos os pontos de manutenção e comportamento dos motoristas monitorados, é possível garantir as entregas no prazo e com segurança, gerando a satisfação do cliente.
Desafios e problemas na gestão de frotas
Como podemos ver, este tipo de gestão envolve um nível alto de complexidade e responsabilidade, por isso podem acontecer diversos desafios que, se não administrados corretamente, podem gerar problemas. Vejamos alguns deles:
Fazer um bom rastreamento dos veículos da frota
As frotas maiores e mais pesadas como os caminhões geralmente realizam longas viagens pelo país, podendo ir de um estado para outro bem distante. O desafio está na administração e monitoramento destes veículos
A solução é utilizar um software de rastreamento GPS em tempo real ou o uso de dispositivos telemáticos que possuam integração com a plataforma de gestão do gestor de frotas, permitindo um melhor controle da posição destes veículos.
Manter a redução de custos
Com valores altos de combustível e, também, de outros insumos, outro desafio está na redução de custos das frotas. Os custos com manutenção e compra de veículos pode ser até mesmo inviável para algumas empresas, necessitando da contratação de frotas terceirizadas.
A análise de dados e comportamento dos motoristas na direção se torna crucial para a economia de combustível, que pode se tornar um imenso gasto, se não controlado corretamente.
É preciso definir metas de entrega e estimular os condutores (algumas vezes com comissões) a tomarem as melhores rotas com base no consumo de combustível e segurança na direção. Assim, se garante uma melhor qualidade na entrega e evita altas despesas.
Dedicação na parte estratégica
Com tantas funções simultâneas de monitoramento de veículos e condutores, coleta de dados e gerenciamento da frota, o gestor pode ficar sobrecarregado nestas funções e não conseguir conciliar com as funções estratégicas.
O tempo gasto somente com estas funções, deixa como segundo plano o controle das despesas, causando uma bola de neve que pode causar prejuízos financeiros.
Por conta disto, as empresas podem optar por um serviço terceirizado da gestão, com uma boa equipe de gestores que irão exercer com excelência as suas funções.
Erros que podem ocorrer na gestão de frotas
Algumas vezes, por falta de planejamento adequado e por foco centrado em algumas funções esquecendo outras pendências, o gestor pode cometer alguns erros ao realizar a gestão de frotas.
É preciso muito cuidado e atenção na hora da gestão, caso contrário, erros como estes podem ocorrer:
Não dar atenção necessária a taxas e tributos
É necessário se atentar para taxas e tributos em relação aos veículos da frota. Irregularidades nas documentações dos veículos podem gerar multas, dificuldade de gerar os documentos de transporte, problemas no registro e qualificação das cargas, dentre outros.
Estes problemas irão resultar em atrasos nas entregas, dificultando todo o processo logístico. O uso das plataformas de gestão para este tipo de problema é recomendado para calcular dados como IPVA, ICMS e outras taxas necessárias.
Não possuir condutores qualificados
Desde que se inicia a entrega, a responsabilidade da carga e do veículo da frota fica por responsabilidade do condutor.
Um motorista que não tenha recebido treinamento e instruções pode dirigir com conduta inadequada, podendo causar acidentes ou danificar a carga pelo mal transporte e manuseio.
Funcionários que possuem treinamento se tornam mais eficientes e com conduta correta de entrega, resultando em entregas eficientes com o produto intacto e veículo sem avarias.
No caso de uma frota própria da empresa isto se torna mais fácil, porém em uma frota terceirizada este processo pode ser mais lento ou complicado, para contornar isto é necessário o monitoramento dos condutores para instruí-los corretamente.
Não se atentar com a vida útil das peças dos veículos
Pneus, freios, amortecedores e baterias precisam ser constantemente monitorados para que seja feita a troca no período correto.
A falta da troca destes itens no período correto pode fazer com que os veículos fiquem indisponíveis para uso em momentos de entrega, comprometendo todo o serviço. A criação de um planejamento de renovação auxilia a evitar imprevistos e manter a vida útil dos veículos.
Realizar a manutenção preventiva também é recomendado, pois, um problema em um veículo de frota em lugares distantes e em percurso aumenta os custos com manutenção e atrasa os períodos de entrega, causando um prejuízo muito maior.
A orientação para que os motoristas listem os eventuais problemas nos veículos e monitoramento do estado dos componentes veiculares é importante para que possa ser feita a manutenção preventiva da frota.
Dicas essenciais na gestão de frotas
Agora que você já conhece as funções, a importância, os desafios e os erros que podem ocorrer na gestão de frotas, iremos dar duas dicas extras para uma gestão de frotas eficiente e de qualidade, acompanhe:
- Faça a previsão dos gastos gerais: com tantos gastos e despesas que podem ocorrer, é interessante que seja feita a previsão das despesas mensais. Manutenções preventivas, trocas de peças e custos com combustível podem ser previstos e utilizados como meta de gastos mensal. Identifique os problemas que eventualmente podem acontecer e com que frequência acontecem, isto facilitará na administração do orçamento disposto para as frotas.
- Defina os conhecimentos que os motoristas precisam ter: como a responsabilidade da entrega passa a ter na sua maior parte o controle dos condutores da frota, é importante que se faça uma avaliação dos motoristas contratados. Faça uma análise de quais outros critérios específicos os motoristas devem ter para garantir a qualidade e segurança das entregas.
O que nós propomos para você
Neste artigo vimos a importância de uma boa gestão de frotas para uma empresa. Administrar uma frota requer atenção aos dados, controle de custos e monitoramento constante da frota para que os produtos entregues pela empresa cheguem sempre com qualidade ao cliente.
Veja a seguir o que preparamos para você se aprofundar ainda mais no assunto e começar a fazer uma gestão eficaz da frota da sua empresa.
Boletim de Tendências
Boletim de Tendências do Sebrae sobre “Gestão de Frotas”.
Nesse relatório de 5 páginas, você vai lê sobre as vantagens do gerenciamento sustentável de frotas, práticas sustentáveis bem como conhecer alguns casos de sucesso.
Para baixar o relatório, você precisa fazer seu cadastro no Sebrae. É simples, rápido e o Sebrae cuida muito bem dos seus dados pessoais! Além disso, poderá acessar muitos outros materiais disponíveis no site.
Planilha
Planilha gratuita no Canal do Sebrae Talks “Planilha de controle de frete e logística? O Sebrae tem para a sua empresa!”.
Essa planilha permite o acompanhamento de todos os fretes diários e mensais realizados, além de organizar informações sobre as trocas e manutenções da frota, com relatórios financeiros e logísticos da empresa para melhor interpretação dos resultados.
