Atualizado em 29/04/2024
Veja sobre o que trataremos neste post:
Introdução
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi introduzida no Brasil em 2005 como parte de um esforço para modernizar o processo de emissão e gestão de notas fiscais.
Com a digitalização, as empresas passaram a desfrutar de um sistema mais eficiente, seguro e ambientalmente responsável, reduzindo significativamente a burocracia e os custos associados ao armazenamento de papel.
A adoção da NF-e permitiu uma fiscalização mais efetiva por parte das autoridades tributárias, otimizando a arrecadação de impostos e combatendo a sonegação fiscal.
Por que manter-se atualizado sobre as práticas de emissão de NF-e é importante?
Manter-se atualizado com as práticas de emissão da NF-e é essencial para garantir a conformidade com as leis fiscais vigentes. As regras e tecnologias fiscais estão em constante evolução, e as atualizações frequentes visam aprimorar a segurança, eficiência e integração entre diferentes plataformas e entidades fiscais.
Além disso, o conhecimento atualizado ajuda as empresas a evitar multas e penalidades por erros ou omissões nas notas fiscais, garantindo também uma melhor gestão dos registros comerciais e fiscais.
O que é Nota Fiscal
Em suma, nota fiscal é um documento emitido pela empresa que vende um produto ou serviço para um cliente e que tem como finalidade registrar essa transação.
Esse registro confirma às autoridades fiscais que a empresa está recolhendo os tributos necessários para a realização de suas atividades.
Entre esses tributos que as empresas devem pagar se destacam o ISS (Imposto Sobre Serviços), ICMS (Impostos sobre Circulação de Mercadorias e Serviços e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Quem deve emitir Nota Fiscal?
As notas fiscais devem ser emitidas por todas as empresas que façam a alguma venda de bens ou serviços, independentemente do porte. Microempreendedores individuais (MEIs) também precisam emitir esse documento, exceto se realizarem algum negócio com pessoas físicas.
Por que sua empresa deve emitir Nota Fiscal?
Em primeiro lugar, emitir nota fiscal é uma obrigação prevista na legislação, já que é a partir da nota fiscal que ocorre o recolhimento dos impostos para o Fisco. Ou seja, é fundamental para evitar problemas com a Receita Federal (RF).
Internamente, as notas fiscais ajudam o empresário a se organizar, pois, servem como registros das receitas e tributos pagos.
Além disso, a nota fiscal também é uma garantia importante para os clientes de sua empresa, pois transmite credibilidade e assegura a qualidade do serviço ou produto.
O que acontece se sua empresa não emitir Nota Fiscal?
Ignorar a legislação e não emitir nota fiscal é crime de sonegação fiscal.
Esse tipo de transgressão tem como pena a prisão, de seis meses a dois anos, com multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido, segundo a lei nº 4.279 de 1965, que define sobre o crime de sonegação fiscal e dá outras providências.
Como o Fisco verifica se sua empresa sonega?
Com a informatização dos sistemas, hoje a Receita Federal tem acesso a diversas fontes de informação, como depósitos, saques e transferências, e consegue cruzar bases de dados para identificar se alguém ou uma empresa está sonegando.
Então, não se deixe enganar pela ideia de que sonegar uma ou outra venda passará desapercebido pela Receita Federal. Declare suas atividades, pague os tributos e você evitará ser enquadrado como sonegador de impostos.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
Agora que você conhece o que é a nota fiscal, vamos tratar sobre a versão digital desse documento, que vêm facilitando a vida de empresários, consumidores e, também, do próprio Fisco.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital que substitui as tradicionais notas fiscais impressas. Emitida e armazenada eletronicamente, a NF-e serve para registrar operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços, garantindo agilidade, segurança e integridade dos dados fiscais.
Portanto, sua utilização é obrigatória em transações comerciais entre empresas, facilitando também a fiscalização pelos órgãos governamentais.
