Para controlar e medir a saúde financeira de uma empresa, uma ferramenta de gestão extremamente importante é o orçamento empresarial.
Com o orçamento empresarial, é possível compreender todo o panorama financeiro da empresa, com informações relacionadas a despesas e receitas em um período determinado.
Toda empresa tem como preocupação e objetivo, realizar a diminuição dos seus gastos. Com este documento, é possível cumprir com este objetivo.
O risco de falhas é reduzido, a eficiência na gestão financeira é melhorada e o gestor consegue ficar ciente e possuir maior controle de ações que envolvam o caixa empresarial. Isto facilita nas tomadas de decisões baseadas em dados concretos e atualizados.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Compreendendo melhor o orçamento empresarial
Instrumento fundamental no planejamento financeiro, o orçamento empresarial reúne e detalha todas as receitas e despesas da empresa ao longo de um período predefinido anual, trimestralmente ou por alguns meses.
Seu objetivo principal é diminuir os gastos e maximizar lucros, com um monitoramento amplo dos gastos empresariais.
A elaboração deste documento precisa ser detalhada visto que, para chegar no objetivo, podem ser necessárias reduções de custos em algumas áreas da empresa, investimento em recursos e novos colaboradores e adoção de novas estratégias de vendas.
O documento pode proporcionar projeções para o ano seguinte da empresa, auxiliando na definição de metas e finanças mais organizadas visando o futuro da organização. Este processo deve ser coordenado pelo setor financeiro para dar maior credibilidade ao plano de ação.
A importância de realizar o orçamento
A criação e estruturação de um orçamento não é só importante para reduzir gastos, ele age também como um guia importante para a tomada de decisões, que precisam ser baseadas em dados concretos e atualizados da empresa.
É indispensável para a empresa, antes de realizar uma previsão, considerar as despesas recorrentes ou dívidas e sazonalidade de produtos. Ignorar estes fatores pode prejudicar a empresa gravemente, com risco até mesmo de falência.
Com o orçamento, o empreendedor tem em mãos um documento confiável para que o setor financeiro possa se guiar e realizar decisões precisas para o futuro da empresa, pensar em estratégias para investimentos, custos para lançamentos de produtos e contratação de novos colaboradores.
Ele serve praticamente como um mapa, que irá guiar o seu negócio para as melhores decisões financeiras.
Tipos de orçamento empresarial
O orçamento empresarial possui diversos tipos e combinações para se encaixar com as necessidades de cada empresa. Conheça os principais tipos:
Orçamento flexível
Este orçamento possui como base o controle e o cálculo de custo por produto e diversificação entre custos fixos e variáveis, tendo como objetivo principal medir a capacidade produtiva da empresa.
Esta medição é feita a partir da previsão de custos decorrentes das atividades realizadas na empresa. Para o êxito deste orçamento, é necessário fazer o cálculo de produção de cada colaborador, maquinário, equipamentos e computadores.
Orçamento estático
Feito para ser aplicado sobre um único tipo de atividade da empresa, o orçamento estático possui uma aplicação voltada para funções administrativas.
Como seu nome sugere, esta categoria de orçamento não se adapta muito bem a mudanças no decorrer do período de aplicação, permanecendo o mesmo do início ao final da aplicação.
Orçamento contínuo
Feito para aplicações em longos períodos, o orçamento contínuo permite ao setor financeiro efetuar revisões de tempos e tempos para a melhor manutenção do orçamento.
Dessa forma, é possível ter maior consciência do que se está sendo realizado e o que está trazendo resultados, de forma que possa possibilitar reajustes no orçamento para controlar resultados negativos que podem acontecer no processo.
Orçamento ajustado
O orçamento ajustado possui análises e revisões constantes, com frequência mensal. Este modelo é parecido ao orçamento contínuo, com a capacidade de ajustes em prol de melhores resultados.
