Realizar o registro empresarial para abrir um negócio no Brasil, cumprindo com todas as exigências para deixá-lo legalizado e dentro da lei, ainda é um processo um tanto burocrático, o que faz com que muitas pessoas tentem “pular” algumas etapas deste processo.
Além do mais, acrescente ainda a todos os passos para legalização a carga tributária que o empresário terá de pagar assim que concluir com a regularização e você entenderá as razões que fazem com que o Brasil tenha deixado de arrecadar até R$ 125 bilhões em tributos do varejo em 2020, através de transações feitas sem emissão de nota fiscal.
Mas a informalidade cobra seu preço e pode fazer com que empresas que não tenham um registro empresarial, estejam fora da lei e percam oportunidades de aumentarem seus rendimentos e, claro, colocando em risco todo o negócio e o investimento realizado.
Assim, para esclarecer como funciona o registro empresarial e mostrar quais são os caminhos para deixar o negócio dentro da lei, preparamos esse conteúdo explicativo. Confira agora este guia básico para você legalizar sua empresa.
Veja sobre o que trataremos neste post:
Por que fazer o registro empresarial da minha empresa?
Antes de tudo, vamos a uma lista de argumentos que mostram a importância de se legalizar sua empresa. Você vai perceber que deixar sua empresa na informalidade pode gerar mais prejuízos financeiros do que ter de pagar impostos regularmente. Confira a seguir as principais vantagens na legalização do seu negócio, realizando o devido registro empresarial:
- Participar de licitações e fornecer produtos ou serviços para órgãos públicos e outras instituições que também compram por meio de licitações, como as entidades do Sistema S, por exemplo.
- Emitir notas fiscais, o que é um requisito da maior parte dos clientes Pessoa Jurídica (PJ).
- Evitar punições de órgãos de fiscalização e tributários.
- Obter um CNPJ, o que dá mais credibilidade.
- Acessar empréstimos e financiamentos em bancos.
Assim, se você concorda que legalizar é o melhor caminho, então conheça agora como fazer isso.
Como legalizar minha empresa?
A legalização é um processo de regularização perante vários órgãos. Embora seja bem parecido em todo o Brasil, pode haver algumas diferenças entre as etapas e critérios para regular sua empresa de acordo com a região. Por isso, é sempre importante fazer a legalização com a orientação de um contador.
Nosso foco neste artigo, é mostrar como funciona a parte de registro empresarial, que é apenas uma parcela da legalização da empresa. Mas aqui, também vamos resumir os principais passos do processo como um todo e apresentar órgãos e conceitos com os quais você irá se deparar nessa jornada.
Portanto, realizar o registro empresarial é uma das etapas iniciais do processo de legalização da empresa. É uma obrigação prevista pela Lei 8.934 de 1994.
Segundo essa Lei, o registro empresarial tem a finalidade de garantir que as empresas realizem seus serviços com segurança e respeito aos consumidores. É, também, uma forma do governo ter um controle sobre a atividade mercantil e estipular a arrecadação de tributos.
Para fazer o registro empresarial, é necessário procurar um órgão credenciado para tal ação. Na maioria das vezes, esse órgão é a Junta Comercial. Vejamos mais sobre ela.
Juntas Comerciais
As Juntas Comerciais são órgãos públicos que existem em todos os Estados do país. As Juntas estão vinculadas às secretarias da Fazenda e têm como principal função realizar o Registro Público de Empresas Mercantis.
Como você viu, é nas Juntas Comerciais que ocorre o registro das empresas mercantis, ou seja, aquelas que possuem fins lucrativos, o que se aplica à maioria dos negócios.
Dessa forma, encaixam-se nesse quesito de empresas mercantis as seguintes modalidades de negócios:
- Sociedades empresárias limitadas (LTDA).
- Sociedades empresárias anônimas (S/A).
- Sociedades limitadas unipessoais (SLU, antiga Eireli).
- Empresário individual.
- Cooperativas.
- Consórcios.
Todas as juntas comerciais são habilitadas para realizarem três atos de registro empresarial para tais tipos de empresas: matrícula, arquivamento e autenticação. Para a abertura do seu negócio, o ato de registro em questão é o arquivamento.
Isso não significa que todo arquivamento será a abertura de uma nova empresa. Na verdade, há outros tipos de arquivamento além daquele responsável por formalizar a constituição de uma empresa. Alteração, dissolução e mesmo extinção de sociedades também se dão por meio de arquivamentos.
Outros atos de registro empresarial feitos nas Juntas Comerciais
Como mencionado anteriormente, além do arquivamento, as Juntas Comerciais fazem outros dois atos de registro empresarial: as matrículas e as autenticações.
Neste sentido, as matrículas são direcionadas para regularizar o trabalho de profissionais específicos, os chamados agentes auxiliares de comércio.
Como o próprio nome já diz, esses agentes integram o universo comercial e atuam em diferentes operações autorizadas pelo governo. São profissionais concursados que precisam desse registro para exercer suas funções.
Entre eles, podemos destacar os tradutores, leiloeiros, administradores de armazéns e depósitos, feitores e guarda-livros, dentre outros. Para tais pessoas, a matrícula na Junta Comercial significa o registro profissional.