Essa modalidade digital da NF foi instituída em 2005 pelo Conselho Nacional de Política Fazendária e desde então passou a ser empregada em todos os Estados do país. Até outubro de 2021, mais de 30 bilhões de NF-e haviam sido emitidas em todo o país, segundo o Governo Federal.
Hoje, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória para a maioria das empresas.
Benefícios da emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Os principais benefícios da emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para as empresas incluem:
- Redução de custos: Diminui gastos com papel, impressão e armazenamento físico de documentos.
- Eficiência operacional: Automatiza processos, reduzindo o tempo necessário para a emissão e gestão de notas fiscais.
- Segurança e conformidade: Aumenta a segurança dos dados e facilita a conformidade com as regulamentações fiscais.
- Sustentabilidade: Contribui para práticas de negócios ambientalmente responsáveis ao reduzir o uso de papel.
- Melhoria no fluxo de informação: Acesso mais rápido e fácil à informação para gestão e decisões estratégicas.
- Integração com outros sistemas: Facilita a integração com sistemas de contabilidade e gestão, melhorando a automação dos processos empresariais.
- Rastreabilidade fiscal: Melhora a capacidade de auditoria e controle fiscal por parte das autoridades, reduzindo o risco de erros e evasão fiscal.
- Acesso imediato: Permite o acesso imediato aos documentos fiscais por todas as partes envolvidas, desde a empresa até os órgãos governamentais.
- Melhoria no atendimento ao cliente: Proporciona maior transparência e rapidez no atendimento ao cliente, com a emissão rápida de documentos fiscais e respostas mais ágeis a solicitações de informações fiscais e financeiras.
Pré-requisitos para Emissão de NF-e
1 – Credenciamento junto à Secretaria da Fazenda ou prefeitura local
Para começar a emitir NF-e, as empresas devem se credenciar no órgão fiscalizador relevante. Dependendo da atividade, isso pode ser a Secretaria da Fazenda estadual para comércio de produtos ou a prefeitura local para serviços.
2 – Aquisição de certificado digital
Um certificado digital é necessário para garantir a autenticidade e a integridade das notas fiscais eletrônicas emitidas. Este certificado funciona como uma assinatura digital da empresa.
3 – Escolha de um software adequado para a emissão da NF-e
É essencial selecionar um software de emissão de NF-e que seja compatível com os sistemas da Secretaria da Fazenda. Existem várias opções disponíveis, desde soluções gratuitas oferecidas pelo governo até programas mais sofisticados oferecidos por terceiros. Veja ao final do artigo o que propomos para você em relação a isso.
O que mudou com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A implementação da NF-e trouxe benefícios para todos os envolvidos em uma transação.
Como a empresa precisa guardar as notas fiscais por cinco anos após a emissão, esse processo de armazenagem se tornou bem simples com a NF-e, já que é feito eletronicamente. Antes, pilhas de papel se acumulavam e até dificultavam o controle das empresas.
Outra vantagem ligada à substituição do papel pela nota eletrônica é a economia com gasto em impressões. É bem verdade que as empresas que comercializam produtos ainda precisam imprimir um documento auxiliar à NF-e, o chamado DANFE, que acompanha as mercadorias.
Entretanto, esse documento pode ser impresso em uma folha comum, diferente das notas fiscais manuais de antigamente, os chamados talões.
Para empresas que compram produtos, as NF-e eliminam a necessidade de digitação na recepção de mercadorias e facilitam o planejamento logístico. Mesmo os escritórios de contabilidade também se beneficiam, já que esses documentos simplificam a escrituração fiscal e contábil.
Passo a passo para emissão de Nota Fiscal Eletrônica
Já está bem claro que as notas fiscais eletrônicas trazem muitos benefícios, certo? Então chegou a hora de vermos o passo a passo para emissão de NF-e.
Essas dicas valem tanto para empresas físicas quanto as empresas que operam de forma virtual.
