A desorganização financeira é uma das principais razões que levam à falência dos negócios. Afinal, quando a empresa não tem uma boa saúde orçamentária pode, facilmente, tornar-se insustentável. A gestão de recebíveis é um aspecto essencial nesse cenário, uma vez que garante um planejamento mais preciso do fluxo de caixa. Saiba mais sobre isso a seguir.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Gestão de recebíveis: o que é e qual a sua importância?
Chamamos de gestão de recebíveis o processo de controlar de forma eficiente tudo aquilo que a empresa tem a receber, independentemente do método, ou seja: boletos que estão em aberto, cheques a serem descontados, cartão de débito ou crédito, transferência programada e outros.
A importância da gestão de recebíveis está na possibilidade de planejar o futuro dos negócios com mais assertividade. Afinal, o empreendedor sabe exatamente qual valor deve entrar em caixa e quando isso vai acontecer, podendo programar os investimentos de acordo com essas informações, sem dar um “passo em falso”.
Como fazer uma boa gestão de recebíveis?
Para uma gestão estratégica da sua carteira de recebíveis, você pode adotar algumas dicas:
- Acompanhe de perto os seus recebíveis: parece óbvio, mas acredite, nem sempre é! Você precisa saber exatamente qual é todo o crédito que tem a receber, de qual cliente, por qual meio de pagamento e com qual data. Esse monitoramento é a primeira estratégia adequada para uma boa gestão.
- Crie políticas que incentivem o pagamento antecipado dos seus clientes.
- Ao identificar clientes inadimplentes, dê início ao processo de cobrança (vamos detalhá-lo mais a frente).
- Observe se a precificação dos seus produtos ou serviços está correta. Esse é um ponto importante para aumentar as chances de que os pagamentos aconteçam a contento.
- Acompanhe de perto a taxa de retenção de clientes, especialmente se o ciclo de vida do seu produto ou serviço estimula a recompra constante. Quando essa taxa cai, pode ser interessante reavaliar o preço ou as condições de pagamento que estão sendo oferecidas.
Ciclo de cobrança
A cobrança está intrínseca à gestão de recebíveis. Infelizmente, nem todos os clientes farão sempre os pagamentos de acordo com o esperado espontaneamente, por isso, a empresa precisa ter estratégias bem elaboradas nesse sentido.
O ciclo de cobrança é o nome dado à forma como a empresa organiza as suas cobranças em etapas bem definidas, começando muito antes de um pagamento sequer estar atrasado.
Observe um modelo a título de exemplo:
- Etapa 01: Análise e aprovação de crédito para o cliente.
- Etapa 02: Primeira cobrança – antes mesmo do vencimento, a empresa faz um contato com o cliente para lembrá-lo sobre a data de pagamento.
- Etapa 03: Segunda cobrança – quando o pagamento já está atrasado, mas em menos de 30 dias. A empresa entra em contato novamente com o cliente.
- Etapa 04: Terceira cobrança – quando o pagamento está atrasado há mais de um mês, mas a empresa ainda tenta uma terceira cobrança amigável.
- Etapa 05: Quarta cobrança – se o cliente permanecer inadimplente, a empresa opta por acioná-lo judicialmente.
Lembre-se: esse é apenas um modelo. A ideia é que a empresa construa o seu ciclo de cobrança conforme as suas próprias políticas.
Processo de cobrança
Dentro desse ciclo, a empresa vai adotar alguns procedimentos padronizados para cobrar o cliente: eles compõem o processo de cobrança. Esse processo pode ser administrativo, extrajudicial ou judicial.
O processo de cobrança administrativo é aquele que acontece internamente, apenas entre a empresa e o cliente. Aqui, estão incluídas as datas nas quais a empresa deve entrar em contato com esse consumidor para cobrar, quais tipos de acordo pode tentar estabelecer, qual abordagem deve ser utilizada e como proceder de forma geral.
O processo extrajudicial precisa ser executado quando apenas a cobrança administrativa não traz o resultado esperado. Nesse caso, a dívida em questão pode ser protestada pelo Cartório de Protesto de Títulos.
Por fim, quando nada disso é suficiente para que o pagamento seja efetuado, entra em cena o processo de cobrança judicial. Uma terceira parte é envolvida no contexto, o juiz que irá julgar a sentença.
Políticas de crédito na gestão de recebíveis
Com a elevação das taxas de inadimplência, as empresas têm buscado cada vez mais alternativas para evitar o desfalque do caixa provocado por essa falta de pagamento. As políticas de crédito consistem em um conjunto de critérios que a empresa estabelece e que vão determinar se aquele cliente vai ter o seu crédito concedido ou não.
