Existem diferentes metodologias de gestão que podem ser implementadas em uma empresa de acordo com os seus objetivos e necessidades. A gestão por processos é uma delas e se relaciona diretamente aos procedimentos que são realizados internamente no empreendimento, com o intuito de maximizar a sua eficiência. Quer saber mais sobre esse modelo de gestão? Descubra mais neste artigo!
Veja sobre o que trataremos neste post:
O que é um processo de negócio?
Um processo de negócio é um procedimento realizado de forma recorrente na empresa, composto por etapas e atividades previamente estabelecidas, e que busca um resultado específico. Esse resultado pode ou não estar diretamente relacionado ao produto ou serviço que a empresa oferece ao seu cliente.
Existem três tipos de processos de negócio: os primários (que estão diretamente vinculados ao produto ou serviço), os de suporte (que não estão diretamente vinculados ao produto ou serviço, mas que dão apoio a ele) e os de gerenciamento (que coordenam os outros dois).
O que é a gestão por processos?
Chamamos de gestão por processos aquela que parte do princípio de que todos os processos da empresa precisam funcionar não apenas individualmente, mas também em conjunto. De acordo com essa metodologia, essa sinergia entre os procedimentos é a única forma de maximizar a sua performance e garantir que a empresa obtenha os melhores resultados.
Tipos de gestão por processos
Essa categoria de gestão pode ser implementada de maneiras diferentes, uma vez que existem tipos distintos de gestão por processos, sendo os principais:
- Mapeamento de processos: nesse caso, todos os processos da empresa são mapeados e representados graficamente. A partir disso, são analisadas as formas como eles se relacionam, como uma falha identificada no mapa do processo B, por exemplo, pode ser consequência de uma ineficiência no processo A.
- Tempo: na gestão por processos, orientada pelo tempo, o objetivo é reduzir ao máximo o tempo total de duração de cada processo, aumentando a agilidade do fluxo entre eles.
- Melhoria contínua: nesse tipo de gestão, o foco é o aprimoramento contínuo de todos os processos da empresa, independentemente de serem identificados erros ou não.
- Qualidade: o foco é maximizar a qualidade de todos os processos, para isso, normalmente se utiliza o Procedimento Operacional Padrão (POP).
Gestão por processos x gestão de processos
Quando falamos e estudamos esse segmento, é importante prestar atenção nessas pequenas palavras que modificam todo o significado. Enquanto a gestão por processos traz essa visão integrada entre os procedimentos que são realizados na empresa, a gestão de processos engloba as práticas realizadas para mapear e aprimorar os processos da empresa.
Pode-se dizer que a gestão de processos olha para um único processo buscando melhorá-lo, enquanto a gestão por processos busca essa visão do todo. No entanto, embora diferentes, elas estão interligadas, conforme você vai perceber ao longo desse post.
Vantagens da gestão por processos para a empresa
Assim como em outros modelos de gestão, a gestão por processos agrega benefícios para a empresa que a adota, tais como:
- Identifica a lógica de conexão entre os processos e isso permite a sua melhoria. Afinal, a ineficiência observada em um processo, muitas vezes pode ser consequência da falha que foi cometida em outro.
- Aumenta a produtividade e a eficiência da equipe.
- Ajuda a empresa a atingir os seus objetivos estratégicos em menos tempo.
- Reduz os índices de retrabalho e de desperdício de recursos.
- Constrói as bases para que a empresa possa se dedicar a metas maiores e mais ousadas.
- Aumenta a eficiência da gestão de processos.
- Otimiza processos ineficientes ou identifica a possibilidade de eliminar processos dentro do fluxo geral de trabalho.
Etapas da gestão por processos
A gestão por processos costuma ser organizada e subdividida nas seguintes etapas:
- Organização geral: consiste em um levantamento de todos os processos que compõem a empresa, se possível, já estabelecendo nexo de causalidade ou outro tipo de correlação entre eles. Se a empresa já tem uma gestão de processos em curso, nessa etapa também podem ser anexados os mapas e diagramas de processos.
- Identificação do fluxo: com essas informações em mãos, cabe ao gestor identificar qual é a sequência mais lógica que deve ser seguida entre esses processos, a fim de reduzir gargalos de produtividade e aumentar a agilidade. Caso essa sequência ideal não seja a que é adotada atualmente, será necessário conduzir a mudança.
- Teste: se houve mudança na sequência dos processos, a próxima etapa é fazer um teste para averiguar se esse novo fluxo realmente fez mais sentido e resolveu problemas de produtividade, eficiência e agilidade.
- Monitoramento: assim como em qualquer gestão, depois da implementação de uma nova mudança, é necessário monitorar a sua assertividade com base na análise de métricas e indicadores.
- Aprimoramento: com os dados dos indicadores em mãos, a gestão por processos poderá ser constantemente aprimorada! Para isso, além das métricas, também é importante ouvir o feedback dos colaboradores que estão diretamente envolvidos nesses processos.
Indicadores de desempenho na gestão por processos
Os indicadores de desempenho a serem observados dependem diretamente dos objetivos que foram estabelecidos, por isso, eles podem variar. Os mais comuns são:
- Indicador de produtividade: para verificar se houve melhora na qualidade do processo em relação aos recursos que são dedicados para ele.
- Indicador de eficiência: mensura a eficiência do processo, ou seja, quanto ele produziu e em quanto tempo.
- Indicador de eficácia: aponta o grau de assertividade dos processos após as mudanças.