1 - Identifique qual é o tipo da sua nota fiscal eletrônica
Antes de qualquer coisa, é necessário saber qual é o tipo de nota fiscal eletrônica que você deve emitir. Existem diferentes tipos de acordo com a atividade da empresa. Veja quais são as principais:
- Nota fiscal de produto (NF-e): são as notas fiscais convencionais, usadas por lojas que comercializam mercadorias em geral e que estão atreladas ao pagamento de ICMS.
- Nota fiscal de serviço (NFS-e): usadas por empresas que têm na prestação de serviços sua principal atividade. Está ligada ao recolhimento de ISS.
- Nota fiscal ao consumidor (NFC-e): essa nota substitui o Cupom Fiscal, e representa para o consumidor uma garantia. Para a empresa, reduz custos, aumenta a agilidade e melhora o controle.
- Conhecimento de transporte (CT-e): é a nota fiscal eletrônica emitida para atestar a realização de transporte de cargas ou rodoviário, cuja tributação é feita por meio do ICMS.
- Manifesto de documentos fiscais (MFD-e): é um documento usado para registrar a movimentação de várias NF-e ou CT-e, ao mesmo tempo, em uma mesma operação/carga.
2 - Faça um credenciamento junto ao Governo
Para emitir notas fiscais, é necessário se credenciar junto aos órgãos competentes. A depender da atividade que sua empresa exerça, esse órgão pode ser estadual (Secretaria da Fazenda) ou municipal, na prefeitura.
Por exemplo, se sua empresa precisa emitir notas para prestação de serviços (NFS-e), então deve procurar a prefeitura para se credenciar.
Já se seu produto necessita de uma nota do tipo NF-e, então é preciso acessar a Secretaria Estadual da Fazenda.
Tudo vai depender do tipo de atividade que sua empresa realiza, já que cada uma demanda recolhimento de impostos pelo município ou pelo Estado.
3 - Obtenha um certificado digital
Certificado ou assinatura digital é o que vai permitir a autenticidade de suas notas fiscais. Como estamos falando de um sistema eletrônico, a segurança é algo bem importante e os governos exigem essa certificação digital para que as empresas estejam habilitadas a emitir notas eletrônicas.
A obtenção desses certificados pode ser feita por meio das chamadas autoridades certificadoras. A Caixa Econômica Federal e a Receita Federal são exemplos dessas autoridades. O Governo Federal também disponibiliza a lista completa.
4 - Escolha um software
Regularizado junto aos órgãos competentes e de posse do certificado digital, agora você pode emitir a nota fiscal eletrônica de sua empresa. Para isso, é necessário ter um software que faça a emissão.
Normalmente, as Secretarias da Fazenda de cada Estado fornecem um sistema gratuito para os empresários. São boas alternativas, mas há opções mais completas desenvolvidas por fornecedores particulares. Embora tenham de ser comprados, esses programas privados podem ser mais adequados para suas necessidades.
Esses programas serão instalados em um computador, que será usado para fazer a emissão das notas.
5 - Faça a emissão da NF-e
Com o auxílio do software, a emissão das notas fiscais eletrônicas fica mais fácil e automatizada. Confira um resumo do que deve ser feito para emitir a NF-e ao receber um pedido.
- Receba o pedido do cliente.
- Efetue a venda e emita a NF-e pelo sistema para a Receita Federal e Secretaria da Fazenda: nesse estágio, será necessário preencher a nota com informações como dados de sua empresa, da venda, tipo e valor dos impostos e descrição do produto.
- Transação é validada pela Receita Federal e Secretaria da Fazenda.
- NF-e em formato XML e DANFE são enviadas via internet para sua empresa.
- Mercadoria é enviada para o cliente, acompanhada do DANFE.
- Cliente recebe a mercadoria e o DANFE. Por e-mail, o software encaminha a nota fiscal eletrônica.
- Emissão de relatório fiscal e fechamento do caixa.