Isto se torna uma vantagem para mitigar erros e focar em acertos ao decorrer do processo, garantindo, também, maior segurança.
Orçamento de desempenho
Com foco no desempenho, o orçamento de desempenho tem os valores definidos baseados nos resultados obtidos do orçamento anterior a este, com foco nas ações internas realizadas na empresa.
Neste caso, equipes de setores que possuíram desempenhos positivos recebem acréscimos em seus orçamentos para seguirem tendo resultados melhores. Por outro lado, gestores e equipes com desempenhos negativos sofrem diminuições no orçamento.
Esta categoria de orçamento serve para motivar equipes produtivas e aumentar a produtividade e entrega destas equipes, enquanto se evitam prejuízos com um grupo que não estão produzindo tão bem.
Orçamento base zero
Deixando de lado dados históricos, este modelo é realizado do zero, demandando maior tempo para ser feito. Neste orçamento, são traçadas novas metas e objetivos sendo utilizado principalmente em momentos em que a empresa precisa de uma reestruturação.
Ele é então baseado nas prováveis despesas de todos os projetos e atividades futuras, descartando projetos fora de planejamento e objetivos predeterminados.
Fazendo um orçamento
Essencial para um bom planejamento financeiro, é de fato trabalhoso iniciar um orçamento do zero em uma empresa, porém é extremamente necessário. Veja agora os passos para realizar um bom orçamento.
Faça o diagnóstico financeiro
A etapa para começar a realizar um bom orçamento é realizar o diagnóstico da empresa no quesito financeiro. Para isso, revisar os últimos relatórios da empresa e analisar indicadores de volume de vendas, lucro, despesas e prejuízos são importantes para esse diagnóstico.
Ao final do diagnóstico será possível visualizar se a empresa está no ritmo correto ou se necessitará de ajustes.
Defina objetivos no período do orçamento
Como o orçamento é uma ferramenta para o planejamento empresarial, são necessários a definição de metas e objetivos no momento de realizá-lo.
Alguns exemplos de objetivos como redução de custos fixos, aumento de faturamento em um certo período do ano e investimento em novos produtos devem ser postos em pauta.
Tenha em consideração todos os custos, despesas e ativos
Para evitar imprevistos, listar todas as categorias de despesas auxiliam no processo. Custos fixos como gastos recorrentes que não possuem alteração, custos variáveis e até mesmo despesas como IPTU devem ser levantados.
Os ativos também devem ser considerados, ativos tangíveis como bens físicos e equipamentos da empresa e intangíveis como marca da empresa, patentes, tecnologias e direitos autorais precisam estar devidamente colocados.
Realize a organização por planilhas e ferramentas
Nestes momentos em que se precisam realizar inúmeros cálculos e coleta de dados da empresa, o uso da tecnologia não pode ser descartado para auxiliar no processo.
Para isto, um sistema de gerenciamento empresarial pode ajudar no armazenamento dos dados do orçamento, garantindo agilidade e eficiência, sem a perda ou confusão dos dados.
Estes sistemas impactam positivamente em outras funções também, como projeção de folha de pagamento, vendas e investimentos.
Com o intuito de auxiliar o empreendedor nesse quesito, listamos a seguir ferramentas interessantes que podem agilizar um orçamento empresarial, além de outras questões da empresa:
Plan
Oferecendo soluções completas para o setor financeiro, o Plan consegue oferecer integração com ERPs, preparações de orçamentos, aceleração do ciclo de planejamento, comunicação e monitoramento e diversas outras ferramentas para automatizar os orçamentos empresariais e relatórios gerenciais.
A ferramenta ainda disponibiliza um período de testes por 30 dias para que a empresa possa testar as funcionalidades e observar, na prática, se as soluções serão viáveis para a melhoria dos processos orçamentários.
A facilidade de desenvolver relatórios e a possibilidade de compartilhamento do mesmo oferece uma melhor comunicação entre o setor financeiro ao realizar o orçamento, tornando tudo muito mais fluído.