O segundo ato de registro empresarial são as autenticações que oficializam a escrituração de documentos e fatos relevantes para a empresa. Cópias e arquivos contábeis, por exemplo, são validados por meio desse tipo de ato de registro.
Registro Civil de Pessoas Jurídicas
Se a legalização das empresas mercantis é feita nas Juntas Comerciais, pessoas jurídicas sem fins lucrativos devem procurar os cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
Dessa forma, entram nessa lista as empresas ligadas ao terceiro setor. Vale destacar, no entanto, que é nos cartórios que deve ocorrer o registro de sociedades simples limitadas, comumente chamadas de Sociedades Simples.
Devem ser consideradas Sociedades Simples aquelas nas quais há dois ou mais sócios que realizam a prestação de um mesmo serviço coletivamente, sem finalidade mercantil.
Em resumo, as seguintes modalidades de empresas devem fazer registros nos cartórios de pessoas jurídicas:
- Organizações não Governamentais (ONGs).
- Associações.
- Sociedades religiosas, científicas, literárias.
- Fundações de utilidade pública.
- Sociedades simples limitadas.
O papel da Redesim
Como você verá a seguir, legalizar sua empresa depende de outras atividades além do registro na Junta Comercial ou no cartório. É preciso verificar a disponibilidade do nome, consultar a prefeitura, solicitar CNPJ, emitir alvarás, fazer inscrição estadual e mais uma série de outras tarefas.
Isso tudo pode parecer bastante cansativo, e na maioria das vezes realmente é. Contudo, há um instrumento do Governo Federal instituído em 2007 capaz de facilitar muito a vida de quem está procurando a regularização: é a Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim).
A Redesim integra uma série de procedimentos em um sistema online, no qual o empresário pode fazer solicitações e receber respostas de órgãos públicos durante o processo de regularização.
Dito de outra maneira, é uma ferramenta que você deve usar se quiser mais agilidade na legalização da sua empresa.
Veja alguns dos procedimentos que podem ser feitos totalmente online pela Redesim e alguns serviços do portal:
- Consulta prévia de viabilidade.
- Dar entrada no pedido de CNPJ junto à Receita Federal.
- Receber orientações.
- Comunicar alterações.
- Dar baixa na empresa.
- Obter licenças e autorização de órgãos de fiscalização, como Corpo de Bombeiros.
E como deve ser feita a legalização para MEI?
Se você pensa em atuar como Microempreendedor Individual (MEI) e quer a formalização, a legalização da sua empresa é facilitada e pode ser feita totalmente pela internet.
Para MEI, a única exigência é acessar o Portal do Empreendedor e realizar o cadastro. Ou fazer o login, caso você já possua um cadastro no Portal.
Será necessário apenas enviar no próprio portal a documentação exigida para ter os benefícios da formalidade, como cobertura previdenciária, possibilidade de contratação de funcionário, concessão de alvará e acesso a crédito em bancos.
Saiba mais sobre o processo de formalização de MEI em nossa página MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL.
E como tornar minha empresa legalizada?
Junta Comercial, Registro Civil de Pessoas Jurídicas, atos de registro empresarial e Redesim são nomes com os quais você irá se deparar enquanto busca a legalização da sua empresa.
A seguir, agora que você conhece um pouco sobre eles, veja um breve passo a passo para tornar a empresa 100% legalizada:
- Consulte a viabilidade do nome da empresa junto à Junta Comercial.
- Veja quais são os passos para obter o alvará de localização e funcionamento com a prefeitura.
- Elabore o contrato social.
- Defina qual a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).
- Registre a empresa na Junta Comercial e obtenha o Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE).
- Usando o NIRE, acesse o site da Receita Federal, baixe o Documento Básico de Entrada (DBE), e solicite seu CNPJ.
- Faça a inscrição estadual junto à Secretaria da Fazenda ou a inscrição municipal na prefeitura.
- Obtenha os alvarás e segurança, como o do Corpo de Bombeiros, Vigilância Sanitária e meio ambiente.
- Obtenha o alvará de localização e funcionamento com a prefeitura.
- Efetue registro na Previdência Social, mesmo se não tiver funcionários.
- Solicite o aparato fiscal na prefeitura para poder emitir notas fiscais e fazer autenticação nos livros fiscais.
Conclusão
Fazer o registro empresarial e legalizar a sua empresa realmente não é algo fácil, mas vale a pena ter seu negócio dentro da lei. Além da credibilidade, você poderá ter acesso a mais recursos, pensar em ampliar e qualificar seu trabalho.
Por fim, esperamos que esse guia básico para você legalizar sua empresa tenha sido útil. Mas fique tranquilo caso as dúvidas persistam. O processo é burocrático e exige bastante atenção, afinal o futuro do negócio depende de boas decisões, já nessa fase de regularização.
Por isso, procure ajuda de especialistas da sua região e conte com a I Propose. Além de fornecer o suporte técnico adequado, eles sabem quais são os melhores caminhos e procedimentos para obter a legalização em seu Estado ou cidade.