Você percebeu que o ciclo de cobrança começa exatamente nessa etapa de análise de crédito? Isso não é por acaso! Afinal, um cuidado especial dedicado nessa fase pode minimizar as chances de inadimplência, uma vez que serão incluídos na carteira da empresa clientes com maior propensão a pagar corretamente, com base em seu histórico financeiro e de relacionamento com o mercado.
O objetivo da política de créditos, portanto, é formar uma carteira de clientes mais assertiva no ponto de vista da pontualidade dos pagamentos, reduzindo os riscos de inadimplência. As empresas que não adotam esse tipo de estratégia, ou mesmo que não têm um processo de cobrança bem organizado, acabam tendo um número muito maior de clientes inadimplentes.
Como estabelecer uma política de crédito?
Um dos principais objetivos de qualquer empresa é o de estabelecer uma política de crédito que viabilize a construção de bons negócios. Para isso, há uma série de critérios que devem ser considerados nesse sistema.
Cadastro Positivo
O Cadastro Positivo é uma espécie de currículo financeiro do cliente. Ali, constam todas as informações sobre como ele tem se relacionado no mercado, se está com dívidas em aberto, por quanto tempo seu nome ficou negativado, se ele é pontual ou não nos seus pagamentos, entre outros dados. É bem importante incluir esse cadastro na política de crédito, porque ele fornece informações relevantes e que podem servir como um ótimo ponto de partida.
Perfil do cliente
A sua política de crédito deve ser bem equilibrada, ou seja, deve proteger a empresa de possíveis inadimplências, mas também estar de acordo com o perfil do cliente que busca o seu produto ou serviço. Afinal, de nada adianta estabelecer uma política que não aprove ninguém! Portanto, conhecer o seu público é fundamental.
Cs do Crédito
Os 5 Cs do crédito são conceitos do mercado financeiro que a sua empresa pode incorporar à sua política. São eles:
- Caráter: diz respeito à obrigação moral com a qual o indivíduo se compromete. Quem possui esse senso de obrigação mais elevado, tende a ser um pagador melhor.
- Capacidade: um conceito mais prático e objetivo, uma vez que se refere à capacidade financeira que o cliente tem de arcar com aquela dívida.
- Capital: é centrado nas condições financeiras do cliente de forma geral e não apenas em relação a uma dívida em específico.
- Condições: considera as variáveis gerais às quais a economia está suscetível quando o crédito é concedido. Ou seja: quais são as previsões do mercado?
- Colateral: são as garantias que o cliente pode oferecer para pagamento do crédito contraído.
Ajustes
Se a sua empresa nunca teve uma política de crédito e vai estabelecê-la pela primeira vez, é fundamental acompanhar os resultados e fazer os ajustes necessários. Para isso, determine quais métricas serão acompanhadas, como a taxa de redução da inadimplência e a taxa de aumento de novos negócios, por exemplo.
Coloque no papel
A política de crédito precisa ser oficialmente estabelecida. Assim, crie um manual com todos os critérios que ficaram definidos e reúna a sua equipe para explicar em detalhes sobre como vai funcionar.
Mesmo com a política de crédito existe algum risco financeiro? Sim, infelizmente, não há como garantir totalmente que todos os clientes farão os pagamentos de acordo com o esperado. Porém, não há dúvidas de que esse método traz muito mais assertividade para os negócios desse ponto de vista.
Política de recuperação de clientes: como construir?
O fato de um cliente estar inadimplente, não significa que ele deva ser “descartado” pela empresa. Pelo contrário, pode ser interessante recuperar esse cliente e fazer com que ele volte a negociar com a empresa de maneira mais saudável. Para instituir uma política de recuperação de clientes eficiente, considere o seguinte:
- Sempre baseie seu contato com os clientes no diálogo amigável. Mesmo nas cobranças, jamais assuma um tom alterado e procure compreender as razões que podem existir por trás da inadimplência.
- Submeta esses clientes já “antigos” à sua nova política de crédito para a efetivação de novas negociações.
- Mantenha o seu banco de dados de clientes sempre atualizado.
- Esteja aberto a ouvir a proposta de renegociação do cliente, sempre com o foco de chegar a um denominador comum para ambos os envolvidos.
Se a sua empresa ainda não investe em uma boa gestão de recebíveis, que começa pela política de crédito, comece a pensar nisso de imediato! Aquele problema financeiro que você não consegue identificar pode estar exatamente nisso.
Para começar do zero a elaborar essas políticas, entre em contato com empresas especializadas que vão poder te ajudar!