Google Sheets
Se você procura algo mais simples para iniciar os orçamentos empresariais e não pretende gastar com isto no momento, uma organização por planilhas pode ser uma boa opção para começar.
O Google Sheets permite a criação de planilhas online, hospedadas na nuvem e altamente personalizáveis com pouca dificuldade de manuseio. Um ponto extremamente positivo é a facilidade de compartilhamento das planilhas com outras pessoas.
Desta forma um setor financeiro pode estar todo conectado com a mesma planilha, com permissões de edição para que a equipe possa agir de forma conjunta e organizada.
A ferramenta também permite importação de planilhas do Excel, então caso a empresa já utilize planilhas neste formato e queira se atualizar para hospedá-las na nuvem e trabalhar nelas colaborativamente, o Google Sheets pode ajudar perfeitamente.
Granatum
Visando auxiliar empresas a realizarem uma gestão financeira sem complicações, Granatum é uma plataforma que possui diversos recursos que podem auxiliar não só nos orçamentos mas, também, na maioria das questões financeiras da empresa.
A ferramenta possibilita a adição de multiusuários ilimitadamente, permitindo com que o setor financeiro e outros setores possam utilizar a ferramenta.
Ela conta com funcionalidade de definição de metas por período escolhido para melhor acompanhamento e controle total para um planejamento orçamentário, podendo até mesmo simular cenários para a empresa, serviços e projetos.
O planejamento é importante
Utilizar uma ferramenta e aproveitar as dádivas tecnológicas que temos atualmente pode ajudar no melhor controle e planejamento destes processos em prol de trazer melhores resultados para a empresa.
Apenas arquivos em Excel além de não fornecerem ferramentas de planejamento e metas que agilizariam muito os processos, também possuem riscos de se perderem nos computadores dos colaboradores, causando riscos e perda de progresso dos orçamentos.
Mesmo que gratuitamente, invista em ferramentas que estoquem os dados em nuvem para garantir a segurança dos dados e possibilitem o trabalho conjunto e visualização dos mesmos arquivos de planejamento, ao mesmo tempo, por todo o setor envolvido nos orçamentos empresariais.
Dessa forma, ao menos a comunicação do setor será facilitada, acelerando processos e diminuindo a margem de erros. Portanto, experimente as ferramentas citadas e invista na qualidade dos seus planejamentos financeiros.
O que nós propomos para você
A elaboração do orçamento empresarial é importante para qualquer empresa que tenha como objetivo a obtenção de lucro.
Dessa forma, você viu que o orçamento empresarial tem como finalidade saber com antecedências quais os rumos que a empresa vai tomar para a obtenção dos resultados, ou seja, dos lucros. Assim, as atividades planejadas devem ser executadas de acordo com o que foi estabelecido no planejamento orçamentário.
Veja a seguir o que preparamos para você se aprofundar mais no assunto.
Cartilha
Cartilha da Universidade Federal da Bahia, da escola de Ciências Contábeis, “Orçamento Empresarial e Planejamento Estratégico”.
Nessa cartilha, você aprenderá de forma mais aprofundada sobre o que é orçamento empresarial, a prática do orçamento empresarial e, por fim, o planejamento estratégico.
Ebook
Ebook do Sebrae “Planejamento Orçamentário para Pequenas Empresas”.
Nessa cartilha, você saberá um pouco mais sobre como aplicar o planejamento orçamentário eficaz na sua empresa, saber quais são as principais vantagens, limitações e problemas do orçamento e, por fim, os principais tipos de orçamento, boas práticas e muito mais.
Vídeo
Vídeo do Blog Abri Minha Empresa “Planejamento financeiro empresarial (descubra seus 6 passos bem simples)”.
Nesse vídeo, você vai entender como trabalhar com planejamento financeiro para ter mais rentabilidade e lucros no seu negócio.