Embora o processo pareça um pouco complicado, a maioria dos softwares usados para emissão de NF-e dá conta de realizar automaticamente essas etapas, tornando o processo ágil e livre de qualquer tipo de erro.
6 - Emissão da segunda via de Nota Fiscal
Outro aspecto a ser destacado nesse processo é a emissão da segunda via da nota fiscal. Isso é possível de ser feito pela internet, inserindo no site da Secretaria Estadual da Fazenda a chave da nota fiscal. Esse código contém 44 dígitos e, ao ser digitado, retorna um arquivo com todas as informações do documento original.
Gestão e armazenamento de NF-e
A gestão e armazenamento adequados das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) são essenciais para manter a conformidade fiscal e a integridade dos dados.
As NF-e devem ser armazenadas eletronicamente, tanto por questões de eficiência quanto por exigências legais, que determinam a manutenção dos arquivos por um período mínimo.
Como armazenar e gerenciar as Notas Fiscais Eletrônicas
O armazenamento das NF-e deve ser feito em formato digital, utilizando sistemas de gestão que suportem o armazenamento seguro e a fácil recuperação dos documentos.
É recomendável utilizar softwares que ofereçam funcionalidades de organização e busca, facilitando o acesso às notas quando necessário.
Importância do backup e segurança da informação
A realização de backups regulares é fundamental para a proteção das informações contidas nas NF-e. Os backups ajudam a prevenir a perda de dados em caso de falhas de hardware, ataques cibernéticos ou desastres naturais.
Além disso, é importante implementar medidas de segurança robustas, como criptografia e controle de acesso, para proteger as Notas Fiscais Eletrônicas contra acessos não autorizados e garantir a confidencialidade das informações fiscais.
Desafios comuns e soluções na emissão de NF-e
A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode apresentar desafios que afetam a eficiência operacional das empresas. Estes problemas frequentes podem variar desde erros técnicos até dificuldades burocráticas, impactando tanto grandes como pequenas empresas.
Problemas frequentes e como solucioná-los
Entre os desafios mais comuns estão:
- Erros de validação de dados, que podem ser mitigados através da implementação de verificações de dados automatizadas antes da emissão.
- Dificuldades de integração com sistemas contábeis ou de gestão empresarial, que podem ser resolvidos com a escolha de softwares de emissão de NF-e que ofereçam boa compatibilidade e suporte técnico.
Dicas para otimização do processo de emissão de Notas Fiscais
- Treinamento contínuo das equipes envolvidas para assegurar que estão atualizadas com as normativas fiscais e o funcionamento do sistema de NF-e.
- Adoção de um sistema robusto de gestão de NF-e que centralize as operações e facilite o acompanhamento das emissões, consultas e cancelamentos.
- Estabelecimento de uma rotina regular de revisão e manutenção dos sistemas de emissão para prevenir problemas técnicos que possam surgir.
E para quem é MEI, como emitir nota fiscal
Embora estejam livres de emitir nota fiscal para consumidores que sejam pessoas físicas, MEIs também precisam gerar esse documento em transações envolvendo outras empresas.
Da mesma forma que para outras empresas, o MEI também deve estudar qual é o tipo de atividade em que se encaixa, portanto, se precisa procurar a prefeitura ou a Secretaria Estadual da Fazenda para emitir notas fiscais eletrônicas.
Vale destacar que MEIs podem emitir quatro tipos de notas fiscais: avulsas, avulsas eletrônicas (permitidas apenas em alguns Estados), NF-e (tradicionais, permitem operações interestaduais) e NF de venda para o consumidor (para comprovação de vendas no varejo).
Emissão de nota fiscal por pessoa física
Outro ponto importante sobre esse tema é a emissão de nota fiscal feita por pessoas físicas. Mesmo sem ter empresa aberta, é possível que uma pessoa emita uma nota fiscal por conta própria.
