Todos os departamentos de uma empresa só funcionam de maneira efetivamente eficiente quando seguem os processos estabelecidos. Mas como identificar se esses processos realmente estão ocorrendo de forma adequada e viabilizando um trabalho mais produtivo e otimizado? O mapeamento de processos é uma ferramenta essencial para isso, ainda que não seja adotada por muitos empreendedores. Saiba mais a seguir:
Veja sobre o que trataremos neste post:
O que é processo?
Um processo pode ser definido como aquilo que ocorre de maneira contínua, seguindo etapas definidas e com foco em um objetivo específico. Nas empresas, existem os processos gerenciais, responsáveis por controlar todos os demais. Os processos primários, que estão diretamente ligados à produção e disponibilização do produto oferecido e os processos de suporte, que mesmo não focando na produção do produto, precisam ser realizados, como a contabilidade e o marketing, por exemplo.
O que é mapeamento de processos?
Já o mapeamento de processos é uma atividade que tem como objetivo identificar as etapas que compõem um processo da empresa para, a partir disso, entender de que forma elas podem ser melhoradas. É muito importante porque evita que a empresa continue destinando seus recursos para fluxos de trabalho que não estão trazendo o resultado esperado.
Os principais objetivos de um mapeamento de processos incluem:
- Identificar todas as etapas e fluxos que compõem um processo. Por isso, o mapeamento precisa ser o mais detalhado e aprofundado possível, para que nem uma nuance desse processo, por menor que pareça, deixe de ser levantada. Muitas vezes, é em detalhes que está a chave de uma possível ineficiência.
- Apontar como ocorre a relação entre essas atividades.
- Levantar os recursos que estão sendo destinados a esse processo, seja ele financeiro, de tempo, de colaboradores ou quaisquer outros.
- Demonstrar quais são as decisões que precisam ser tomadas em cada etapa.
- Avaliar quanto tempo aquele processo está levando para acontecer em sua totalidade.
- Identificar as pessoas que são responsáveis ou envolvidas em cada uma das etapas.
Nível de profundidade e detalhamento
Você já sabe que o mapeamento precisa ser detalhado para trazer uma visão fidedigna e os insights esperados. Mas existem três níveis de profundidade e detalhamento:
- Nível 1: é o nível descritivo, ou seja, apenas descreve as etapas e atividades que fazem parte do processo. Bastante usado quando o objetivo da empresa é apenas entender como o processo está acontecendo.
- Nível 2: é o nível analítico, que proporciona uma abordagem mais técnica, levantando, inclusive, as exceções do processo.
- Nível 3: é o nível executável e focado em dados, descrevendo as etapas ou serviços que serão automatizados para melhorar o processo.
Por que e quando fazer um mapeamento de processos?
A realização do mapeamento de processos se justifica pelos resultados que essa atividade pode trazer para a empresa, como, por exemplo:
- Ajudar o gestor a entender como, de fato, acontece um determinado processo.
- Identifica os gargalos de produtividade ao longo do fluxo de trabalho e propor alternativas de melhoria.
- Identifica as falhas que possam estar sendo cometidas no processo ou, mesmo que não exista nenhuma falha, etapas que poderiam ser aprimoradas em nome da eficiência.
- Mostra se as etapas estão sendo realizadas em uma ordem que realmente faz sentido, ou se pode ser mais interessante inverter alguma delas.
- Traz uma visão mais consistente dos recursos que estão sendo destinados àquele processo, permitindo que o gestor faça uma análise sobre isso. Muitas vezes, a empresa, sem sequer perceber, está investindo alto em um processo que não traz um resultado condizente com isso.
- Desse modo, o mapeamento também serve como base para reorganizar o orçamento da empresa.
- Permite a tomada de decisão consciente e bem fundamentada em relação a como esse processo pode ser melhorado, com base em todos esses tópicos anteriores.
O ideal é que todos os processos da empresa sejam mapeados em algum momento. Portanto, se você nunca fez isso, o melhor momento é agora! Até porque, dificilmente todos os processos podem ser mapeados de uma só vez, então é melhor começar.
Depois desse primeiro mapeamento, é interessante mapear novamente depois que são implementadas mudanças nesses processos – para avaliar a sua assertividade – ou quando os resultados começam a demonstrar alguma queda – indicando que há falha em alguma etapa.
Diferenças entre mapa de processo, diagrama de processo e modelo de processo
Antes de focar em como fazer o mapeamento de processo, é importante que o empreendedor compreenda as diferenças entre esses três elementos que fazem parte dessa atividade:
- Diagrama de processo: pode-se dizer que é uma das etapas iniciais do mapeamento, uma vez que consiste em desenhar esse processo em linhas mais gerais, sem um nível tão alto de detalhamento. Imagine que o diagrama é o que vai ser usado para explicar o processo para um colaborador novo que está entrando na empresa, mas que não vai trabalhar nele.
- Mapa de processo: já é mais detalhado do que o diagrama, uma vez que explica todas as etapas que fazem parte do processo, quais são as atividades que estão dentro de cada uma delas e quem são os responsáveis.
- Modelo de processo: essa é a parte mais detalhada de todas, porque tem por objetivo retratar com a maior precisão possível o que realmente acontece dentro da empresa em relação àquele processo que está sendo mapeado.
Como funciona um mapeamento de processos?
Se a sua empresa ainda não mapeia os processos internos e deseja começar, deve dominar tudo aquilo que precisa estar no mapeamento:
- Identificação de qual processo vai ser mapeado.
- Todas as pessoas que participam desse processo de alguma forma.
- Os recursos que são destinados a ele.
