Ter de fechar as portas de seu empreendimento não é algo que se planeja quando estamos iniciando um negócio. No entanto, seja qual for o motivo, encerrar as atividades é algo que pode acontecer para qualquer empreendedor.
Diante disso, saber os procedimentos corretos para dar baixa na empresa é importante para não se envolver em problemas legais e financeiros. E isso demanda cumprir uma série de etapas.
Atualmente, encerrar as atividades de uma empresa está mais fácil. É possível iniciar o processo on-line, pelo Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas, que informa quais são os procedimentos e documentos necessários, bem como mostra o status do seu pedido de fechamento.
Ainda assim, é comum que as pessoas tenham dúvidas nesse processo e, em função disso, preparamos um passo a passo para colaborar com quem está encerrando as atividades ou então apenas pretende se informar a respeito disso.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Por que fechar a empresa?
A primeira ação a ser tomada por quem busca fechar a empresa é refletir sobre as razões dessa decisão. Claro que isso é importante para identificar possíveis erros cometidos na gestão do negócio, mas é uma análise necessária para dar sequência no processo de fechamento, a elaboração de um distrato social.
Esse documento é o primeiro passo para o fechamento da empresa, e ele deve conter a razão para o encerramento das atividades – mas já falaremos mais sobre ele.
Voltando aos motivos para o fechamento, elencar o porquê se está encerrando as atividade da empresa pode ajudar também na estratégia de baixa. Se a ideia for realmente parar o negócio, então dar baixa no CNPJ é o ideal. No entanto, se há intenção de retomar as atividades em breve, então talvez seja melhor não formalizar o fechamento.
Em alguns casos, o motivo do fechamento pode ser as dívidas da empresa. Hoje, a legislação permite encerrar um CNPJ que tenha dívidas, mas atenção: esses débitos serão repassados para o CPF dos sócios.
Por isso, em alguns casos vale a pena manter o CNPJ aberto e ir pagando a dívida aos poucos. Isso evita que os bens pessoais dos sócios sejam postos em risco.
Para ter uma posição definitiva sobre isso, a orientação é procurar um contador, que irá indicar qual é o melhor caminho a ser adotado.
Esclarecido isso, vamos ver quais são os documentos necessários para realizar o fechamento da sua empresa.
Documentação necessária para o fechamento da empresa
Distrato social
O distrato social é o documento que inaugura o processo de encerramento das atividades de uma empresa em regime de sociedade.
Ele consiste em uma ata, com todos os dados identificadores da empresa e os motivos legais do encerramento, de acordo com o Código Civil. O documento também deve conter a previsão da divisão dos bens, a repartição dos valores e o nome de quem irá assumir os ativos.
Também devem constar o nome do responsável pela guarda dos livros, documentos fiscais e contábeis e precisa ser assinado pelos sócios.
O distrato social deve ser arquivado em uma Junta Comercial em até 30 dias depois de sua redação. Esse processo não necessita de um advogado.
Uma observação importante é que o distrato social não é necessário para empresas com apenas um proprietário.
Certificado de Regularidade do FGTS
O fechamento de uma empresa depende de um levantamento de informações sobre os possíveis débitos dela. Só após quitar essas obrigações é seguro realizar a baixa no CNPJ.
Uma dessas pesquisas deve ser feita na Caixa Econômica Federal, onde os empreendedores precisarão obter o Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Caso existam débitos em aberto, é preciso quitá-los na própria Caixa. Se não houver valores, então o certificado é emitido, com validade de 30 dias.
Débitos previdenciários
Outro documento necessário no fechamento é a Certidão Negativa de Débito na Previdência Social. Esse item comprova que sua empresa não tem nenhum valor pendente com funcionários ou impostos previdenciários.
Em caso de pendências, será preciso entrar em contato com a Receita Federal.
Impostos municipais e estaduais
A depender da natureza de sua empresa, será preciso entrar em contato com a prefeitura ou com a Secretaria da Fazenda do Estado nessa etapa.
Se sua empresa paga Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), então você deve entrar em contato com a Secretaria Municipal da Fazenda, confirmar se não há nenhuma pendência e pedir a baixa no sistema.
Agora, se seu empreendimento recolhe Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), então vai ser preciso procurar a Secretaria Estadual da Fazenda, verificar eventuais débitos e solicitar o encerramento da inscrição estadual.
Tributos federais
Está regularizado com o município e com o Estado? Então é hora de procurar o Governo Federal, com quem você obterá a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União.
Esse documento é emitido pela Receita Federal.
Junta Comercial
A última etapa antes de proceder à baixa do CNPJ é enviar todos esses documentos para a Junta Comercial de seu Estado. É nesse momento que você arquivará o distrato social, por exemplo.
A anexação da documentação tem um custo para o empreendedor, valor que varia de Estado para Estado. Da mesma forma, o tempo para a tramitação do fechamento pode mudar em cada localidade.
