Desde a sua abertura, as empresas precisam cumprir com diversas obrigações fiscais para manter e preservar o seu funcionamento. Elas estão relacionadas com o pagamento de impostos e, cumpri-las, significa se regularizar com as questões tributárias.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Conhecendo as obrigações fiscais e tributárias
Primeiramente, as obrigações fiscais sempre estão atreladas aos impostos e emissão da nota fiscal. O cumprimento delas serve de base para as obrigações contábeis. Vamos compreender melhor como funciona.
Notas fiscais
Independentemente do tamanho da empresa, todas devem emitir nota fiscal, conforme diz a Lei n° 8.846/94. Para o MEI, isto só se aplica para os casos de pessoa jurídica, ou seja, o MEI deve emitir nota fiscal apenas para compras e serviços realizados para outras empresas.
A emissão de nota fiscal garante integridade e legalidade da empresa. Ela é utilizada para validar a venda de serviços e produtos, certificando que o que a empresa oferece está dentro da lei e está registrado.
Desta forma, além do negócio possuir credibilidade e se manter regularizado com o Fisco, isso dá ao cliente maior segurança de estar negociando com uma empresa correta.
Lembrando que não emitir nota fiscal se categoriza como crime, podendo acarretar diversos problemas para uma empresa por realizar sonegação fiscal.
Os dados da nota fiscal também auxiliam o contador da empresa, visto que facilita o seu trabalho no momento de fechar as contas do final do mês, podendo criar melhores estratégias e planos.
Nota fiscal eletrônica
Para modernizar e tornar o processo de emissão de nota fiscal mais fácil, a NF-e ou nota fiscal eletrônica não é impressa e dispensa trabalhos manuais, o que evita erros e comprova de melhor forma a sua veracidade. Nos casos de serviços, gera-se a NFS-e, nota fiscal de serviços eletrônica.
A nota fiscal deve conter dados como o CNPJ da empresa, endereço e nome da organização, além de outras informações como: data e hora da operação, valor total, descrição do produto ou serviço, impostos, dados do cliente, informações logísticas e forma de pagamento.
Impostos
Sejam impostos do município, federais ou estaduais, o pagamento de tributos também é obrigatório para as empresas. Existem dois tipos de obrigações tributárias, sendo as principais e as acessórias.
As principais dizem respeito ao pagamento de tributos ao governo e, as acessórias, consistem na declaração deste pagamento para o governo.
O DIRF ou Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte é uma das formas de obrigação tributária acessória, onde possui o recolhimento de responsabilidade da empresa.
A declaração do DIRF ocorre pelo programa gerador de declaração, pelo site da Receita Federal. Em empresas com filiais, a matriz fica responsável em recolher a DIRF de todas as unidades para realizar uma única declaração.
Sendo a maior fonte de arrecadação de imposto do governo, o IR ou Imposto de Renda é obrigatório, tanto para pessoas jurídicas quanto para pessoas físicas.
CAGED
Conhecido por CAGED ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é um banco de dados atualizado pelas empresas de forma mensal onde se informam as admissões e desligamentos.
Este é o modo no qual o governo consegue possuir conhecimento de quem está empregado ou desemprego no país. Dessa forma, estatísticas podem ser elaboradas para que as ações sobre emprego e salário sejam estabelecidas.
No CAGED são declarados os colaboradores contratados no regime CLT, aprendizes, trabalhadores temporários e trabalhadores que estão pelo Estatuto do Trabalhador Rural. Neste caso se descartam autônomos, servidores de administração pública e todos os outros casos de emprego.
RAIS
O RAIS (Relatório Anual de Informações Sociais) deve ser apresentado anualmente por pessoas jurídicas ao Ministério do Trabalho que, assim como no CAGED, utiliza os dados para planejar ações baseadas nos resultados e estatísticas.
Esse relatório também serve para controlar o FGTS, para realizar estudos técnicos que necessitam de estatísticas e dados concretos, identificar trabalhadores com direito ao abono salarial e Sistema de Arrecadação e de Concessão de Benefícios Previdenciários.
GFIP
A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, ou GFIP abastece a Previdência Social com informações dos segurados.
EFD Reinf
Tendo como objetivo centralizar e simplificar os dados de retenção das contribuições com a previdência, das contribuições sociais e do imposto de renda.
ECF
Fazendo parte do SPED Fiscal, a Escrituração Contábil Fiscal simplifica o envio, arquivamento e validação de obrigações tributárias, unindo informações fiscais de apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) aos dados da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
DEFIS
Obrigatório para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, o DEFIS é um registro de informações que é entregue ao Fisco, informando para a receita dados econômicos e regularidade fiscal de organizações que escolheram este regime de tributação.
PGDAS
O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples (PGDAS) é um aplicativo para empresas que se enquadram no Simples Nacional, facilitando o pagamento dos tributos. Ele permite também que o contribuinte calcule os impostos devidos mensalmente, assim como a declaração do valor e emissão do DAS.
Como fica a responsabilidade pelo recolhimento?
Para procurar facilitar o recolhimento e cumprimento das obrigações tributárias, muitas empresas terceirizam a execução destas ações para uma empresa de contabilidade, já que possuem melhor competência e especialidade e, assim, evitam problemas com o fisco.
De qualquer forma, um profissional de departamento pessoal também pode realizar essa tarefa. O importante é que tudo seja feito e não negligenciado.