- As entradas, ou seja, os insumos.
- O processamento em si, ou seja, as atividades realizadas.
- As saídas, ou seja, os resultados desse processo.
Depois de escolher o processo a ser mapeado, o responsável vai montar um gráfico, isto é, uma representação gráfica de todos esses elementos supracitados. Isso vai tornar todo o fluxo mais visível, o que é importante na tomada de decisão.
Existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para mapear o processo, como:
- Observação.
- Entrevistas com os envolvidos.
- Aplicação de questionários.
- Análise de documentos.
- Fluxograma.
- Tabela descritiva.
- Reuniões e oficinas.
Tipos de mapeamento de processos
Os principais tipos de mapeamento de processos são:
- Fluxograma: desenha o processo a partir de símbolos padronizados e é focado em mostrar o começo, meio e fim do fluxo, bem como a relação que se estabelece entre esses três status. Traz uma perspectiva mais simplificada e de fácil visualização.
- Mapofluxograma: combina o fluxograma com uma representação do layout onde o processo acontece. É um tipo interessante para analisar processos de movimentação de carga e estocagem, por exemplo.
- BPMN: é um dos tipos mais conhecidos e utilizados, que segue um padrão estabelecido para a representação gráfica dos processos, com símbolos e regras que descrevem o fluxo do processo em diferentes graus de detalhamento. Por ser um sistema padronizado, facilita a comunicação dos envolvidos e interessados, uma vez que todos estarão falando a mesma linguagem.
Em qualquer tipo escolhido, o registro e mapeamento de processos sempre vai acontecer de forma gráfica, com símbolos padronizados (conforme você verá a seguir) e palavras-chave. O mapeamento não pode ser um texto, por exemplo, porque o objetivo é que seja uma ferramenta visual.
O que é um diagrama de processos?
Independentemente do tipo de mapeamento, logo no início vai ser elaborado o diagrama de processos. Ele representa graficamente as principais etapas do processo, mas sem se ater aos seus detalhes. Por isso, funciona como um ponto de partida para um desenho mais aprofundado, que vá destrinchando cada uma dessas etapas.
Símbolos utilizados no mapeamento de processos
Os símbolos são os elementos gráficos utilizados nos diagramas e nas outras representações gráficas, para padronizar e, também, identificar determinadas operações sem a necessidade de escrevê-las, tornando o material mais objetivo. Os principais símbolos são:
- Retângulo horizontal: operação
- Losango: ponto de decisão
- Seta mais grossa: movimento
- Seta mais fina: sentido do fluxo
- Círculo: inspeção
- Triângulo invertido: armazenagem
Principais cuidados que devem ser tomados
Ao realizar um mapeamento de processos, os principais cuidados que precisam ser tomados incluem:
- Não negligenciar nenhuma etapa ou atividade que faça parte do processo que está sendo analisado.
- Nunca uma pessoa sozinha deve fazer o mapeamento: é sempre importante incluir nessa atividade os colaboradores que estão realmente envolvidos no processo, para uma perspectiva mais realista.
- Sempre determinar o objetivo do mapeamento: ele está sendo feito para entender o processo? Para torná-lo mais eficiente? Para corrigir falhas? Qual é a sua finalidade?
Mapeamento de processos x gestão
O mapeamento de processos é uma das ferramentas de gestão mais importantes para uma empresa, porque por meio dele é possível pensar estrategicamente e trazer soluções em diferentes âmbitos:
- Automatização de atividades operacionais.
- Otimização dos recursos da empresa.
- Busca da eficiência nos processos para, consequentemente, aproximar mais a empresa da realização dos seus objetivos.
- Entender de fato como os processos ocorrem para saber de que modo intervir.
Uma empresa possui diversos processos tais como: compras, vendas, contratação de pessoal, planejamento, transportes, dentre outros. Se todos esses processos forem devidamente mapeados e detalhados e, se possível, sistematizados, sua empresa poderá ser mais eficiente e alcançar resultados melhores.
Se a sua empresa ainda não tem uma gestão por processos e uma gestão de processos altamente eficiente, está na hora de começar a organizar sua empresa nesse modelo. Veja a seguir o que preparamos para você se aprofundar ainda mais no assunto e começar a mapear e modelar os processos da sua empresa.
01 – Curso do Sebrae online e gratuito “Gestão de Processos”. Nesse curso de 15 horas, você vai aprender a definir e melhorar os seus processos para tornar a sua empresa mais competitiva. Ao finalizar 0 curso, você será capaz de:
- Entender como são padronizados os processos e as atividades.
- Identificar as dificuldades para manter os processos sempre iguais.
- Analisar as atividades que formam um processo na sua empresa.
- Identificar as principais etapas dos processos que existem na sua empresa.
- Garantir que o processo seja sempre executado da mesma forma.
- Eliminar os pontos que limitam a capacidade final de produção.
- Melhorar o desempenho do seu processo para aumentar a produtividade.
- Entender a relação entre um bom ambiente de trabalho e um processo produtivo.
02 – Vídeo do Canal do Sebrae Talks “Como a gestão de processos pode ajudar a alavancar os seus resultados?” O vídeo começa respondendo a uma pergunta básica: afinal, o que é processo? E então, você quer se aprofundar mais no assunto? Então assista a esse vídeo, recheados de bons exemplos!
03 – Vídeo do Canal do Rodrigo Rennó “Gestão por Processos – Reengenharia – BPM?” Trata-se-de uma aula completa de 54 minutos sobre Gestão por Processos – Reengenharia – BPM para quem quiser se aprofundar muito mais no assunto.