Nessa fase, microempresas, sucursais ou filiais estão dispensadas de apresentarem documentos de quitação, regularidade ou inexistência de algum tipo de débito.
Baixa do CNPJ
O último estágio para encerrar formalmente uma empresa é dar baixa no CNPJ. Isso deve ser feito online, pelo Coletor Nacional, sistema da RedeSim do Governo Federal.
Após preencher as informações solicitadas, você terá acesso do Documento Básico de Entrada (DBE), o qual deverá ser assinado pelos empresários, ter firma reconhecida e ser entregue em um endereço que o sistema indicará. Em alguns casos, a baixa do CNPJ ocorre já na Junta Comercial, se ela for conveniada à Receita Federal.
Para quem é MEI, todas as situações que descrevemos é um pouco diferente. Esses empreendedores podem fazer o procedimento online, sem qualquer custo. Todas as orientações, documentação e procedimentos foram detalhados pelo Governo Federal.
Custos e tempo para o fechamento
Quanto aos custos, a maior parte das etapas que listamos não gera taxas para os empresários. As certidões e certificados podem ser obtidas gratuitamente, a não ser que existam débitos pendentes.
O pedido de arquivamento na Junta Comercial pode ter custos variados de acordo com o Estado. No entanto, foi publicada em 2020 uma Instrução Normativa que veda a cobrança de valores pelo serviço de arquivamento dos documentos para extinção do registro de empresário individual, EIRELLI e da sociedade limitada.
Contudo, os empresários precisam estar atentos às obrigações trabalhistas no ato de fechamento. Se houve funcionários, é preciso fazer o pagamento de rescisão equivalente à dispensa injusta. Isto é, deverá haver aviso prévio, quitação de férias vencidas ou proporcionais mais um terço, 13º salário proporcional, liberação do saldo do FGTS e multa de 40% em cima desse valor.
Já o tempo para fechamento pode ser curto se não houver muitas pendências a serem quitadas. Na Junta Comercial, a extinção do CNPJ pode ser feita até no mesmo dia da entrega dos documentos, mas é comum que leve cerca de três dias.
Dá para reativar um CNPJ?
Reativar um CNPJ é possível, mas isso depende da situação dele na Receita Federal.
Por exemplo, se o CNPJ já foi baixado, isto é, encerrado, não é possível reativá-lo. Neste caso, é preciso abrir outra empresa e criar outro CNPJ.
Isso vale caso o CNPJ conste como nulo, o que ocorre quando há duplicidade de inscrição estadual e municipal ou algum ato ilícito no registro, por exemplo.
No entanto, se a situação do CNPJ for suspensa ou inapta, ainda é possível reativar o cadastro. A suspensão ocorre quando há inconsistência nas declarações à Receita Federal. Já a classificação como inapta significa que a empresa deixou de cumprir com obrigações legais por mais de dois anos.
Em ambos os casos, a reativação é possível e deve ser feita mediante consulta à Receita Federal, entrega de documentos e quitação de débitos e multas.
Vale a pena fechar?
Diante desse passo a passo para você encerrar as atividades de sua empresa ficou mais claro qual caminho percorrer para cancelar o CNPJ definitivamente.
No entanto, cada caso demanda uma análise específica e mesmo as regras que apresentamos podem ter algumas exceções. Há casos em que as empresas estão inativas há um bom tempo, acumulando débitos, e fazer o encerramento talvez não seja o melhor caminho.
Nesses casos, assim como em todos os outros, nossa recomendação é procurar por assistência especializada. Empresas de contabilidade são importantes nesse processo para todas as empresas, mesmo para quem é MEI. Ouvir os especialistas pode evitar gastos e problemas que podem ser evitados.
Por isso, recomendamos que você procure assistência de contadores ou de serviços especializadas em atender empresários.
O que nós propomos para você
Encerrar as atividades de uma empresa e fechar suas portas, certamente, é uma das decisões mais difíceis para um empreendedor. Afinal, ninguém abre uma empresa pensando em fechá-la futuramente.
Por isso, é importante identificar problemas ao longo da existência do negócio e procurar saná-los, porque nenhuma empresa “quebra” de um dia para o outro. Ela vai “quebrando”. E esses sintomas precisam ser conhecidos pelo empreendedor, visando tomar decisões para evitar o encerramento futuro do negócio.
Veja a seguir o que preparamos para você se aprofundar ainda mais no assunto:
Vídeos
01 – Vídeo do Canal do Sebrae “Como fechar uma empresa”. Neste vídeo você vai conhecer o passo a passo para encerrar um negócio.
02 – Vídeo do Canal Gerando Empreendedores “Como Encerrar uma Empresa | Dicas para Fechamento de Empresa”.
Neste vídeo você vai saber que ficou mais fácil encerrar uma empresa. Você pode encerrar uma empresa mesmo com dívida. Vejas a dicas e cuidados que precisa ter em relação a responsabilidade dos Administradores.