Além da já mencionada nota fiscal avulsa, a pessoa física pode emitir um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), que pode ser encontrado em qualquer papelaria.
Em todo caso, antes de emitir esses documentos, você deve falar com a prefeitura local a fim de se regularizar e não cometer crime de sonegação fiscal.
O que nós propomos para você
E então, nosso guia essencial para emitir sua NF-e passo a passo lhe ajudou a esclarecer suas dúvidas? Esperamos que sim! Mas fique tranquilo se isso parece um pouco confuso. Realmente não é fácil compreender esse processo de uma vez só.
Por isso, veja a seguir o que preparamos para você se aprofundar ainda mais no assunto e não cometer erros por sonegação fiscal na sua empresa.
Emissor de Nota Fiscal Eletrônica do Sebrae
O Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do Sebrae é gratuito para todo o país. Com ele, você pode emitir seus documentos fiscais de forma segura, ágil e gratuita.
Saiba a seguir quem pode e como utilizar o Emissor NF-e ou CT-e:
- Emissor NF-e: Qualquer empresa que possuir CNPJ ou CPF + IE (produtor rural) e credenciada pela SEFAZ.
- Emissor CT-e: Qualquer empresa que possuir CNPJ e credenciada pela SEFAZ.
- Computadores com sistemas operacionais preferencialmente Windows 8 ou 10 com acesso à internet.
- Ter a Java instalado no computador com a última versão.
- Possuir Certificado Digital padrão ICP-Brasil nos formatos A1 e A3 (recomenda-se a utilização do certificado A1).
Vídeos
O vídeo a seguir apresenta um tutorial detalhado sobre como emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) através do Emissor Web. O vídeo guia o usuário através de todo o processo, desde o acesso ao sistema até a emissão efetiva da NFS-e, incluindo como preencher os campos necessários e verificar a autenticidade dos dados inseridos.
Portanto, o vídeo é prático e projetado para ajudar tanto novatos quanto usuários mais experientes na gestão fiscal eletrônica.
Vídeo do Canal Otimize Seu Negócio “Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica no emissor gratuito do Sebrae| MEI e SIMPLES (Passo a Passo)”. Se você é MEI ou do Simples Nacional, esse vídeo é pra você! Nele, você vai aprender a emitir nota fiscal eletrônica de venda, passo a passo no emissor gratuito do Sebrae, sem erros.
Vídeo do Canal do Sebrae “Como Emitir Nota Fiscal Eletrônica”. A emissão da nota fiscal eletrônica se tornou obrigatória para a maioria das empresas. Para emitir a nota, é necessário seguir alguns passos. Não sabe quais são? Então este vídeo é para você. Assista e conheça as etapas de emissão da nota fiscal eletrônica.
Curso
Curso online e gratuito do Sebrae “Nota Fiscal“. Nesse curso de 3 horas, você vai aprender sobre as aplicações, a emissão, os benefícios e as obrigações em relação à nota fiscal eletrônica e como registrar suas movimentações com facilidade. O curso contempla os seguintes módulos:
- SPED.
- Nota Fiscal Eletrônica.
- Nota Fiscal de Consumidor eletrônica.
- Conhecimento de Transporte eletrônico.
- Nota Fiscal Gaúcha.
- Lei da Transparência Fiscal.
Palestra
Palestra online e gratuito do Sebrae “Como Emitir Nota Fiscal – Serviço e Comércio”. Essa palestra de 2 horas tem como objetivo abordar sobre o procedimento de emissão de nota fiscal para comércio e serviço.
Ebook
O eBook Cadastramento e Emissão de NFS-e, versão Agosto de 2023 fornece um guia abrangente para o cadastramento e emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), destacando processos detalhados tanto para uso em plataformas web quanto mobile.
O ebook é destinado a Microempreendedores Individuais (MEIs) e empresas que necessitam emitir NFS-e, explicando os procedimentos necessários para a configuração inicial e o uso contínuo do sistema.