É fundamental escolher o indicador correto, que vai mostrar dados condizentes com o objetivo da gestão.
Gestão por processos e tecnologia
Nos dias de hoje, a tecnologia é um fator condicionante para uma gestão por processos realmente eficazes. Por meio de softwares de gestão especializados, é possível visualizar de forma precisa e simultânea, o andamento de todos os processos da empresa, observando que a eficiência ou a ineficiência de um processo pode impactar em outro. Os recursos tecnológicos permitem a coleta de dados que não poderiam ser obtidos manualmente, tornando a gestão ainda mais assertiva.
Como fazer a gestão de processos?
Quando a empresa tem uma gestão de processos bem consolidada, a sua gestão por processos automaticamente se torna mais eficiente. Isso porque ela já vai ter informações bem exatas sobre cada um dos processos individualmente, bastando analisá-las em conjunto.
Para fazer a gestão de processos, o primeiro passo é identificar e mapear os processos da empresa. Para isso, primeiramente é preciso listar quais são os processos e se dedicar ao mapeamento de cada um separadamente. O mapeamento exige uma observação bem atenta e criteriosa para que nenhuma etapa ou atividade passe sem ser registrada. Além disso, também é importante conversar com os colaboradores envolvidos no processo para garantir uma visão mais exata de quem realmente executa na prática.
Em seguida, esse levantamento vai ser representado graficamente, em fluxogramas que desenham de que forma o processo acontece.
Um bom mapeamento de processos também considera as pessoas e os recursos envolvidos para, posteriormente, manejá-los de forma adequada.
Toda empresa deve investir na gestão de processos pelos seguintes motivos:
- Entender de fato quais são os processos que acontecem dentro da empresa, visto que muitos gerentes e até mesmo empreendedores não têm essa visão e, por consequência, não sabem como propor melhorias.
- Construir uma base sólida para que a gestão por processos possa ser realizada.
- Identificar e solucionar os gargalos de produtividade, de modo que a equipe possa produzir mais e com menos recursos, maximizando os lucros da empresa.
- Reduzir o tempo de ociosidade dos colaboradores.
- Tornar os processos mais fluidos e menos burocráticos.
Para melhorar os processos e aumentar a produtividade, o único caminho possível é o mapeamento detalhado e, a partir dele, uma análise criteriosa que vai embasar as sugestões de aprimoramento. Nessa fase, também vão surgir possibilidades de automatização de tarefas que, atualmente, são feitas de forma manual: um passo bem importante para elevar a eficiência.
Práticas da gestão de processo
As práticas da gestão de processos precisam ser implementadas para que o empreendedor tenha maior controle. São as seguintes:
- Arquitetura: é a observação da estrutura processual que a empresa tem dentro dos seus departamentos.
- Mapeamento: mapeamento individual e detalhado de cada processo, conforme explicado anteriormente.
- Padronização: o gestor responsável vai propor mudanças a serem adotadas a fim de padronizar a forma como os processos serão executados. Além de facilitar a organização, isso também é importante para manter um padrão de qualidade.
- Modelagem: é a representação gráfica de como o processo vai funcionar a partir das mudanças e padronização propostas.
- Transformação: como as mudanças vão ser aplicadas na prática.
- Controle: o gestor vai precisar controlar se as mudanças realmente estão sendo adotadas pelos colaboradores, orientá-los no que for necessário e, também, monitorar os resultados.
Como você aprendeu nesse nosso post, a gestão de processos é um conjunto de práticas que tem como objetivo principal o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa. Uma empresa possui diversos processos tais como: compras, vendas, contratação de pessoal, planejamento, transportes, dentre outros. Se todos esses processos forem devidamente mapeados e detalhados e, se possível, sistematizados, sua empresa poderá ser mais eficiente e alcançar resultados melhores.
Se a sua empresa ainda não tem uma gestão por processos e uma gestão de processos altamente eficiente, está na hora de começar a organizar sua empresa nesse modelo. Veja a seguir o que preparamos para você se aprofundar ainda mais no assunto e começar a mapear e modelar os processos da sua empresa.
01 – Curso do Sebrae online e gratuito “Gestão de Processos”. Nesse curso de 15 horas, você vai aprender a definir e melhorar os seus processos para tornar a sua empresa mais competitiva. Ao finalizar 0 curso, você será capaz de:
- Entender como são padronizados os processos e as atividades.
- Identificar as dificuldades para manter os processos sempre iguais.
- Analisar as atividades que formam um processo na sua empresa.
- Identificar as principais etapas dos processos que existem na sua empresa.
- Garantir que o processo seja sempre executado da mesma forma.
- Eliminar os pontos que limitam a capacidade final de produção.
- Melhorar o desempenho do seu processo para aumentar a produtividade.
- Entender a relação entre um bom ambiente de trabalho e um processo produtivo.
02 – Vídeo do Canal do Sebrae Talks “Como a gestão de processos pode ajudar a alavancar os seus resultados?” O vídeo começa respondendo a uma pergunta básica: afinal, o que é processo? E então, você quer se aprofundar mais no assunto? Então assista a esse vídeo, recheados de bons exemplos!
03 – Vídeo do Canal do Rodrigo Rennó “Gestão por Processos – Reengenharia – BPM?” Trata-se-de uma aula completa de 54 minutos sobre Gestão por Processos – Reengenharia – BPM para quem quiser se aprofundar muito mais no assunto.