Com o eSocial, facilitará o envio destas obrigações para o governo, sendo o único aplicativo que o profissional de departamento pessoal ou contabilidade precisará acessar.
Assim, se simplifica e compacta a forma de emitir obrigações tributárias e acessórias trabalhistas dos empregadores aos órgãos governamentais, garantindo o cumprimento das leis do regime CLT, gerando um melhor controle das obrigações fiscais.
Obrigações contábeis
As obrigações contábeis têm relação direta com as fiscais, onde os contadores precisam analisar os dados fiscais, apurar impostos, faturamento empresarial e elaboração dos relatórios para comprovar a situação patrimonial, financeira e o estado das atividades desempenhadas na empresa. Alguns exemplos são:
Realização de demonstrações contábeis
Com as obrigações contábeis, há auxílio no planejamento estratégico, melhorando a situação do patrimônio da empresa através de balanço patrimonial ou Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).
Processo de formalização da empresa
É preciso ter conhecimento de algumas obrigações contábeis antes mesmo da abertura da empresa, pois algumas formalizações exigem o CNPJ e alvará de funcionamento, além da definição do regime tributário e contrato social.
SPED Contábil
O SPED Contábil possui como integrante a Escrituração Contábil Digital, possibilitando o envio de informações contábeis digitalmente. Essa ação substitui livros contábeis impressos, obrigatório para empresas que se encaixam no Lucro Real, Lucro Presumido e outras situações.
Programas estabelecidos pelo Ministério do Trabalho
Não só obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis são necessárias em uma empresa. Existem obrigações de segurança e manutenção da saúde dos colaboradores dentro da empresa, como o PPRA e PCMSO, vamos conhecer melhor:
- O Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) foi criado a partir da NR-9 e trata de ações, projetos e técnicas que preservam a segurança no ambiente de trabalho para os colaboradores, garantindo o bem-estar de todos.
- Regulamentado pela NR-7, o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) estabelece a obrigatoriedade das empresas de realizarem o exame admissional e outros exames para evitar danos na saúde dos colaboradores. Ainda pode ser exigido a fiscalização do ambiente de trabalho a fim de verificar se existem riscos para a saúde dos empregados.
É preciso estar atento às obrigações
Com tantas obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis, é preciso que a empresa se atente a todos estes pontos para poder atuar de forma regularizada, sem problemas ou pendências com o Fisco.
Para que a empresa se desenvolva de forma sustentável, lidar com essas burocracias se torna necessário mas, para isso, existem empresas de contabilidade que podem oferecer um ótimo serviço para a sua empresa.
Até mesmo a contratação de um contador é muito importante para cuidar das questões, pois, além dele oferecer suporte na compreensão da movimentação financeira, ele ainda realiza a gestão dos elementos fiscais, tributários e monetários.
Outro fator em que um contador pode ajudar, é com contratos e formalizações de parcerias, já que eles são determinados pela legislação geral e fiscal. É necessário que alguém analise melhor o conteúdo dos contratos caso você, empreendedor ou empreendedora, não entenda muito do assunto.
Assim, garante-se a segurança da empresa formando parcerias que sejam, de fato, benéficas para ela e evitando-se fraudes na lei.
Assim, é garantida a segurança e, também, há garantia maior de que a organização está regularizada, evitando grandes dores de cabeça e penalidades.
Também é importante contar com um ERP, sendo um sistema de gestão integrado utilizado nas empresas para auxiliar gestores a melhorar processos internos integrando atividades como vendas, finanças, estoques e recursos humanos.
Ao centralizar as informações em apenas uma plataforma, o fluxo de dados é mais fluido, eliminando erros e confusões que podem ser causados por informações duplas.
Assim sendo, resulta em maior agilidade e controle das obrigações fiscais e melhor tomada de decisões e estratégias dentro da empresa, devido ao fácil acesso aos dados e documentos financeiros pelo computador.
São muitas as obrigações fiscais que as empresas possuem. E saber quais são todas elas e estar bem assessorado com serviços de um contador é muito importante para que a empresa não incorra em irregularidades. Veja a seguir o que preparamos para você ficar em dia com todas as suas obrigações fiscais!
01 – Curso online e gratuito do Sebrae “Nota fiscal eletrônica”. Nesse curso de 3 horas, você vai aprender sobre as aplicações, a emissão, os benefícios e as obrigações em relação à nota fiscal eletrônica e como registrar suas movimentações com facilidade. O curso contempla os seguintes módulos:
- SPED.
- Nota Fiscal Eletrônica.
- Nota Fiscal de Consumidor eletrônica.
- Conhecimento de Transporte eletrônico.
- Nota Fiscal Gaúcha.
- Lei da Transparência Fiscal.
02 – Ebook do Sebrae “Pagando Impostos? Conhecimento Planejamento Tributário”. No ebook você vai aprender como ocorre a tributação, quais os cuidados você precisa ter, como fazer um planejamento tributário e muito mais!
03 – O Sebrae disponibiliza a versão 4.0.1 do Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico versão 3.0 (CT-e), gratuitos para todo o país. Com o atendimento das exigências básicas das Secretarias Fazendárias responsáveis pela região da sua empresa, os softwares disponibilizados pelo Sebrae, após instalados na máquina do empresário, permitirão a emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NFe) e Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) para a correspondente Secretaria de Fazenda Estadual (Sefaz).
